Booking og kassasystem: slik bygger du en helhetlig løsning

Hva en helhetlig løsning betyr i praksis

En helhetlig løsning betyr at opplysningene fra bookingen blir liggende i samme system som salget og betalingen. Kunden booker en time, timen blir en ordre, ordren blir en betaling, og betalingen blir et bilag regnskapsføreren kan bruke. Hver overgang som må gjøres manuelt, er et sted du kan taste feil eller glemme noe.

For en håndverker kan kjeden se slik ut: kunden ber om befaring via skjema på nettsiden, befaringen settes i kalenderen, jobben blir et tilbud, kunden betaler et forskudd, og resten faktureres når jobben er ferdig. Uten integrasjon må adresse, pris og betalingsstatus inn i tre systemer. Med integrasjon taster du det én gang.

I skjønnhetsbransjen er mønsteret det samme, bare med kortere sykluser. Leverandører som EasySalon oppgir at kortterminal og Vipps registreres rett i kassen, og at kunden kan bekrefte timen selv på nett. Det er sammenhengen mellom stegene som gir oversikt, ikke antallet funksjoner.

Vil du ha begrepene på plass først, les betalingsløsninger og faktura for bedrifter: komplett guide tidlig. Den gir deg ordforrådet du trenger før du begynner å sammenligne systemer.

Kartlegg flyten før du ser på systemer

Tegn opp fem steg: henvendelse, booking, utførelse, betaling og oppgjør til regnskap. Skriv under hvert steg hvilket system som brukes i dag, og sett et kryss der samme opplysning tastes inn to ganger. Kryssene er kravspesifikasjonen din, og de er mer verdt enn en funksjonsliste fra en leverandør.

Still noen konkrete spørsmål til flyten. Når skal kunden betale, ved booking, ved oppmøte eller etterpå? Trenger du depositum på lange jobber? Skal bedriftskunder kunne få faktura med forfall, mens privatkunder betaler med kort eller Vipps? Skal avbestilling utløse refusjon automatisk? Svarene avgjør hvilke funksjoner som er verdt å betale for.

Sjekk også hvor pengene lander. Har du én oppgjørsavtale eller flere? Kommer kortoppgjøret inn på samme konto uansett om salget startet i nettbutikken, i bookingen eller i kassen? Uklarheter her gir mest arbeid i månedsoppgjøret, og de er vanskelige å rette opp i ettertid.

Alt i ett eller to systemer som snakker sammen

Du har to hovedveier. Det ene er ett system som dekker booking, kassa og betaling. Det andre er et godt bookingsystem som integreres med kassa og regnskap gjennom et API. Begge kan fungere, men de har ulike kostnader den dagen du vil endre noe.

Alt i ett er enklest å drifte og gir færrest grensesnitt. Ulempen er at du låser deg til én leverandør på flere områder samtidig, og at du må bytte hele systemet hvis én del blir for dyr eller for dårlig. Integrasjon gir mer fleksibilitet, men krever at du sjekker at integrasjonen faktisk er laget og blir vedlikeholdt.

Et eksempel på det siste er avtalebooking for frisører som leier stol og jobber på provisjon. Der kan bookingen ha API mot både kassasystem og regnskap, slik at inntekten rapporteres uten manuell summering. Slike behov bør du nevne tidlig i dialogen med leverandøren, ikke etter at avtalen er signert. Bookingsystem til hjemmeside: slik integrerer du booking går nærmere inn på den tekniske siden.

Betaling, terminal og oppgjør

De fleste kunder forventer kort eller Vipps, og stadig flere vil dele opp betalingen. Bookey oppgir på sin egen nettside at de støtter Visa, Mastercard, Vipps og delbetaling gjennom Klarna og Svea i samme system, og at kassen finnes som app for iPhone og iPad og i tillegg fungerer på PC. Sjekk hvilke metoder som gjelder der du driver, og om de er inkludert eller kommer i tillegg.

Prisene varierer mellom leverandørene. Bookey oppgir fra 0,99 prosent per kortbetaling på sin egen side. Slike satser og vilkår kan endres, så hent alltid gjeldende priser fra leverandørens offisielle nettside før du regner på det.

Tenk gjennom om du trenger fysisk terminal eller om telefon og nettbrett er nok. En appbasert kasse med Tap to Pay dekker behovet for mange som reiser mye, mens fast terminal i disken er mer praktisk der kunden står i ro og det skal slås inn mange salg etter hverandre. Komplett kassasystem med kortterminal: hva bør du velge? sammenligner de to.

Fallgruver du bør sjekke før du signerer

Kassasystemet skal være produkterklært og stå i Skatteetatens oversikt over registrerte systemer. Leverandører oppgir selv at de er registrert og følger kravene i kassaforskriften, men du bør kontrollere det i listen før du kjøper. Det er du som bruker kassen, og det er ditt ansvar at den er lovlig.

Sjekk at dataene kan leveres videre til regnskapsføreren i et format som faktisk brukes, og at du selv kan eksportere kunde og salgsdata hvis du bytter løsning. Noen leverandører nevner SAF-T og integrasjon mot regnskap, andre gjør det ikke. Få det bekreftet skriftlig.

Andre typiske overraskelser: avbestillingsregler som ikke er koblet til betaling, refusjoner som må gjøres manuelt, og gavekort eller klippekort som ikke kan brukes på tvers av kassa og booking. Ta også med hvem som svarer når noe står stille en lørdag. Nytt kassasystem eller leie? Slik bør du vurdere hjelper deg å regne på eie kontra leie, og enkelt bookingsystem: slik velger du riktig løsning viser hvordan du holder listen kort nok til at alle bruker systemet riktig.

Slik kommer du i gang

Start med flytskjemaet og de fem stegene. Velg to eller tre systemer som dekker flest mulig av stegene uten manuell overføring, og be om en gjennomgang der du får se din egen flyt, ikke en standardsalgsdemo. Ta med en typisk uke med salg, avbestillinger og en refusjon.

Lag en kort testplan: book en time, betal med kort, gjør en refusjon, før salget videre til regnskap og eksporter en rapport. Klarer leverandøren alle stegene uten at du må føre noe dobbelt, er du nær en helhetlig løsning.

Nettsaga jobber med betalingsløsninger og faktura for små og mellomstore bedrifter. Vil du se hvordan det kan settes opp for din virksomhet, kan du booke en demo på /book-demo/.

Vanlige spørsmål

Hva er forskjellen på bookingsystem og kassasystem?

Bookingsystemet holder orden på tid, ressurser og kunder. Kassasystemet registrerer salg, betaling og kvittering, og leverer data videre til regnskapet. En helhetlig løsning lar opplysningene flyte fra bookingen og inn i salget uten at du taster dem på nytt.

Kan bookingsystemet kobles til kassasystemet jeg har i dag?

Ofte ja, hvis kasseleverandøren har et API og en ferdig integrasjon. Be om å få se integrasjonen i drift, og få skriftlig bekreftelse på hvem som vedlikeholder den og hva som skjer hvis en av partene bytter system.

Må jeg ha egen kortterminal?

Ikke nødvendigvis. Mange klarer seg med kasseapp på telefon eller nettbrett og Tap to Pay. Fast terminal er mer praktisk der mange salg slås inn i ro og orden. Sjekk hvilke betalingsmetoder kundene forventer, og hva som er inkludert i prisen.

Hva betyr det at kassasystemet er produkterklært?

Det betyr at leverandøren har fått systemet vurdert opp mot kravene i kassaforskriften, og at det står i Skatteetatens oversikt over registrerte kassasystemer. Kontroller at ditt system står i listen før du tar det i bruk.

Hva koster booking og kassasystem?

Prisen varierer med antall brukere, hvilke moduler du trenger og hvilke betalingsmetoder du tar i bruk. Noen oppgir en prosentsats per kortbetaling, andre en fast månedspris. Hent alltid gjeldende priser og vilkår fra leverandørens egen nettside, siden de kan endres.