Vipps-kasse for bedrift: slik fungerer det

Hva Vipps-kasse er, og hva den ikke er

Vipps-kasse er en funksjon i Vipps for å samle inn penger til et avgrenset formål. Du oppretter en kasse, får en egen kode eller et kassenummer, og deler den med dem som skal betale. Bare du som opprettet kassen, ser hvem som har betalt og hvor mye, med mindre du gir andre tilgang til å se inn- og utbetalinger.

Vipps beskriver Vipps-kasse som en måte å samle inn penger på. Den er derfor først og fremst egnet til innsamlinger, interne spleiser, arrangementer eller en klubbkasse, ikke som erstatning for den daglige kassen.

Pengene blir stående i Vipps-kassen til du betaler fra den eller avslutter den. Bare eieren kan administrere kassen, blant annet betale fra den og slette den. Andre kan få se innbetalingene, men ikke styre kassen.

Vipps-kasse eller Vippskassa: to ulike verktøy

Navnene ligger tett, men løsningene gjør forskjellige jobber. Vipps-kasse er innsamlingsboksen. Vippskassa er et mobilt kassesystem der mobilen blir både terminal og kasse. Der registrerer du varer, legger inn priser og tar betalt med Vipps, kort eller kontanter.

Vippskassa er laget for løpende salg. Vipps oppgir at du kan ta betalt med Vipps, kort og kontanter, og at kontanter krever en kassaskuff som kjøpes separat. Du skrur på nødvendige tilleggsfunksjoner i bedriftsportalen og følger salget i appen eller portalen.

For en liten bedrift er valget enkelt: skal du samle inn penger til ett formål, bruk Vipps-kasse. Skal du ta imot betaling for varer og tjenester ved disken, bruk Vippskassa eller en integrert kasse. Trenger du sammenligning med andre betalingsvalg, kan du lese om Klarna for bedrift og Klarna vs Vipps.

Slik setter du opp Vipps-kasse for bedriften

Start med å definere formålet og hvem som skal ha ansvar. En kasse bør ha ett tydelig navn, en sluttdato og en person som følger opp. Hvis flere skal se innbetalingene, bør du bestemme det før du deler kassenummeret.

Opprett kassen i Vipps-appen og gi den et navn som gjør den lett å kjenne igjen. Du får et eget kassenummer som andre kan betale til. Del nummeret bare med dem som skal betale, og unngå å legge det ut bredt hvis kassen er intern. Husk at bare du kan administrere kassen, selv om du gir andre lesetilgang.

Følg med underveis, og avslutt når formålet er nådd. Kontroller at innbetalingene stemmer med det du forventet, og slett kassen når den ikke skal brukes mer. Reglene for bruk, gebyr og begrensninger finner du i Vipps' egne vilkår, og de kan endres.

Vipps i fysisk butikk og nettbutikk

Vipps-kasse er ikke det samme som Vipps i kassen. I en fysisk butikk kobles Vipps til kassesystemet, og kunden betaler med telefonnummer eller QR-kode. Kassesystemet sender betalingsforespørselen til kundens app, og betalingen må registreres i kassen på samme måte som kort og kontanter.

Hvis du bruker et kassesystem med Vipps-integrasjon, bør du spørre leverandøren om betalinger der kunden står i butikken merkes riktig. Det har betydning for rapportering og avstemming. Nye integrasjoner bygges på ePayment API, mens eldre eCom er i vedlikeholdsmodus. Det er leverandøren som må svare på hvordan din kasse er bygget.

I nettbutikk bruker du Vipps Checkout eller ePayment API i din egen kasse. Har du ikke nettbutikk, men trenger å sende et betalingskrav, kan Vipps betalingslenke være et enklere alternativ. Til bedriftskunder med faktura kommer EHF inn som eget spor, som du kan lese mer om i EHF-betaling og EHF-transaksjon.

Oppgjør, regnskap og fallgruver

For Vipps-kasse ligger pengene i kassen til du betaler fra den eller avslutter den. Det betyr at saldoen i Vipps ikke automatisk er det samme som saldoen i banken. Lag en rutine for når kassen skal tømmes, og dokumenter hva innsamlingen gjaldt.

For Vippskassa og Vipps i kassesystem gjelder egne oppgjørsrutiner. Betalingene må bokføres og avstemmes mot kassen, ikke bare mot Vipps-appen. Les mer om Vipps oppgjør og utbetalinger for bedrift før du setter opp faste rutiner.

Vanlige fallgruver er å bruke Vipps-kasse som daglig kasse, å dele kassenummeret for bredt, og å glemme å avslutte kassen når formålet er nådd. En annen fallgruve er å anta at alle Vipps-betalinger havner samme sted. Sjekk om betalingen kom fra en innsamling, en nettbutikk eller en fysisk kasse, og bokfør deretter.

Trenger du en samlet oversikt over betalingsvalg, kan du se betalingsløsninger for bedrifter. Hvis du vil ha hjelp til å velge løsning som passer driften din, kan du book en demo hos Nettsaga.

Vanlige spørsmål

Hva er forskjellen på Vipps-kasse og Vippskassa?

Vipps-kasse brukes til å samle inn penger til et formål. Vippskassa er et mobilt kassesystem for løpende salg, der mobilen fungerer som terminal og kasse.

Kan jeg bruke Vipps-kasse som kasse i butikken?

Nei. Vipps-kasse er laget for innsamling, ikke for daglig salg med varer og betalingsoppgjør. Til butikk bør du bruke Vippskassa eller et kassesystem med Vipps-integrasjon.

Hvordan får jeg pengene ut av Vipps-kassen?

Pengene blir stående i kassen til du betaler fra den eller avslutter den. Bare den som opprettet kassen, kan administrere dette. Sjekk Vipps' egne vilkår for gjeldende regler.

Koster det noe å bruke Vipps-kasse?

Vipps har egne vilkår for bruk, gebyr og begrensninger. Satsene kan endres, så sjekk dem i Vipps-appen eller på Vipps' egne sider før du oppretter en kasse.

Kan flere i bedriften se hvem som har betalt?

Ja, eieren kan gi andre vippsere tilgang til å se inn- og utbetalinger. Det er likevel bare eieren som kan administrere kassen, betale fra den og slette den.