Slik lager og sender du EHF-faktura uten å betale for det

Hva en EHF-faktura er, og hva som må være på plass

EHF står for elektronisk handelsformat og er den norske standarden for elektronisk faktura. Fakturaen sendes som en strukturert fil gjennom Peppol-nettverket, og mottakerens økonomi- eller regnskapssystem leser beløp, MVA, referanser og kontonummer automatisk. Det er dette som skiller EHF fra en PDF på e-post og fra eFaktura i nettbank, som ikke lar seg behandle like maskinelt hos mottaker.

Tre krav må være oppfylt før sendingen går gjennom. Du som utsteder må være registrert med organisasjonsnummer i systemet du fakturerer fra, mottakerens organisasjonsnummer må angis når fakturaen sendes ut, og mottakeren må være registrert i Peppol-registeret. Mangler ett av punktene, faller fakturaen tilbake til vanlig e-post eller post, og du har ikke sendt EHF i det hele tatt.

En praktisk konsekvens er at organisasjonsnummeret er adressen. Du trenger ikke tenke på om du har riktig e-postadresse eller postadresse til kunden, så lenge nummeret er korrekt. For offentlige mottakere er elektronisk faktura normalt standarden, og mange private virksomheter foretrekker det samme fordi det fjerner manuell punching og feil. Hvordan formatet er bygget opp og hva det brukes til, er forklart nærmere i EHF-faktura og elektronisk faktura: hva det er og hvordan du sender.

Steg for steg: slik lager du EHF-fakturaen

Start med å opprette fakturaen på helt vanlig måte. Legg inn kunde, fakturalinjer, MVA og betalingsfrist slik du pleier. Selve fakturaen blir ikke annerledes av at den skal sendes som EHF, det er bare forsendelsen som endrer seg.

Deretter registrerer du kundens organisasjonsnummer. Det gjør du enten i kundelisten på forhånd, slik at det ligger klart neste gang, eller i det du lager fakturaen og skal velge forsendelsesmåte. Bruk nummeret fra en pålitelig kilde, for eksempel en ordrebekreftelse eller en tidligere faktura, ikke fra et søk du er usikker på.

Når mottakeren kan ta imot EHF, vil fakturasystemet foreslå EHF-format automatisk. Godta forslaget og send. Kontroller likevel fire felt før du trykker send: fakturanummer, deres referanse eller ordrenummer, MVA-behandling og kontonummer. Dette er feltene mottakerens system leser maskinelt, og en feil her gir en faktura som blir liggende i en avvikskø i stedet for å bli godkjent.

Vil du ha hele bildet av fakturering, betalingsbetingelser og oppfølging, ligger det samlet i Betalingsløsninger og faktura for bedrifter: komplett guide.

Gratis EHF: tre veier som fungerer i praksis

Den enkleste veien for deg som sender få fakturaer i året, er en web-fakturaportal. Der skriver du inn fakturaopplysningene i et nettskjema, og portalen sender fakturaen videre i riktig format. Du slipper eget økonomisystem og slipper å sette deg inn i Peppol-nettverket. Portalen egner seg best nettopp for leverandører med lavt fakturavolum.

Den andre veien er programmet du allerede bruker. Mange regnskaps- og fakturaprogrammer har EHF inkludert i abonnementet, mens andre tar et lite beløp per sendt EHF-faktura. Sjekk hva som står i din egen avtale, for priser og vilkår varierer mellom leverandører og kan endres.

Den tredje veien er å bygge egen integrasjon mot Peppol. Det gir full kontroll, men krever teknisk kompetanse og noen til å vedlikeholde løsningen. For de fleste små bedrifter er dette mer arbeid enn det er verdt.

Det finnes ingen EHF-faktura mal du kan fylle ut i Word eller laste ned som PDF. En PDF er ikke EHF, uansett hvor pent den er satt opp. Skal fakturaen bli EHF, må den genereres av et system som kan sende i formatet. Har du ikke det i dag, er en portal eller et rimeligere fakturaprogram den raskeste omveien.

Sjekk at kunden kan motta før du sender

Slå opp kunden i Peppol-registeret før du sender den første fakturaen. Da vet du om EHF er mulig, og du slipper å gjette. Offentlige virksomheter er normalt registrert, men også mange private virksomheter står der fordi de vil ha alt inn i regnskapssystemet automatisk.

Får du ingen treff, betyr det ikke nødvendigvis at kunden ikke kan motta EHF. Registreringen kan være mangelfull, eller oppslaget kan gjelde hvilke dokumenttyper virksomheten har meldt at den tar imot. Be kunden undersøke registreringen med sin systemleverandør, eller be leverandøren din om å sjekke på nytt.

Er du selv på mottakersiden og vil at leverandørene skal slutte å sende papir og PDF, er det egne ting du må gjøre. Det er beskrevet i Hvordan motta og få EHF-faktura som bedrift.

Vanlige feil som gir avviste fakturaer

Den vanligste feilen er å sende PDF til en offentlig mottaker som krever EHF. Fakturaen blir avvist, og du må sende på nytt i riktig format. Det samme skjer hvis mottakerens organisasjonsnummer mangler eller er feil, fordi nummeret er selve adressen i EHF.

Den nest vanligste er feil i referansefeltet. Mange mottakere krever deres referanse eller ordrenummer for at fakturaen skal kunne attesteres og betales. Skriver du ditt eget saksnummer der, blir fakturaen liggende uten at noen tar ansvar for den. Sjekk også at MVA-satsen er satt riktig per linje, ikke bare på totalen.

Husk at kreditnota kan sendes i samme format som fakturaen. Skal du rette opp noe, lag kreditnota i systemet i stedet for å sende en e-post med forklaring.

Fakturerer du privatpersoner, er EHF feil kanal. Der er eFaktura i nettbank eller en betalingslenke bedre egnet. Hvordan det gjøres, står i Vipps betalingslenke: slik sender du betalingskrav, og grunnlaget for fakturering er gjennomgått i Faktura og fakturering: hva det er og hvordan du sender gratis.

Kom i gang uten å kjøpe mer enn du trenger

Begynn med å avklare hvor mange fakturaer du faktisk sender i året, og om du allerede har EHF i programmet du betaler for. Har du det, er jobben i praksis bare å legge inn organisasjonsnummer på kundene og velge riktig forsendelsesmåte. Har du det ikke, er en portal det rimeligste stedet å starte mens volumet er lavt.

Deretter rydder du i kundelisten slik at organisasjonsnummer og referansefelt er på plass før fakturaen skal ut. Det lille arbeidet nå sparer deg for avviste fakturaer og purringer senere.

Nettsaga jobber med betalingsløsninger og fakturaflyt for små bedrifter. Vil du se hvordan det ser ut hos deg, kan du book en demo eller lese mer på betalingsløsninger.

Vanlige spørsmål

Kan jeg lage EHF-faktura gratis?

Ja, hvis du har tilgang til et fakturaprogram eller en web-fakturaportal som støtter EHF. Noen programmer har EHF inkludert, andre tar et lite beløp per sendt faktura. Sjekk din egen avtale. Sender du få fakturaer i året, er en web-fakturaportal ofte den rimeligste veien.

Hva trenger jeg for å sende EHF-faktura?

Tre ting: at du er registrert med organisasjonsnummer i systemet du fakturerer fra, at du oppgir kundens organisasjonsnummer ved utsendelse, og at kunden er registrert som mottaker i Peppol-registeret, ofte omtalt som ELMA.

Kan jeg sende EHF-faktura som PDF?

Nei. En PDF er ikke EHF, selv om den inneholder alle de samme opplysningene. EHF er en strukturert fil som sendes gjennom Peppol-nettverket og leses maskinelt av mottakerens system. Til offentlige mottakere blir PDF normalt avvist.

Hvordan vet jeg om kunden kan motta EHF?

Slå opp virksomheten i Peppol-registeret. Får du treff, kan kunden normalt motta EHF. Får du ikke treff, betyr det ikke sikkert at kunden ikke kan motta, men registreringen bør undersøkes nærmere av kunden eller systemleverandøren.

Kan privatpersoner motta EHF-faktura?

Nei, EHF er laget for fakturering mellom virksomheter og til offentlig sektor. Til privatkunder bruker du vanlig faktura, eFaktura i nettbank eller en betalingslenke.