Enkelt bookingsystem: slik velger du riktig løsning

Begynn med hva som faktisk skal bookes

Et bookingsystem blir enkelt når det speiler måten du jobber på. En frisør booker én ansatt i én stol i et tidsrom. Et verksted booker en løftebukk og en mekaniker samtidig. Et overnattingssted booker en enhet over flere døgn, med ankomst og avreise. En restaurant booker et bord med et antall gjester. Skriv ned hvilken av disse situasjonene som ligner din, før du begynner å se på systemer.

Noter hvor mange tjenester, ansatte og ressurser som må kunne bookes parallelt, og hvor lang tid hvert oppdrag tar i praksis. Legg inn margin for opprydding, kjøring eller etterarbeid. De fleste systemer lar deg styre dette, men grensesnittet blir raskt tungt hvis du må gjøre endringer manuelt for hver time.

Det er også verdt å skrive en kort kravspesifikasjon før du ber om demoer. Da sammenligner du leverandører på de samme punktene i stedet for å bli revet med av den peneste kalenderen. Kravspesifikasjon for nettside: slik bestiller du riktig viser hvordan du setter opp en slik liste, og metoden fungerer like godt for booking som for selve nettsiden.

Fem forhold som avgjør om det blir enkelt i praksis

Antall steg fra kunden trykker book til timen er bekreftet. Tre steg er håndterbart, seks er for mange. Test selv på mobil, med én hånd, og se om kunden må opprette konto før den kan velge tid.

Om du kan blokkere tid og legge inn avvik. Ferie, helligdager, kursdager og interne oppgaver må kunne legges inn på sekunder, gjerne per ansatt. Sjekk om systemet hindrer dobbeltbooking når to kunder velger samme tidspunkt samtidig.

Om ansatte og tjenester kan styres hver for seg. Ulike åpningstider per person, ulik varighet per tjeneste og kobling mellom hvem som kan utføre hva. For salonger og klinikker er dette ofte det som avgjør om systemet fungerer i hverdagen, se også bookingsystem for frisør: slik får du flere timer.

Om varsling og bekreftelse går automatisk. Kunden bør få bekreftelse med en gang, og påminnelse før timen, på e-post eller SMS. For deg bør det komme et varsel når noen booker, endrer eller avbestiller, uten at du må sjekke kalenderen manuelt.

Booking på nettsiden eller på egen adresse

To oppsett går igjen. Enten åpnes bookingsystemet på en egen adresse som du lenker til fra nettsiden, eller så er booking innebygd i selve nettsiden. Det første er raskt å komme i gang med, det andre gir en jevnere opplevelse for kunden og færre klikk. Bookingsystem til nettsiden: slik velger du riktig går gjennom forskjellene i praksis.

På WordPress finnes begge veier: et eget system som ligger utenfor nettstedet, eller en utvidelse som vises inne i siden. Velg med tanke på hvor ofte du skal endre design og innhold. Et tungt system kan påvirke lastetiden, og da hjelper det lite at kalenderen er pen. WordPress-temaer: slik velger du riktig design forklarer hva du bør se etter.

Sjekk at bookingen synkroniseres med kalenderen du faktisk bruker, for eksempel Google eller Microsoft. Da slipper du å føre timer to steder, og du unngår at privat avtaler kolliderer med en kundetime. Husk å avklare hvem som eier dataene hvis du senere vil bytte leverandør, og om du kan ta dem med deg ut.

Betaling, avbestilling og oppfølging av henvendelser

For tjenester der folk lett glemmer avtalen, kan forhåndsbetaling eller et kort som registreres ved booking redusere problemet. De vanligste løsningene i Norge har Vipps og kort integrert. Sjekk om beløpet kan refunderes eller flyttes automatisk, eller om du må gjøre det manuelt.

Skriv avbestillingsreglene tydelig der kunden booker, ikke bare i vilkårene nederst på siden. Et system som lar kunden flytte timen selv innenfor rammene du setter, sparer deg for mange telefoner. Sett også opp hva som skjer hvis kunden ikke møter, slik at det ikke blir en diskusjon hver gang.

Ikke alle som tar kontakt, booker med en gang. Noen spør om pris, andre lurer på om du har ledig en bestemt dag. Da er det nyttig at bookingsystemet og kundeoppfølgingen snakker sammen, slik at du ser hele historikken. Slik velger du riktig CRM-system for bedriften viser hva du bør kreve av en slik kobling.

En enkel rutine hjelper mer enn avansert automatisering: svar på henvendelser dere får, tilby to konkrete tidspunkt, og følg opp de som ikke har svart innen rimelig tid. Det kan gjøres med maler og påminnelser, uten at du må sitte i systemet daglig.

Slik tester du systemet før du bestemmer deg

Gjør flere testbestillinger selv, på mobil og på datamaskin. Prøv å booke utenfor åpningstid, booke samme tid to ganger, avbestille og endre en time. Be en kunde teste i tillegg, for du vet allerede hvor knappene ligger.

Test administrasjonsdelen like grundig: legg inn en fridag, endre varigheten på en tjeneste, og se hvor lang tid det tar. Sjekk om du kan eksportere kundelister og bookinger, og om leverandøren svarer på spørsmål i prøveperioden. Mange lar deg teste systemet før du binder deg, og det er nettopp i prøveperioden du skal stille de vanskelige spørsmålene.

Vanlige fallgruver er lange bindingstider, et design du ikke får endret, og mangel på dataport når du en dag vil bytte. Spør også om priser, gebyrer og eventuelle grenser direkte på leverandørens egen nettside, og merk deg at slike vilkår kan endres over tid.

Passer ikke systemet arbeidsflyten, blir det aldri enkelt, uansett hvor mange funksjoner det har. Vil du ha booking bygd inn i en nettside som er enkel å drifte, kan du se hva vi leverer på nettside for din bedrift, og book en demo hvis du vil se det i praksis.

Vanlige spørsmål

Hva koster et enkelt bookingsystem?

Prisene varierer mye, og modellene er ulike: fast månedspris, betaling per booking eller provisjon på betalinger. Sjekk prislisten på leverandørens egen nettside, og merk at priser, gebyrer og grenser kan endres. Regn også med tid til oppsett og eventuell betalingsløsning.

Kan jeg bruke bookingsystem uten å ha nettside?

Ja. Mange leverandører gir deg en egen bookingside med egen adresse som du kan dele i sosiale medier, i e-post eller via Google. Du kan senere legge booking inn i en nettside når du har den på plass.

Hva bør jeg sjekke når jeg sammenligner systemer?

At kunden kan booke uten konto, at du kan legge inn avvik og ferie raskt, at kalenderen synkroniseres med den du bruker, og at du får eksportert data hvis du vil bytte. Test selv på mobil før du bestemmer deg.

Hvordan får jeg kundene til å bruke bookingsystemet?

Legg bookingen tydelig på nettsiden, i Google-profilen og i e-postsignaturen, og svar på henvendelser med en lenke til ledige tider i stedet for å avtale på telefon. Bekreftelse og påminnelse automatisk reduserer også antallet som glemmer timen.