Bookingsystem for aktiviteter: slik får du flere bookinger

Start med friksjonen, ikke med funksjonslisten

De fleste aktivitetsbedrifter som vurderer bookingsystem, har ikke et systemsproblem. De har et friksjonsproblem. Spørsmål som må besvares manuelt før bestilling, priser som er uklare, kapasitet som holdes i hodet eller i et regneark, betaling som ikke kan spores, kundedata som blir liggende i innboksen, og oppfølging som aldri blir gjort. Skriv ned hvilke av disse som faktisk koster deg bookinger i dag.

Neste steg er å gjøre så mye som mulig av dette på nettsiden, før du bytter system. De spørsmålene du får på telefon hver uke, skal stå som tekst og i en FAQ på siden for den enkelte aktiviteten. Da slipper kunden å spørre, og du slipper å svare. Nettside for bedrift: den komplette guiden går gjennom hvordan du bygger en side som svarer før kunden tar kontakt.

Når listen er skrevet, faller kravene til bookingsystemet ut av seg selv. Du vet hvilke felt som må være med, hvilken informasjon kunden skal få automatisk, og hvilke data du må kunne ta ut til regnskap og oppfølging. Da blir samtalen med leverandøren konkret, og du unngår å betale for funksjoner du ikke kommer til å bruke.

Ressursstyring skiller et bookingsystem fra en kalender

En kajakktilbyder må vite hvor mange kajakker som er ledige. En RIB-operatør må vite hvilke båter og guider som er tilgjengelige til enhver tid. Et bookingsystem uten ressursstyring er i praksis bare en kalender, og da løser du ikke problemet du startet med. Spør derfor tidlig om systemet kan holde styr på utstyr, lokaler, kjøretøy og personer som separate ressurser.

Fallgruven er delt kapasitet. Hvis samme guide eller samme båt inngår i to ulike produkter, må systemet vite at en booking i det ene produktet blokkerer det andre. Sett også av tid til rigging, transport og vask mellom øktene. Det er bedre å selge litt færre plasser enn å måtte ringe en kunde og avlyse. For aktiviteter med faste tidsluker er logikken den samme som for tjenestebedrifter, og bookingsystem for frisør: slik får du flere timer viser hvordan tidsstyring håndteres i praksis.

Tenk gjennom reglene før du setter dem i systemet. Hvor mange gjester kan en guide ha ansvar for, hvilke aktiviteter krever to ansatte, og når må utstyret sjekkes? Reglene bør ligge i systemet som sperrer, ikke i hodet til den som tilfeldigvis tar telefonen.

Gruppebookinger krever et annet skjema enn enkeltturer

Mange aktivitetsbedrifter har en betydelig del av omsetningen fra grupper: bedriftsevent, skoleklasser, feiringer og grupper som booker store deler av kapasiteten på én gang. Disse passer sjelden inn i et standard online bestillingsskjema. Et godt system bør la deg sette sammen skreddersydde tilbud med egne priser, egne tidspunkt og flere aktiviteter i en pakke.

Lag ferdige maler for de gruppetypene du får oftest. Da kan du sende et tilbud i løpet av minutter i stedet for å bygge det fra bunnen hver gang. Registrer tilbudet i systemet, slik at kapasiteten holdes av og du ser hva som er sendt, hva som er akseptert, og hva som har gått tapt.

Den vanligste feilen er at gruppebookinger havner i e-post og bli liggende der. Da blokkerer de ikke kapasiteten i den vanlige bookingen, og du kan ende opp med å selge samme tidspunkt to ganger. Avtal også betalingsbetingelser, avbestillingsregler og antallsendringer skriftlig i tilbudet, ikke muntlig på telefon.

Betaling i samme flyt gir færre avbrutte bookinger

Når kunden må legge inn kortet på nytt eller vente på en faktura, faller en del fra. Et system som håndterer betaling i samme flyt, med Vipps, kort eller Klarna, gir færre manuelle steg for deg og kortere vei til en bekreftet booking. Bookingsystem med betaling: slik tar du betalt online går gjennom valgene du må ta.

Bestem på forhånd hvilke betalingsmåter du skal tilby. Full betaling ved booking passer for enkelthendelser og små beløp. Depositum kan være riktig for grupper og dyre aktiviteter. Betaling på stedet kan være nødvendig for kunder som ikke får betalt online, men krever at du har en rutine for å registrere oppgjøret etterpå, ellers mister du sporingen.

Sørg for at avbestillingsvilkårene står der kunden betaler, ikke bare i en e-post som kommer etterpå. Vilkårene bør også styre hva som skjer automatisk ved avbestilling, slik at du slipper å gjøre manuelle vurderinger i hvert enkelt tilfelle.

Slik får du booking inn på nettsiden

Booking skal være maks to klikk unna fra enhver side. Det betyr en tydelig knapp øverst, en egen bookingside, og en direkte lenke fra hver aktivitetsside, ikke et skjult menypunkt. Bookingsystem til hjemmeside: slik integrerer du booking viser forskjellen mellom innebygd løsning, lenke til ekstern bookingleverandør og egen bookingseksjon på siden.

Test alltid på mobil først. De fleste som booker en aktivitet, gjør det mens de er på farten. Sjekk at dato og antall plasser er enkelt å velge, at prisen er synlig før kunden begynner å fylle ut, og at bekreftelsen kommer fram uten at kunden må lete. Har du ingen god nettside i dag, er nettside for aktivitetsbedriften utgangspunktet du bør rydde først.

En vanlig feil er å ha to sannheter: en bookingkalender på nettsiden og en annen i den manuelle rutinen. Da oppstår dobbeltbookinger. Alt salg skal gå gjennom det samme systemet, også de bookingene du tar over telefon.

Følg opp, mål og bruk dataene du får

Et bookingsystem gir deg data du ikke hadde før. Se etter tre ting: hvilke aktiviteter som får mange henvendelser men få bookinger, hvor i bestillingsflyten folk stopper, og hvilke tidspunkt som står tomme. Det første peker på uklar informasjon eller pris, det andre på tekniske hindringer, og det tredje på hva du bør markedsføre og styre prisene etter.

Sett opp en fast oppfølging som går av seg selv. En bekreftelse med praktisk informasjon, en påminnelse før avreise, og en kort melding etterpå med spørsmål om ny booking. Kundedata bør havne der du faktisk jobber, ikke bare inne i bookingsystemet, slik at du kan bruke dem i markedsføringen senere.

Til slutt: velg system ut fra dine egne arbeidsflyter, ikke ut fra den lengste funksjonslisten. Blant norske leverandører som retter seg mot aktivitetsbedrifter finnes blant annet Cloud Booking, Bifrost Booking, Enkelbooking og BookSpot, og de skiller seg på ressursstyring, gruppetilbud og betaling. Be om en gjennomgang av ditt eget scenario, og sjekk at supporten kjenner bransjen din. Vil du se hvordan en nettside med booking kan se ut for din virksomhet, kan du book en demo her: /book-demo/.

Vanlige spørsmål

Hva er et bookingsystem for aktiviteter?

Det er en digital løsning der kundene selv bestiller aktiviteter, turer eller tidspunkt, og der systemet håndterer ledighet, betaling, bekreftelse og avbestilling i samme flyt. For aktivitetsbedrifter er forskjellen fra en enkel kalender at systemet også holder styr på utstyr, guider og gruppebookinger.

Trenger jeg bookingsystem når jeg bare har noen få turer i uken?

Ofte ja, men av en annen grunn enn volum. Et system gir deg oppdatert ledighet, skriftlige bekreftelser og oversikt over hvem som har betalt. Vurder om problemet ditt er antall bookinger eller antall manuelle steg per booking. Er det siste tilfellet, gir systemet verdi selv ved lavt volum.

Hvordan unngår jeg dobbeltbookinger?

La alt salg gå gjennom samme system, også bookinger du tar over telefon eller e-post. Krev at systemet sperrer delte ressurser som guider, båter og utstyr på tvers av produkter, og legg inn tid til rigging og vask mellom øktene.

Kan kundene betale med Vipps i bookingsystemet?

Flere norske bookingsystemer tilbyr Vipps, kort og Klarna direkte i bestillingsflyten. Sjekk hvilke betalingsmåter leverandøren din støtter, og avklar vilkår og kostnader med leverandøren, siden dette kan endres.

Hvordan får jeg bookingsystemet inn på nettsiden jeg har?

Du kan som regel velge mellom innebygd booking direkte på siden, en egen bookingside hos leverandøren, eller en kombinasjon. Det viktigste er at knappen er synlig på hver aktivitetsside og fungerer godt på mobil.