EHF-leverandør: hva bør du se etter?

Hva en EHF-leverandør faktisk gjør

EHF er en norsk tilpasning av et felles europeisk format for elektroniske handelsdokumenter, bygget på PEPPOL-standarden. Formatet bestemmer hva en faktura skal inneholde, slik at mottakerens system kan lese den uten manuell registrering. Selve transporten går gjennom et aksesspunkt, og det er dette aksesspunktet de fleste mener når de sier EHF-leverandør.

Det finnes tre vanlige varianter: EHF innebygd i regnskapsprogrammet du bruker, en frittstående aksesspunktleverandør som bare sender og mottar, eller en nettbasert fakturaportal som lager EHF og videresender via et aksesspunkt. For en liten bedrift er forskjellen praktisk: hvor mange systemer du må forholde deg til, og hvor feilene dukker opp.

En håndverker som fakturerer en kommune, trenger bare å få dokumentet inn i mottakerens system i riktig format. En nettbutikk som selger til andre bedrifter, må også kunne motta EHF fra leverandørene sine. EHF-faktura og elektronisk faktura: hva det er og hvordan du sender går gjennom formatet nærmere.

Sjekk koblingen til PEPPOL og ELMA

Alle som skal motta EHF, må være registrert i ELMA eller et tilsvarende register. ELMA er det norske registeret over foretak som tar imot dokumenter i et av PEPPOL-domenene. Skal du bare sende, trenger du ikke stå der selv, men mottakeren må være registrert.

For å bli registrert må fakturasystemet støtte både EHF og PEPPOL BIS, og du må ha en leverandør som kan registrere organisasjonen din. Spør derfor rett ut: kan dere registrere oss i ELMA, og hvem gjør det hvis vi bytter system senere?

Den elektroniske fakturaadressen er organisasjonsnummeret til virksomheten du sender til. Er du usikker, slår du opp i ELMA-registeret. Feil adressering er en vanlig årsak til at en EHF-faktura ikke kommer fram, og feilen oppdages ofte først når betalingsfristen nærmer seg.

Hva du betaler for

De fleste moderne regnskapssystemer har EHF-sending inkludert i abonnementet. Bruker du en frittstående aksesspunktleverandør, betaler du gjerne per faktura, og noen tar også betalt for mottak. Satsene varierer med volum og avtale, så sjekk prisen på leverandørens egen nettside, og merk at den kan endres.

Regn ut kostnaden mot ditt faktiske volum, ikke mot et gjennomsnitt. Sender du få fakturaer i året, kan en pris per faktura være billigere enn et dyrere abonnement. Sender du mange, er det motsatt. Ta også med tiden du bruker på feilsøking og manuell registrering, den er ofte større enn selve fakturagebyret.

Sender du fortsatt en del fakturaer som PDF eller papir, kan det være verdt å lese Faktura og fakturering: hva det er og hvordan du sender før du binder deg til en leverandør.

Funksjoner du bør kreve

Kreditnota må kunne sendes som EHF, ikke bare faktura. Det høres selvfølgelig ut, men det er verdt å bekrefte, for kreditnotaen er ofte det som skaper trøbbel når noe skal rettes opp.

Vedlegg skal kunne følge med, og i praksis betyr det PDF. Flere store mottakere krever at vedlegg er i PDF-format, og at det ikke ligger personsensitiv informasjon i vedlegget. Har du med bilder eller timelister, bør du vite hvor de havner.

EHF dekker mer enn faktura. Ordre, ordrebekreftelse og pakkseddel er også en del av standarden. Trenger du bare faktura i dag, kan du likevel spørre om leverandøren støtter de andre meldingstypene, slik at du ikke må bytte når en større kunde vil handle elektronisk.

Fallgruver å se etter

Papirfaktura til offentlig sektor er en blindvei. Alle norske kommuner har vært pålagt å kunne motta EHF siden 1. januar 2015, og mange godtar ikke lenger papir. Sender du til stat, kommune eller helseforetak, må du regne med at EHF er kravet.

Utenlandske leverandører bruker som oftest PEPPOL BIS i stedet for EHF. Skal du sende til eller motta fra utlandet, må leverandøren din håndtere begge. Spør om det før du signerer, ikke etter at første faktura har stoppet.

Hvem eier dataene, og hvordan kommer du deg ut? Fakturahistorikk, mottatte dokumenter og registreringen i ELMA bør kunne tas med videre hvis du bytter regnskapssystem eller leverandør. Få svaret skriftlig før du inngår avtale.

Slik velger du i praksis

Lag en kort liste før du ber om tilbud: hvor mange fakturaer du sender og mottar per måned, om du sender til offentlig sektor, om du trenger kreditnota og vedlegg, og om du har utenlandske kunder eller leverandører. Da blir svarene sammenlignbare, og du slipper å betale for meldingstyper du aldri bruker.

Sjekk også om du trenger kortbetaling ved siden av. Mange små bedrifter ender med to leverandører, en for faktura og en for SumUp betalingsløsning: hva det er og hvordan det fungerer. Det er helt greit, men du har da to avtaler å forholde deg til.

Nettsaga hjelper små bedrifter med nettside og betalingsløsninger som passer driften de faktisk har. Vil du se hvordan det ser ut, kan du book en demo.

Vanlige spørsmål

Hva er EHF?

EHF er et standardisert, XML-basert format for elektroniske handelsdokumenter, basert på PEPPOL-standarden.

Må jeg sende EHF-faktura?

Til offentlig sektor er det kravet. Til private kunder og bedrifter avgjør avtalen og hva mottakeren ønsker.

Kan jeg sende EHF uten å være registrert i ELMA?

Ja. Du må være registrert for å motta EHF, ikke for å sende. Mottakeren må være registrert.

Hva koster det å sende EHF?

Det avhenger av systemet. Mange regnskapssystemer har det inkludert, mens enkelte leverandører tar betalt per faktura. Sjekk leverandørens egen nettside, prisene kan endres.

Hva er forskjellen på EHF og PEPPOL BIS?

EHF er den norske tilpasningen, mens PEPPOL BIS er det europeiske formatet utenlandske leverandører ofte bruker.