Enkelt kassasystem: slik velger du den enkleste løsningen

Start med hva du selger og hvor du selger det

Et enkelt kassasystem betyr noe ulikt for en frisørsalong, en håndverker og en nettbutikk. Før du sammenligner leverandører, skriv ned de fem vanligste transaksjonene du gjør i løpet av en uke. Det er de transaksjonene systemet skal gjøre raske.

Selger du i fast lokale, må kassen håndtere varelinjer, retur og byttelapp, og gi et dagsoppgjør du stoler på. Mystore POS nevner for eksempel byttelapp som scannes i kassen ved retur, og kassen kan suppleres med skanner, kassaskuff og kvitteringsskriver.

Reiser du til kunder, trenger du kanskje ikke kasseskjerm i det hele tatt. Da er det kortbetaling i felt og en faktura som går ut etterpå som skal være enkel. To ulike behov krever to ulike løsninger.

Spørsmålene som avgjør hvor enkelt det blir i praksis

Hvor mange trykk tar det fra vare til ferdig betaling? Tell dem. Et system med mange funksjoner er ikke enkelt hvis hver kaffekopp krever fire trykk og et valg av mva-kode.

Kan en ny ansatt ta en vanlig lørdagsvakt etter én opplæringsøkt? Be om å teste selv, med din egen vareliste og ikke med demodata. Noter hvert sted du må stoppe og tenke, for det er der enkelheten forsvinner.

Hva skjer når nettet forsvinner en halvtime? Spør konkret om hvordan salg håndteres uten nett, og hvordan det kommer inn i rapporten etterpå. Flere leverandører oppgir at løsningen er godkjent eller produkterklært etter norsk kassasystemlovgivning. Be om bekreftelsen skriftlig, tilpasset din virksomhet.

App, nettbrett eller egen kortterminal

Mange av de enkleste løsningene er apper på telefon eller nettbrett. Zettle beskriver kassasystemappen sin slik at du administrerer produkter og salg fra smarttelefon eller nettbrett. Det gir lav terskel, men stiller krav til at enheten er dedikert til kassen. Se Kassasystem som app, for Android og PC: hva passer deg?.

Skal du ta kort, må du velge mellom integrert betaling og separat terminal. Integrert gir færre steg i hverdagen, men binder deg oftere til én betalingsleverandør. Separat terminal er mer fleksibel, men gir en ekstra enhet og flere trykk. Se Komplett kassasystem med kortterminal: hva bør du velge?.

Yabie beskriver en skybasert kasse for butikk, kafé og salong, med kobling mot Fortnox og Visma. Susoft og Mystore POS løfter fram nettbrett som et kostnadseffektivt alternativ for små bedrifter. Felles for dem er at enkelheten kommer av at du bruker få funksjoner godt.

Integrasjoner som sparer deg for etterarbeid

Enkelt i kassen kan bli tungt på kontoret hvis salg, lager og regnskap må tastes to ganger. Sjekk at kassen kan sende data til regnskapsprogrammet du faktisk bruker, og at lager oppdateres i sanntid hvis du selger samme vare i butikk og nettbutikk. Cash IT og SUSOFT beskriver begge slik sanntidsflyt.

Har du salong, klinikk eller verksted, er koblingen mellom timebok og kasse ofte den viktigste. Da slipper du å lete etter hvilken avtale en betaling hører til. Start med Booking og kassasystem: slik får du en helhetlig løsning.

Se på totalkostnaden, ikke bare månedsprisen

Månedsprisen er bare én del. Regn med maskinvare, terminal, opplæring og timene du bruker på oppgjør og etterarbeid. Et system som koster litt mer, men fjerner en manuell rutine hver dag, kan være det billigste for deg.

Priser, gebyrer og vilkår endres, og de skal hentes fra leverandørens egen nettside før du bestemmer deg. Mystore oppgir at POS er inkludert for kunder av Mystore, mens andre har en månedspris som øker med funksjoner eller brukere. Sammenlign like forutsetninger. Vurder også Nytt kassasystem eller leie? Slik bør du vurdere.

Test kassen før du bestemmer deg

Lag en testliste med det du faktisk gjør: vanlig salg, salg med rabatt, retur, delbetaling, oppgjør ved dagens slutt og en eksport til regnskap. Be om å prøve med dine egne varer før du signerer.

Spør også om hva som skjer hvis du vil ut. Hvor lang er oppsigelsestiden, hvem eier dataene, og kan du ta ut salgsrapportene i et format du får åpnet senere? Kjedelige spørsmål nå, avgjørende senere.

Velg til slutt den løsningen du kan forklare en ny ansatt raskt. Klarer du ikke det, er den ikke enkel, uansett funksjonsliste. Vil du ha en gjennomgang av hva som passer driften din, kan du book en demo med Nettsaga, som også har en tjeneste for betalingsløsninger i små bedrifter.

Vanlige spørsmål

Hva er et enkelt kassasystem?

Det er et system der de vanligste transaksjonene dine går raskt, og der rapport og oppgjør er klart uten manuell etterføring. Funksjonslisten er mindre viktig enn hvor mange steg en vanlig handel tar.

Kan jeg bruke mobil eller nettbrett som kasse?

Ja, flere leverandører tilbyr kassasystem som app på telefon eller nettbrett, blant annet Zettle og Mystore POS. Sjekk at enheten kan stå i kassen hele dagen, og at du får koblet til kvitteringsskriver og betalingsterminal hvis du trenger det.

Må kassasystemet være godkjent etter kasseloven?

Flere leverandører oppgir at løsningen er godkjent eller produkterklært etter norsk kassasystemlovgivning. Be leverandøren bekrefte skriftlig at dette gjelder din type virksomhet og ditt oppsett, og ta spørsmålet med regnskapsføreren din.

Hva koster et enkelt kassasystem?

Det varierer med maskinvare, terminal, antall brukere og hvilke integrasjoner du trenger. Konkrete priser skal hentes fra leverandørens egen nettside, og de kan endres. Regn også med tiden du sparer eller bruker på oppgjør og etterarbeid.

Trenger jeg egen kortterminal?

Ikke nødvendigvis. Noen løsninger har integrert betaling i kassen, andre bruker en separat terminal, og enkelte tar betalt via Vipps på nettbrett. Velg etter hvordan kundene dine betaler og hvor mange steg du vil ha i kassen.