Bookingsystem for hotell og overnatting: slik velger du riktig løsning

Hva et bookingsystem for hotell faktisk gjør

Et bookingsystem består av to deler som løser hver sin oppgave. Bookingmotoren er det gjesten møter: kalender, romvalg, pris og betaling. Driftssystemet, ofte kalt PMS, er det du og resepsjonen jobber i: romkart, ankomster, priser og oppgjør. Når begge deler leser samme lagerbeholdning, kan ikke samme rom selges to ganger, og du slipper å rette opp i etterkant.

Den andre halvdelen er kanalene. Selger du også gjennom Booking.com, Expedia eller andre, må kalenderen oppdateres i sanntid begge veier. EasyNetBooking beskriver seg som et skybasert system for små og mellomstore overnattingssteder, med online booking og online resepsjon, tilgjengelig på flere språk og integrert med blant annet Booking.com og Expedia. Det er denne koblingen, ikke kalenderen alene, som avgjør hvor mye manuelt arbeid du faktisk sparer.

Er du tidlig i planleggingen, er Nettside for bedrift: den komplette guiden et godt sted å begynne. Systemvalget henger tett sammen med hvordan nettsiden bygges, og hvilke sider som må være på plass før bookingmotoren kan publiseres.

Bookingmotor, PMS eller alt-i-ett

Den enkleste varianten er en bookingmotor du legger inn på nettsiden. BookVisit beskriver en løsning der gjesten bestiller i en kalender med romvalg og sikker betaling, uten å forlate nettstedet ditt. Det passer når resepsjonen er liten, når du har få romtyper, og når bookingvolumet er oversiktlig nok til å håndteres ved siden av annen drift.

Neste nivå er PMS for uavhengige overnattingssteder. Sirvoy retter seg mot hoteller, vandrerhjem, B&B, gjestehus, glamping og ferieboligutleie, og kombinerer driftssystem med en bookingmotor du kan legge på nettsiden eller i sosiale medier. Her får du romkart og oppgjør i samme verktøy som gjesten bestiller i.

Det tyngste nivået er alt-i-ett. Techotel selger Picasso Digital til alt fra en liten bed and breakfast til en større kjede, og Caspeco retter seg mot hoteller, restauranter og aktivitetssentre. Har du servering eller konferanseavdeling i tillegg til rom, kan det være verdt å se på bookingsystem for restaurant for å forstå hva bordbestilling krever, slik at du vet om du trenger ett system eller to som snakker sammen. Romis og Visbook løser flere av de samme oppgavene for overnatting og utleie, og Visbook trekker fram pakketilbud og kapasitetsoversikt på tvers av avdelinger.

Mer funksjonalitet betyr mer oppsett. Et system som skal dekke rom, restaurant og konferanse, krever at noen internt eier oppsettet og vedlikeholder priser og pakker. Er du alene om driften, er det bedre å velge et smalere system som faktisk blir brukt hver dag.

Slik velger du: fire steg før du ber om tilbud

Første steg er å telle. Hvor mange bookinger kommer inn på telefon og e-post i løpet av en uke, og hvem svarer på dem? Det tallet avgjør hvor mye tid systemet skal spare deg for, og gjør det lettere å vurdere om en bookingmotor er nok.

Andre steg er å skrive ned hvilke systemer som må snakke sammen. Typisk er det regnskap, kortterminal, låssystem, restaurantkasse og kanalene du selger gjennom. Ta med dette i henvendelsen til leverandøren, slik at du får svar på integrasjonene som faktisk betyr noe for deg, ikke en generell funksjonsliste.

Tredje steg er å teste bookingflyten selv, på mobil. Bestill et rom, velg datoer som er utsolgt, legg inn feil kortinformasjon og se hva som skjer. Sjekk at bekreftelsen kommer med en gang, og at avbestillingsreglene står der gjesten ser dem, ikke bare i vilkårene nederst.

Fjerde steg er å be om skriftlig tilbud på ditt volum: antall rom, antall brukere, antall kanaler og hvilke betalingsmåter du trenger. Spør konkret om opplæring, support, migrering av eksisterende bookinger og hva som skjer med prisen når du legger til en kanal eller en avdeling. Priser og vilkår varierer mellom leverandører og kan endres, så sammenlign det som står på leverandørens egen nettside og i tilbudet du får tilsendt.

Kanaler, provisjon og direktebooking

Kanalene gir synlighet, men koster provisjon på hver booking. Regnestykket blir sjelden bedre av å fjerne kanalene helt. For de fleste små og mellomstore overnattingssteder er poenget å få flere gjester til å bestille direkte neste gang, ikke å kutte kanalene.

Sirvoy oppgir på sine egne sider at direktebookinger via deres bookingmotor er uten OTA-provisjon. Vilkår og priser kan endres, så kontroller detaljene hos leverandøren før du regner på det. Poenget er prinsippet: en booking som kommer inn via din egen nettside, har en annen kostnad enn en booking som kommer via en kanal.

Sørg for at prisene er like i alle kanaler. Ulike priser skaper misnøye hos gjesten som finner rommet billigere et annet sted, og det gir deg merarbeid med å forklare. Legg heller inn godene i den direkte kanalen, som frokost, sen utsjekk eller en pakke, slik at det er tydelig hvorfor gjesten bør bestille hos deg.

Nettsiden må tåle bookingflyten

Bookingmotoren er bare så god som siden rundt den. Gjesten trenger bilder av det konkrete rommet, tydelig pris med hva som er inkludert, avbestillingsregler og en bekreftelse som kommer umiddelbart. Mangler noe av dette, hjelper det lite at kalenderen er teknisk i orden.

Velg plattform med tanke på hvordan bookingmotoren skal legges inn. Noen leverandører gir deg et script eller en plugin, andre vil at siden skal bygges på en bestemt plattform. Står valget mellom de to store, gir Wix vs WordPress: hvilken bør du velge? en ryddig gjennomgang av forskjellene som betyr noe i praksis.

En nettside for overnatting bør bygges med bookingflyten som utgangspunkt, ikke som noe som henges på til slutt. Det betyr at romsidene, prisene og vilkårene er skrevet først, og at bookingmotoren plasseres der gjesten naturlig leter etter den.

De vanligste feilene er like kjedelige hver gang: bookingmotoren åpner i et nytt vindu, skjemaet fungerer dårlig på mobil, eller gjesten får ingen bekreftelse og ringer for å høre om bookingen gikk gjennom. Test hele løpet selv, på en telefon, før du setter det i drift.

Vanlige fallgruver og neste steg

Den største fallgruven er å velge etter pris alene. Et billig system som ingen lærer seg, koster mer i manuelt arbeid enn det du sparer. Den nest største er å glemme opplæring og rutiner, slik at resepsjonen fortsetter å føre bookinger i et regneark ved siden av.

Driver du med flere typer utleie, må systemet håndtere både rom og enheter. Se bookingsystem for hytte, camping og utleie hvis du leier ut hytter, campingplasser eller leiligheter ved siden av hotellrommene, for kravene er ikke helt de samme.

Til slutt: skriv ned hva du vil oppnå før du ber om tilbud. Færre telefoner i resepsjonen, færre dobbeltbookinger, eller mer salg direkte på nettsiden. Da blir det også lettere å vurdere om systemet leverer det du faktisk trenger. Vil du se hvordan nettsiden og bookingflyten kan henge sammen i praksis, kan du book en demo hos Nettsaga.

Vanlige spørsmål

Hva er forskjellen på en bookingmotor og et PMS?

Bookingmotoren er det gjesten ser på nettsiden: datoer, rom, pris og betaling. PMS er driftssystemet du jobber i, med romkart, ankomster og oppgjør. Mange leverandører selger begge deler samlet, og det er da de deler samme lagerbeholdning.

Kan jeg bruke bookingsystem på nettsiden jeg allerede har?

Ofte ja, men det avhenger av hvordan siden er bygget og hvilken integrasjon leverandøren tilbyr. Noen gir deg et script eller en plugin, andre krever en bestemt plattform. Spør leverandøren om dette før du bestiller, og test på mobil.

Hva koster et bookingsystem for hotell?

Prisen varierer med antall rom, brukere, kanaler og hvor mye som skal integreres, så det finnes ikke ett svar. Be om skriftlig tilbud på ditt volum, og spør hva som er inkludert av opplæring, support og migrering. Priser og vilkår kan endres, så sjekk leverandørens egne sider.

Bør jeg slutte å bruke Booking.com når jeg får eget bookingsystem?

Sjelden. Kanalene gir synlighet til nye gjester, mens målet med eget system er at flere bestiller direkte neste gang. Hold prisene like i alle kanaler, og legg godene i den direkte kanalen i stedet.

Passer samme system for hotell og for hytteutleie?

Noen systemer dekker begge, andre er spesialisert. Leier du ut både rom og hytter eller camping, må du sjekke at systemet håndterer begge enhetstypene og at kalenderen oppdateres likt i alle kanaler.