Bookingsystem med betaling: slik tar du betalt online

Hva forhåndsbetaling løser, og hva den ikke løser

Den vanligste grunnen til at små bedrifter ser på bookingsystem med betaling, er tapte inntekter på sene avbestillinger og kunder som ikke kommer. Når betalingen er en del av bookingen, blir terskelen for å utebli en annen. Samtidig får du en jevnere pengestrøm enn en haug med fakturaer som skal følges opp i etterkant.

Det finnes tre hovedmodeller. Full betaling ved booking, depositum ved booking med resten senere, eller betaling på stedet med kasse eller terminal. Full betaling passer for tjenester der en ubesatt time er vanskelig å fylle, som konsultasjoner og enkeltbehandlinger. Depositum fungerer ofte bedre på større oppdrag. Betaling på stedet passer der kunden uansett står foran deg, som i en salong.

Det et bookingsystem ikke løser, er rot i tjenestekatalogen. Har du tre varianter av samme behandling med ulik varighet og pris, blir både kalender og regnskap vanskelig å lese. Rydd i tjenestene først, så i betalingsflyten.

Mye av grunnarbeidet er det samme som for en vanlig bedriftsnettside. Se nettside for bedrift: den komplette guiden hvis du vil ha rekkefølgen fra innhold til teknisk oppsett.

Betalingsmåtene kundene faktisk bruker

Vipps og kort dekker de fleste forbrukerkunder i Norge, og de fleste bookingsystemer støtter begge. Faktura er aktuelt mot bedriftskunder, men krever at du har kontroll på kreditt og oppfølging. Noen systemer tilbyr også delbetaling eller kreditt i kassen, som kan være nyttig i salong og behandling.

Sjekk to ting før du velger leverandør. At betalingsdelen er levert av et betalingsforetak med konsesjon fra Finanstilsynet, og at utbetalingene kommer samlet med en rapport du kan bruke som bilag i regnskapet. Uten det blir gevinsten spist opp av manuell avstemming hver måned.

Selger du til bedrifter, må du avklare om kunden forventer faktura med EHF. Da bør du forstå hvordan EHF-betaling og EHF-transaksjon fungerer før du låser deg til en løsning som ikke støtter det.

Priser og gebyrer varierer mellom leverandører og kan endres. Sjekk leverandørens egen nettside for gjeldende satser i stedet for å sammenligne ut fra andres omtale.

Slik setter du opp bookingen steg for steg

Start med tjenestene, ikke med designet. Legg inn hver tjeneste med varighet, pris og eventuell forberedelsestid, og legg inn pauser og reisetid der det er relevant. Da blir kalenderen realistisk fra første dag.

Bestem når pengene skal inn, og skriv avbestillingsreglene i klartekst i bookingflyten. Kunden skal se reglene før betaling. Uklare regler er den vanligste kilden til konflikt i etterkant.

Koble bookingen til nettsiden slik at kunden blir i samme miljø, enten med en innebygd kalender eller en bookingknapp som peker til en side i samme profil. Fremgangsmåten er beskrevet i bookingsystem til hjemmeside.

Sett opp bekreftelse og påminnelse på SMS eller e-post, og test hele løpet selv med en reell betaling. Sjekk at kvitteringen er riktig, at timen havner i kalenderen du bruker til daglig, og at beløpet dukker opp i rapporten du gir til regnskapsfører.

Fallgruver som koster tid og penger

Dobbeltbooking er den klassiske. Hvis systemets kalender ikke er synkronisert med kalenderen du faktisk jobber i, kan to kunder få samme tid. Sjekk at synkronisering mot for eksempel Microsoft eller Google er på plass før du slipper kundene til.

Booking i ett system og administrasjon i et annet gir deg forhåndsbetaling som et ekstra steg, ikke mindre arbeid. Målet er at booking, kundedata, betaling og oppfølging ligger på ett sted. Mange oppdager først etter noen måneder at de fortsatt fører lister manuelt ved siden av.

Ingen plan for flytting og refusjon. Bestem på forhånd hvordan du håndterer sykdom, vær og utsatte timer, skriv det inn i vilkårene og hold det likt hver gang.

Glemt distribusjon. Et bookingsystem selger ingenting av seg selv. Lenken til booking må ligge i Google-profilen, i e-postsignaturen og i innleggene du publiserer. En enkel plan for det finner du i digital markedsføringsstrategi.

Ulike bransjer, samme grunnstruktur

Frisør og behandling. Her henger kasse og timebok tett sammen, og påminnelser på SMS betyr ofte mer for fremmøtet enn selve betalingsmåten. Oppsettet er beskrevet i bookingsystem for frisør.

Aktiviteter og kurs. Her er det kapasitet per økt, venteliste og betaling per deltaker som avgjør. Bookingsystem for aktiviteter går gjennom hvordan du håndterer grupper og påmelding.

Utleie. Du selger tid på en gjenstand, ikke en time med en person. Det krever priser per time, dag eller sesong, gjerne depositum, og en plan for nøkkel eller adgang. Noen systemer kombinerer betaling med adgangskode på SMS, slik at utleien går uten manuell utlevering.

Uansett bransje gjelder det samme: kalender, betaling og oppfølging skal henge sammen i én flyt. Skal du først bygge en nettside med booking, kan det være nyttig å se hva som er mulig uten å sette sammen alt selv. Nettsaga lager nettsider med booking og betaling for små bedrifter, og du kan se tjenesten på nettside for bedrift eller book en demo.

Vanlige spørsmål

Hva er et bookingsystem med betaling?

Det er en tjeneste der kunden velger ledig tid og betaler i samme flyt, ofte med Vipps eller kort. Systemet oppdaterer kalenderen, sender bekreftelse og samler betalingene slik at du slipper manuell fakturering.

Kan kundene betale med Vipps?

De fleste norske bookingsystemer støtter Vipps, og mange også kort, faktura og kreditt i kassen. Sjekk hvilke metoder som er inkludert hos den enkelte leverandør før du velger.

Koster det noe å ta imot betaling i et bookingsystem?

Priser og gebyrer varierer mellom leverandører og kan endres. Sjekk leverandørens egen nettside for gjeldende vilkår, og spør om hva som ligger i prisen for oppsett og oppfølging.

Trenger jeg egen nettside for å ta imot bookinger?

Du kan ofte bruke en delt bookingside alene, men langsiktig er bookingen sterkere når den ligger på din egen nettside med samme navn og profil. Da slipper kunden å forholde seg til et ukjent domene.

Hvordan unngår jeg at kunder ikke dukker opp?

Kombiner forhåndsbetaling eller depositum med påminnelse på SMS eller e-post, og ha tydelige avbestillingsregler som vises før kunden betaler. Regler som håndheves likt hver gang, fungerer bedre enn regler som bare står i vilkårene.