EHF-faktura: hva det er, og hvordan du sender den

Hva er EHF-faktura?

EHF står for Elektronisk HandelsFormat. Det er en offentlig norsk standard for elektroniske fakturaer, bygget på internasjonale standarder og sendt gjennom Peppol-nettverket. Fakturaen går fra ditt fakturaprogram til kundens økonomisystem, uten PDF, e-post eller papir underveis.

E-faktura er en samlebetegnelse på fakturaer som kan leses og behandles automatisk av et regnskapssystem. EHF er ett slikt format, og det mest utbredte i Norge. eFaktura i nettbank er noe annet: det er løsningen privatpersoner kjenner fra banken, ikke bedrift til bedrift.

Forskjellen fra en PDF er ikke bare teknisk. En PDF må åpnes, leses og tastes inn manuelt hos mottakeren. En EHF-faktura kommer inn som strukturerte data, med egne felt for organisasjonsnummer, beløp, merverdiavgift og referanser. Det fjerner en kilde til feil, og kunden slipper å registrere fakturaen selv. Vil du se hele bildet av fakturering og betaling, har vi samlet det i guiden om betalingsløsninger og faktura for bedrifter.

Hvem kan sende, og hvem kan motta EHF-faktura?

For å sende trenger du et faktura- eller regnskapsprogram som støtter EHF, og en tilknytning til et aksesspunkt. Aksesspunktet frakter fakturaen ut på Peppol-nettverket, og er ofte administrert av programleverandøren din. Du trenger ikke gjøre noe med selve transporten selv.

Mottakeren må være registrert i ELMA, det elektroniske mottakeradresseregisteret, som mange også kaller EHF-registeret. Der ligger opplysningen om hvilket system fakturaen skal leveres til. Organisasjonsnummeret er i praksis adressen: programmet slår opp nummeret, og dersom kunden er registrert, foreslår det EHF som forsendelsesmåte.

Du trenger ikke registrere egen bedrift i ELMA bare for å sende. Registrering er først nødvendig når du selv skal motta EHF-fakturaer. Offentlige virksomheter mottar EHF som standard, og stadig flere private kjøpere krever det samme. Er du usikker på hvordan mottak settes opp, står det forklart i hvordan motta og få EHF-faktura som bedrift.

Slik sender du en EHF-faktura, steg for steg

Start med kunden. Legg inn organisasjonsnummeret i kundekortet, eller i mottakerfeltet når du lager fakturaen. Programmet kontrollerer nummeret mot Enhetsregisteret og mot ELMA. Får du nummeret oppgitt med prefiks, som 0192:912345678, registrerer du bare selve organisasjonsnummeret.

Fyll ut referansene kunden har bedt om. Større virksomheter oppgir ofte en referanse som skal stå i feltet Deres referanse, og noen krever et rekvisisjonsnummer i feltet for rekvisjon eller ordrereferanse. Mangler disse, kan fakturaen bli avvist i mottakerens system selv om alt annet er riktig. Trenger du et eksempel på hvordan ordrereferanser brukes, er EHF-ordre en god innføring.

Kontroller innholdet før du sender. En EHF-faktura må fortsatt oppfylle kravene til fakturainnhold etter bokføringsreglene, med riktige parter, datoer, varelinjer og merverdiavgift. Send, og følg med på statusmeldingen du får tilbake. Kommer det en feilmelding, ligger årsaken nesten alltid i adressering eller referanser, ikke i selve fakturaen. En praktisk gjennomgang finner du i slik lager og sender du EHF-faktura.

Vanlige feil, og hvordan du unngår dem

Den vanligste feilen er å sende til feil adresse fordi kunden er registrert med et annet system enn du tror. Slå opp kunden på nytt i ELMA før du sender, særlig ved nye kunder og når kunden har byttet regnskapsfører eller økonomisystem.

Den nest vanligste er manglende eller feil referanse. Sett opp faste felter for deres referanse og rekvisisjon i kundekortet, så slipper du å huske det for hver faktura. Neste fallgruve er å sende EHF til en kunde som ikke er registrert som mottaker. Da må du avtale et annet format, for eksempel PDF, eller be kunden registrere seg.

Til slutt: ikke bland EHF med PDF-vedlegg. Noen kjøpere vil ha spesifikasjon som eget vedlegg, men hovedfakturaen skal være strukturerte data. Får du oppgitt en elektronisk adresse som starter med 9908, er det en Peppol-adresse og ikke et organisasjonsnummer. Da bør du kontakte mottakeren for å avklare hvordan de vil adresseres.

Koster det noe, og hva bør du velge?

Prisen for EHF-faktura avhenger av systemet du bruker. Noen fakturaprogram inkluderer EHF i abonnementet, andre tar et beløp per faktura. Se på prissiden til leverandøren du vurderer, og merk at priser og gebyrer kan endres, så sjekk siden deres før du bestemmer deg.

Regn med at EHF ofte er billigere enn papir og porto, men det viktigste skjer etter at fakturaen er sendt. Kommer den inn som strukturerte data hos kunden, blir den registrert raskere og havner tidligere i betalingskøen. Den gevinsten synes ikke i prisen per faktura.

Se etter tre ting når du velger løsning: at EHF er inkludert i det du allerede betaler, at programmet sjekker ELMA automatisk, og at du får beskjed når noe feiler. Har du kortbetaling eller avtalegiro i samme løsning, slipper du å hoppe mellom systemer. Vi har samlet betalingsløsninger for bedrifter hvis du vil se hva som er aktuelt for din type virksomhet, og en bredere sammenligning av formatene i faktura og fakturering.

Nettsaga jobber med betalingsløsninger og fakturaflyt for små og mellomstore bedrifter. Vil du se hvordan det kan settes opp hos deg, kan du book en demo.

Vanlige spørsmål

Hva er EHF-faktura?

EHF-faktura er en elektronisk faktura i formatet Elektronisk HandelsFormat. Den sendes fra avsenderens fakturaprogram direkte til mottakerens økonomisystem, med organisasjonsnummeret som adresse.

Hvem kan motta EHF-faktura?

Alle virksomheter som er registrert som mottakere i ELMA, det elektroniske mottakeradresseregisteret. Offentlige virksomheter mottar EHF som standard, og mange private gjør det samme. Du kan slå opp kunden der før du sender.

Må jeg registrere bedriften min i ELMA for å sende EHF?

Nei. Registrering i ELMA er bare nødvendig når du selv skal motta EHF-fakturaer. For å sende holder det at du bruker et fakturaprogram med EHF-støtte.

Koster det noe å sende EHF-faktura?

Det varierer med systemet. Noen programmer inkluderer EHF i abonnementet, andre tar betalt per faktura. Sjekk prissiden til leverandøren din, og merk at priser kan endres.

Hva er forskjellen på EHF og eFaktura?

EHF er et strukturert format for faktura mellom virksomheter. eFaktura er betegnelsen privatpersoner kjenner fra nettbanken. E-faktura er en samlebetegnelse på fakturaer som kan behandles automatisk, og EHF er ett slikt format.