Faktura og fakturering: hva det er, og hvordan du sender faktura uten å betale for programvare

Hva er en faktura, og hva skiller den fra et tilbud og en regning

En faktura utstedes av selgeren og dokumenterer kjøperens betalingsforpliktelse og selgerens tilgodehavende. Den skal beskrive hva som er solgt eller levert, hvor mye kunden skylder, og hvordan og når beløpet skal gjøres opp. Fordi den også brukes som dokumentasjon i regnskapet, er det formelle krav til hva den inneholder.

Begrepene blandes ofte sammen. Et tilbud beskriver hva du kan levere før avtalen er inngått, mens en faktura brukes når du faktisk skal kreve betaling. En regning er et mer generelt betalingskrav og har ikke de samme formelle kravene. For en håndverker eller en liten nettbutikk betyr dette at salgsdokumentet du sender når jobben er utført eller varen er sendt, skal følge fakturareglene.

Faktura er ett av flere temaer du må ha oversikt over når du tar imot betaling i en liten bedrift. Betalingsløsninger og faktura for bedrifter: komplett guide samler sammenhengen mellom faktura, kortbetaling, Vipps og salg i nettbutikk, slik at du ser hvilke deler som må henge sammen.

Dette må stå på fakturaen

Fakturaen skal ha et unikt fakturanummer, fakturadato og opplysninger om selger: navn, adresse og organisasjonsnummer. Er bedriften registrert i Merverdiavgiftsregisteret, skal organisasjonsnummeret stå med MVA bak. Kjøperens navn og adresse må med, og ved salg til bedrift er det lurt å ta med kjøpers organisasjonsnummer i tillegg.

Selve innholdet må være tydelig nok til at kunden og regnskapsføreren forstår hva som er levert. Beskriv varen eller tjenesten, mengde, pris per enhet i norske kroner, merverdiavgiftsgrunnlag, mva-beløp med sats og totalbeløp. Ta med forfallsdato og betalingsinformasjon, for eksempel kontonummer og KID dersom du bruker det.

Fallgruvene er nesten alltid de samme. En linje som bare heter «konsulenttimer» uten periode eller beskrivelse skaper spørsmål og forsinket betaling. Manglende forfallsdato gjør det uklart når du kan purre. Feil kjøper, for eksempel privatperson i stedet for firmaet som faktisk bestilte, gir problemer for kundens regnskap. Sjekk at adresse, organisasjonsnummer og mva-behandling er riktig før du sender, ikke etter.

Nummerering, bokføring og rettelser

Fakturaer må nummereres i uavbrutt rekkefølge og kunne ikke redigeres i etterkant. Det er bakgrunnen for at regnskapsprogrammer brukes til å lage dem: nummeret skal tildeles automatisk og serien skal være intakt, også når noe går galt. Å lage fakturaen i Word eller Excel gir ingen slik låsing, og det er derfor leverandører av regnskapsprogram fraråder det.

Fakturaen bokføres ved utsendelsen. Bilaget skal oppbevares, slik at du i ettertid kan vise hva som er fakturert, til hvilken pris og med hvilken mva. Har du sendt en faktura med feil beløp, feil mva eller feil kunde, retter du den normalt med en kreditnota som opphever den opprinnelige fakturaen, og deretter en ny faktura med riktige opplysninger.

Er et salgsdokument fylt ut feil før det ble sendt, skal det likevel beholdes, men merkes «makulert» eller «utgår». Da forblir nummerserien intakt, og det er tydelig hvilke dokumenter som ikke skal regnskapsføres. Denne ryddigheten er ikke formalisme for sin egen skyld: den er det som gjør at du kan svare på spørsmål fra kunden eller regnskapsføreren måneder senere.

Slik sender du faktura uten å betale for programvare

Du kan komme langt uten å betale for et eget fakturasystem. Flere leverandører lar deg prøve fakturaprogram uten forpliktelser, og noen har en begrenset utgave uten kostnad for deg som sender få fakturaer. Det viktigste er ikke hvilket navn som står på verktøyet, men at nummerserien er låst, at mva regnes riktig, og at bilaget havner i regnskapet uten at du må føre det inn manuelt to ganger.

Fakturaer kan sendes som PDF på e-post, som papir i posten, eller elektronisk som EHF eller eFaktura. For de fleste små kunder er e-post med PDF helt greit, så lenge dokumentet har riktig innhold og en tydelig forfallsdato. Kunden skal slippe å gjette hva som skal betales eller hvor pengene skal sendes.

Kostnaden varierer mye og avhenger av hvor mange fakturaer du sender, om du også vil ha regnskap og bilagshåndtering i samme verktøy, om du trenger integrasjon mot nettbutikk, og om du må kunne sende EHF. Priser og vilkår endres jevnlig, så sjekk leverandørens egen nettside før du bestemmer deg. Regn med at behovet ditt endrer seg når kundemassen vokser, og velg noe du kan vokse i uten å bytte system etter et halvår. Selger du også over nett, henger dette sammen med hvordan kassen og nettsiden er satt opp.

EHF og eFaktura når kunden er en bedrift

En elektronisk faktura sendes som en datafil fra deg til mottakeren, og filen kan importeres direkte i kundens økonomisystem. For kunden betyr det mindre manuelt arbeid, og for deg betyr det at fakturaen havner rett i systemet uten å bli liggende i en e-postinnboks. Offentlige virksomheter forventer EHF, og mange større bedrifter ber om det samme.

Har du kunder som er bedrifter, er det verdt å sette seg inn i formatet. Slik lager og sender du EHF-faktura gratis går gjennom hvordan du kommer i gang, og EHF-faktura og elektronisk faktura: hva det er og hvordan du sender forklarer forskjellene mellom formatene. Du bør også vite hvordan du mottar og får EHF-faktura som bedrift, siden du selv får leverandørfakturaer på samme måte. Får du bestillinger fra kunder som bruker standardformat, kan det være nyttig å kjenne til EHF-ordre også.

For en liten bedrift er det ofte nok å kunne sende vanlig faktura i starten, og heller koble på EHF når en kunde ber om det. Poenget er å velge et verktøy der dette er en innstilling, ikke en ny løsning du må lære fra scratch. Nettsaga hjelper bedrifter med betalingsløsninger og oppsett rundt salg. Vil du se hvordan det passer med det du har i dag, kan du book en demo.

Vanlige spørsmål

Hva er forskjellen på en faktura og en regning?

En faktura er et formelt dokument med et betalingskrav som må oppfylle bestemte krav til innhold, nummerering og oppbevaring. En regning er et mer generelt betalingskrav uten de samme formelle kravene, og brukes gjerne i dagligtale.

Kan jeg sende faktura gratis?

Ja, for deg som sender få fakturaer finnes det verktøy du kan bruke uten å betale, enten som en begrenset utgave eller som en prøveperiode. Sjekk at nummerserien er låst, at mva beregnes riktig, og at du får bilaget ut i regnskapet ditt.

Kan jeg lage faktura i Word eller Excel?

Det frarådes, fordi du da ikke får en automatisk og låst nummerserie, og dokumentet kan redigeres i etterkant. Bruk et fakturapogram eller regnskapsprogram som tildeler nummer i uavbrutt rekkefølge og beholder bilaget uendret.

Hva gjør jeg hvis jeg har sendt en faktura med feil beløp?

Du retter den normalt ved å utstede en kreditnota som opphever den opprinnelige fakturaen, og deretter sende en ny faktura med riktige opplysninger. Kreditnotaen stiller samme krav til innhold som fakturaen, og gir sporbarhet i regnskapet.

Må jeg sende EHF-faktura til alle kunder?

Nei. Mange små kunder er godt fornøyd med en vanlig faktura på e-post. EHF er først og fremst aktuelt når kunden er en bedrift eller en offentlig virksomhet som ber om det, eller når du vil at fakturaen skal gå rett inn i kundens system.