Hvordan motta EHF-faktura som bedrift

Hva EHF er, og hva som kreves for å motta det

EHF står for Elektronisk Handelsformat og er et standardisert format som gjør at fakturaer kan leses maskinelt. Fakturaen går fra leverandørens regnskapsprogram til ditt eget, uten at noen skriver inn beløp, dato og bilagsnummer for hånd. Det er bakgrunnen for at EHF ofte gir raskere behandling og færre tastefeil. Litt bredere om betaling og faktura finner du i guiden for betalingsløsninger og faktura.

Kravet for å motta er at virksomheten står som mottaker i ELMA, Elektronisk mottakeradresseregister, som i dag ofte omtales som Peppol-registeret. Der ligger adressen leverandørens system slår opp før fakturaen sendes. Står du ikke der, får leverandøren ikke sendt deg EHF i det hele tatt.

Du trenger også et regnskapsprogram eller fakturasystem med EHF-støtte. Formatet hjelper lite hvis systemet du bruker ikke kan ta imot og lese det. Hvordan formatet fungerer teknisk, og hvordan du sender det, er beskrevet i artikkelen om EHF-faktura og elektronisk faktura.

Slik registrerer du mottak i praksis

Registreringen skjer inne i regnskapsprogrammet, og fremgangsmåten varierer mellom leverandørene. I Fiken oppgir du kontaktinformasjon og organisasjonsnummer. I Tripletex må du først bestille «Send EHF» og deretter «Motta EHF», lese avtalevilkårene for elektronisk faktura, godkjenne og bekrefte.

Når modulen for mottak aktiveres, blir selskapet automatisk registrert i ELMA. Da får leverandører som vil sende deg EHF, beskjed i sitt eget system om at det er mulig. Du slipper altså å varsle hver enkelt selv, men det er lov å gjøre det likevel.

En praktisk sjekkliste: kontroller at organisasjonsnummeret er skrevet riktig, at mottak faktisk er slått på, og hvem i bedriften som skal godkjenne fakturaer. Be en fast leverandør sende en faktura eller kreditnota som test, og se at den dukker opp i systemet. Selve registreringen i ELMA er gratis ifølge Fikens veiledning. Det du eventuelt betaler for, er modulen i regnskapsprogrammet ditt, og den prisen må du hente hos din egen leverandør.

Dette skjer når fakturaen kommer inn

Fakturaen lander som et dokument i regnskapet ditt, tolket med beløp, forfallsdato og organisasjonsnummer. Noen leverandører legger ved fakturagrunnlag, rekvisisjon eller lignende, dersom systemet deres og ditt støtter vedlegg.

Automatisk betyr ikke godkjent. Du må fortsatt kontrollere at varen eller tjenesten er mottatt, at beløpet stemmer, og at fakturaen er riktig adressert. Sett derfor opp en rutine for hvem som godkjenner og hvor ofte, ellers blir EHF-fakturaene liggende på samme måte som papirbunken gjorde.

Kreditnota kommer i samme kanal og behandles som en vanlig kreditnota. Får du en faktura med feil bestillingsnummer eller feil beløp, er det leverandøren som må sende en rettet faktura eller kreditnota. Ikke rediger tallene selv i systemet ditt.

Vanlige feil når bedrifter skal motta EHF

Den vanligste feilen er at leverandøren fortsetter å sende PDF på e-post fordi kundekortet deres ikke er oppdatert. Ta en runde med de største leverandørene og be dem sjekke at du står som EHF-mottaker.

Den andre er at fakturaer havner i to kanaler samtidig, slik at noe blir liggende i en e-postkasse ingen følger med på. Bestem én hovedkanal og hold oversikt over hvem som avviker fra den.

Utenlandske leverandører er en tredje. EHF er den norske varianten av et internasjonalt format, og en utenlandsk leverandør kan sende i Peppol-format hvis de har en Peppol-adresse. Har de ikke det, må du regne med e-post eller en annen løsning for den leverandøren.

Når EHF er verdt bryet, og når det ikke er det

Har du mange transaksjoner med andre bedrifter, og særlig med offentlige kunder, er svaret stort sett ja. Offentlige mottakere forventer elektronisk faktura, og mange private virksomheter velger det for å slippe manuell punching.

Er du enkeltpersonforetak med nesten bare privatkunder, er gevinsten mindre. Privatpersoner mottar ikke EHF, og da er vanlig faktura med KID og kontonummer det som fungerer. Hvordan det gjøres, står i artikkelen om faktura og fakturering.

Uansett størrelse: avklar med kunden hvordan de vil ha faktura første gang du sender. Noen krever bestillingsnummer eller referanse, og noen bruker EHF-ordre. Hva det er, og hvordan du håndterer det, er forklart i artikkelen om EHF-ordre.

Nettsaga setter opp betalingsløsninger for små bedrifter som vil ha orden på faktura og betaling, og du kan booke en demo hvis du vil se hvordan det fungerer i praksis.

Vanlige spørsmål

Kan alle bedrifter motta EHF-faktura?

Ja, så lenge virksomheten har organisasjonsnummer og et regnskapsprogram med EHF-støtte. Du må registreres som mottaker i ELMA, noe som normalt skjer automatisk når du aktiverer mottak i programmet.

Koster det noe å registrere seg i ELMA?

Registreringen i ELMA er gratis ifølge Fikens veiledning. Det du betaler for, er eventuell EHF-modul i regnskapsprogrammet ditt. Sjekk prisen hos din egen leverandør, siden vilkårene varierer.

Må jeg være registrert i ELMA for å sende EHF?

Nei. Du kan sende EHF uten å være registrert, men for å motta EHF fra kunder og leverandører må du stå i registeret.

Får jeg EHF-faktura på e-post?

Nei. EHF sendes system til system og havner i regnskapsprogrammet ditt. Får du en PDF på e-post, er det en vanlig faktura og ikke EHF.

Hva gjør jeg hvis en leverandør ikke kan sende EHF?

Da avtaler dere en annen løsning, for eksempel faktura på e-post. Du kan ikke tvinge en leverandør som mangler systemstøtte til å sende EHF.