EHF-ordre: hva det er og hvordan du bruker det

Hva er en EHF-ordre?

Elektronisk handelsformat, EHF, er en standard for elektronisk utveksling av forretningsdokumenter mellom oppdragsgiver og leverandør, gjennom hele anskaffelsesprosessen. EHF-ordre er dokumentet som brukes når en kjøper sender en bestilling, og det bygger på Peppol BIS. Formatet er i produksjon og brukes av både offentlige virksomheter og private leverandører.

Poenget med standarden er at dokumentet skal kunne leses inn i mottakerens system selv om partene bruker ulike datasystemer. Du trenger ingen egen integrasjon mot hver enkelt kunde. Elementer fra en katalog kan gjenbrukes i ordren, og elementene fra ordren kan gjenbrukes i fakturaen. Da henger katalog, ordre, ordrebekreftelse, varemottak og faktura sammen som én kjede i stedet for fem manuelle steg.

Dokumentene har også innebygde forretningsregler. Reglene sørger for en felles måte å behandle informasjonselementene på, og gjør det mulig å validere et dokument automatisk før det sendes eller godtas. Avsender og mottaker kan altså kontrollere at dokumentet faktisk følger formatet. Dette er ett av flere ledd i betalingsløsninger og faktura for bedrifter.

Ordrebekreftelsen er halve verdien

En EHF-ordre uten svar er bare en elektronisk lapp. Ordrebekreftelsen er dokumentet leverandøren sender tilbake, og den kan ha ulik detaljgrad. Noen systemer tar bare imot hodeinformasjon, altså om ordren er godkjent eller avvist. Andre systemer tar imot informasjon helt ned på linjenivå.

Linjenivå er det du bør sikte mot. Da får bestiller status på om varen eller tjenesten kan leveres, om det blir delvis levering slik at noe kommer med en gang og resten senere, eller om linjen ikke kan leveres. For deg som leverandør gir det en ryddig måte å si fra om restordrer på, uten telefonsamtaler og e-post.

I praksis bør du avklare internt hva «bekreftet» betyr i ditt system. Er ordren bekreftet når den er mottatt, når den er plukket, eller når den er sendt? Genererer systemet bekreftelse automatisk basert på lagerstatus, må lagerstatusen være riktig. En bekreftelse som lover mer enn du kan levere, er verre enn ingen bekreftelse.

Slik går en ordre gjennom prosessen

Hos kjøper starter det med et bestillingssystem. Innholdet i ordren hentes fra kataloginformasjon, fra lagrede historiske bestillinger, eller via punchout dersom systemet har denne funksjonaliteten mot leverandøren. Bestillingen godkjennes internt og sendes så til deg som EHF-ordre.

Hos deg skal ordren importeres i systemet og generere en ordrebekreftelse, manuelt eller automatisk. Når varen sendes, registreres mottaket elektronisk hos kjøper. Det reduserer risikoen for svinn, og det gir ordren oppdatert informasjon slik at fakturaen kan matches automatisk mot det som faktisk ble bestilt og mottatt.

Dataene fra ordren kan også gjenbrukes. Kjøper kan måle innkjøpsmønster når det gjelder miljø og sosialt ansvar, basert på krav i konkurransen og informasjon lagt til i katalogformatet. For analyse av varekategori kan standard klassifiseringskoder som UNSPSC brukes. Det høres byråkratisk ut, men betyr i praksis at varene dine må være merket riktig fra starten.

Hva du må ha på plass som leverandør

Først: systemet. Du trenger et økonomi- eller ERP-system som støtter EHF-ordre, og en aksesspunktløsning for å sende og motta dokumentene. Spør systemleverandøren din eksplisitt om EHF-ordre og ordrebekreftelse, ikke bare om EHF-faktura. Mange har faktura på plass lenge før ordre er støttet.

Deretter: varedata. Katalogen er grunnmuren, fordi ordrelinjene arver innhold derfra. Artikkelnumre, enheter, priser og beskrivelser må være konsistente. Er de ikke det, blir ordrelinjene feil, og da hjelper det lite at selve formatet er riktig.

Til slutt: rutiner. Avklar hvem som kvitterer på ordrer, hvem som håndterer delvis levering, og hvordan ordrenummeret følger med videre til fakturaen. Sender du fakturaen utenfor systemet, må regnskapsavdelingen avstemme manuelt, fordi systemet ikke kjenner underlaget. Det er nettopp den jobben EHF-ordre skal fjerne.

Når kunden ikke er offentlig, og når du ikke trenger ordre

Digdir anbefaler offentlige virksomheter som skal sende og motta ordre og ordrebekreftelse, å gjøre det med EHF. For offentlige innkjøpere er det også et likebehandlingsspørsmål: systemene bør bruke EHF-ordre som format, slik at leverandørmarkedet behandles likt.

Større private selskaper tar formatet i bruk av samme grunn, men de kan også velge egne bilaterale koblinger mot store leverandører. Som liten leverandør møter du derfor EHF-ordre først når kunden er en kommune, et helseforetak, en statlig etat eller en større aktør med standardiserte innkjøp.

Selger du hovedsakelig til privatkunder eller små bedrifter uten bestillingssystem, er ordresiden sjelden flaskehalsen. Da ligger gevinsten i fakturasiden i stedet. Vi har skrevet mer om hvordan du mottar og får EHF-faktura som bedrift, og om faktura og fakturering generelt.

Nettsaga bygger nettbutikk og betalingsløsninger for små og mellomstore bedrifter. Vil du se hvordan en bestillings- og betalingsflyt kan se ut hos deg, kan du book en demo.

Vanlige spørsmål

Er EHF-ordre og EHF-faktura det samme?

Nei. EHF-ordre er bestillingen fra kjøper til selger, mens EHF-faktura er fakturaen fra selger til kjøper. Begge bygger på samme standard, og ordren kan brukes som underlag når fakturaen skal matches.

Må jeg som liten bedrift kunne motta EHF-ordre?

Bare hvis kundene dine etterspør det. Offentlige virksomheter anbefales å bruke EHF for ordre og ordrebekreftelse, og da må leverandøren kunne ta imot. Selger du til privatmarkedet, er behovet langt mindre.

Hva er forskjellen på ordrebekreftelse på hode- og linjenivå?

Hodenivå sier bare om ordren er godkjent eller avvist. Linjenivå sier i tillegg hva som kan leveres, hva som kommer senere, og hva som ikke kan leveres.

Kan jeg sende EHF-ordre uten eget ERP-system?

Du trenger et system eller en tjeneste som støtter formatet, og et aksesspunkt for utveksling. Flere økonomisystemer for små bedrifter har dette som tillegg. Spør leverandøren din konkret om EHF-ordre.

Koster det noe å bruke EHF-ordre?

Kostnaden avhenger av system, aksesspunkt og avtalen du har med leverandøren din. Sjekk prislisten hos din egen leverandør, og merk at priser og vilkår kan endres.