EHF-betaling og EHF-transaksjon: slik fungerer det

Hva EHF-betaling egentlig er

En elektronisk faktura er et betalingskrav som er utformet, oversendt og mottatt elektronisk, og som kan behandles automatisk i mottakerens økonomisystem. EHF er formatet som gjør dette mulig. Når vi snakker om EHF-betaling, mener vi hele transaksjonen: at fakturaen går fra ditt system til kundens system uten at noen skriver den inn manuelt.

Det er verdt å være tydelig på hva EHF ikke er. En PDF sendt på e-post er en digital fil, men ikke en EHF-faktura, fordi mottakeren må taste inn innholdet selv. EHF-filen inneholder strukturerte data, slik at organisasjonsnummer, beløp, mva og forfallsdato havner på riktig plass i kundens regnskap. Organisasjonsnummeret fungerer som adresse, og da spiller det ingen rolle at en e-postadresse er utdatert.

For mottakeren betyr det at fakturaen kan regnskapsføres og betales i samme operasjon, i stedet for å bli liggende i en innboks. For deg som sender betyr det at fakturaen behandles automatisk og ofte blir betalt raskere. Vil du se hvordan faktura og betaling henger sammen i et større bilde, finner du det i guiden om betalingsløsninger og faktura for bedrifter.

Slik går en EHF-transaksjon fra avsender til mottaker

En EHF-transaksjon har fire ledd. Kjenner du dem, blir det lettere å se hvor det stopper når en faktura ikke kommer frem. Første ledd er der fakturaen lages. Du fyller inn kunde, beløp, mva og forfallsdato i fakturaprogrammet eller økonomisystemet, og programmet pakker dokumentet i EHF-formatet.

Andre ledd er aksesspunktet. Det er tilkoblingen som sender dokumentet inn i Peppol-nettverket, infrastrukturen for elektronisk handel. Du kan lage deg et eget aksesspunkt eller kjøpe en aksesspunkt-tjeneste, og de fleste små bedrifter velger det siste, ofte fordi det allerede følger med regnskapsprogrammet. Tredje ledd er oppslaget i ELMA, der aksesspunktet sjekker om mottakeren kan ta imot EHF og hvor dokumentet skal leveres.

Fjerde ledd er mottaket. Fakturaen lander i kundens økonomisystem, der den kan godkjennes og betales direkte. Selve betalingen går fortsatt gjennom banken slik du er vant til. EHF endrer altså ikke hvordan penger beveger seg, men hvordan kravet kommer frem.

Hva du må ha på plass før du sender

For å sende EHF må du tilfredsstille kravene til formatet og kravene i Peppol-nettverket. I praksis betyr det at verktøyet du bruker må støtte EHF, og at du må være tilknyttet et aksesspunkt. Har du et regnskapsprogram som allerede gjør dette, er jobben i praksis gjort.

For å motta EHF må virksomheten være registrert som mottaker i ELMA, som er adresselisten avsenderne slår opp i. Mange programmer ordner registreringen som del av oppsettet, men sjekk at den er på plass før du ber leverandører sende EHF. Ellers fortsetter fakturaene å komme på e-post eller papir.

Fakturering til offentlig sektor skal skje elektronisk med EHF-faktura. Kravet har vært gjeldende lenge, og det gjelder også når du bare sender en enkelt faktura. Selger du til statlige virksomheter, er EHF ikke et tilvalg, men en forutsetning for at fakturaen skal bli behandlet.

Hva EHF koster, og hva som avgjør prisen

I utgangspunktet koster det ingenting å sende eller motta EHF-faktura, men det avhenger av regnskapsprogrammet du bruker. Noen leverandører tar betalt per sendte faktura, og noen tar betalt for mottak av EHF. Sjekk hva som allerede ligger i abonnementet ditt før du tegner noe nytt.

Det finnes også rene sendetjenester der du betaler per sending i stedet for månedsavgift, noe som kan passe hvis du sender få fakturaer i året og ikke har et system som støtter EHF. Priser, gebyrer og grenser varierer mellom leverandører og kan endres, så tallene må hentes på leverandørens egen nettside. Regnestykket bør ta med antall fakturaer, om du også skal motta EHF, og om du vil ha det integrert i regnskapet.

Vanlige feil og fallgruver

Den vanligste feilen er å tro at e-post med PDF er godt nok fordi det ser digitalt ut. Mottakerens system klarer ikke å lese PDF-en automatisk, og fakturaen må da behandles manuelt eller avvises. Har du en offentlig kunde, er PDF i praksis ikke et alternativ.

Den neste er feil mottaker. Siden organisasjonsnummeret er adressen, går fakturaen til rett selskap selv om e-posten er utdatert, men skriver du feil organisasjonsnummer, havner den hos feil mottaker. Det er vanskeligere å oppdage enn en e-post som spretter tilbake, og det tar lengre tid å rette opp.

Den tredje er å glemme at EHF bare er formatet. Forfallsdato, purrerutiner og oppfølging av ubetalte krav må fortsatt håndteres. Du får raskere betaling fordi fakturaen havner rett i godkjenningsflyten, ikke fordi systemet krever inn pengene for deg.

EHF sammen med kasse og nettbutikk

De fleste små bedrifter har flere betalingsstrømmer samtidig: en kasse i butikken, en nettbutikk og noen faste kunder som får faktura. EHF konkurrerer ikke med kort og Vipps, men dekker en annen del av flyten. Vipps Kasse og tilsvarende løsninger håndterer betalingen der kunden står, mens EHF håndterer kravet når kunden er en bedrift med eget regnskap.

Skal du tilby faktura og delbetaling til privatkunder i nettbutikk, er det en egen vurdering. Walley er ett av alternativene som dekker det behovet. Poenget er å velge ut fra hvem kunden er og hva slags krav som skal sendes, ikke ut fra hvilken løsning som er mest omtalt.

Nettsaga jobber med betalingsløsninger og fakturaflyt for små og mellomstore bedrifter. Vil du se hvordan en slik flyt kan settes opp hos deg? Book en demo eller les mer om betalingsløsninger.

Vanlige spørsmål

Hva er forskjellen på EHF og en vanlig faktura på e-post?

En EHF-faktura er strukturert slik at mottakerens økonomisystem kan lese og behandle den automatisk. En PDF på e-post må tastes inn manuelt, og regnes derfor ikke som elektronisk faktura i denne sammenhengen.

Koster det noe å sende EHF-faktura?

I utgangspunktet koster det ingenting, men det avhenger av regnskapsprogrammet. Noen leverandører tar betalt per sendte faktura eller for mottak, så sjekk hva som ligger i abonnementet ditt.

Må jeg sende EHF til alle kunder?

Nei. Kravet gjelder fakturering til offentlig sektor, og mange private virksomheter ber om EHF fordi de vil ha automatisk behandling. Privatpersoner og kunder uten aksesspunkt får vanlig faktura.

Hvordan kan jeg motta EHF-faktura?

Virksomheten din må være registrert som mottaker i ELMA, og du må ha et system eller en tjeneste som kan ta imot formatet. Ofte ordnes begge deler gjennom regnskapsprogrammet.

Kan jeg sende EHF uten regnskapsprogram?

Ja, det finnes egne sendetjenester der du registrerer fakturaen og betaler per sending. Da får du ikke samme integrasjon mot regnskapet, men du oppfyller formatkravet.