Komplett kassasystem med kortterminal: hva bør du velge?

Hva et komplett kassasystem med kortterminal består av

Et kassasystem består i praksis av tre deler: programvaren som registrerer salget, betalingsenheten som leser kortet, og flyten for kvittering, oppgjør og bokføring. Når delene er bygget inn i samme enhet, kalles det ofte alt-i-ett, altså kassaregister og kortleser i én terminal. Da kan du skanne varer direkte med terminalen i stedet for å kjøpe egen strekkodeleser. Vi har samlet hele bildet i guiden om betalingsløsninger og faktura for bedrifter.

Moderne terminaler tar imot kontaktløs betaling med NFC, chip, magnetstripe og mobilbetaling som Apple Pay og Google Pay. For en håndverker som av og til tar kort på stedet, og for en salong som tar betalt etter behandlingen, er logikken den samme: betalingen skal skje der jobben gjøres, ikke ved en fast disk et annet sted.

Noen leverandører legger hele kassa og kortterminalen i en app på telefon eller nettbrett. Det gir lav terskel og lite utstyr, men stiller krav til at enheten er ladet, oppdatert og sikret. Vi har sammenlignet kassasystem som app for Android og PC hvis det er aktuelt for deg.

Alt-i-ett eller separat kortterminal

Det tradisjonelle oppsettet er et kassasystem og en kortterminal som to enheter som kommuniserer med hverandre. Det fungerer, men gir to avtaler, to supportnumre og to steder å feilsøke når noe stopper. En alt-i-ett-løsning fjerner det meste av denne koblingen: beløpet går rett fra kassa til terminalen, og oppgjøret havner på samme plass.

Separat terminal kan likevel være riktig. Har du et kassasystem du er fornøyd med, og bare mangler en terminal som kan flyttes til bordet eller ut i verkstedet, er det rimeligere å bytte terminalen enn hele systemet. Sjekk da at integrasjonen faktisk overfører beløpet automatisk, og at bilagene havner riktig i regnskapet.

Uansett valg bør du spørre om driftssikkerhet: hva skjer hvis nettet faller ut, finnes det SIM-kort med 4G som backup, og kan du ta imot kontant med kasseskuff og bongskriver? Leverandører som selger alt-i-ett fremhever ofte at både WiFi og 4G er innebygd, nettopp fordi et avbrudd i betalingen koster mer enn utstyret.

Tre avklaringer før du bestemmer deg

Start med hvordan du faktisk selger, ikke med hva systemet kan. Selger du over disk, ved bordet, ute hos kunde eller på marked? Hvor mange ansatte skal bruke kassa? Antall brukere og hvor enheten skal stå avgjør om du trenger én fast terminal eller flere mobile.

Deretter betalingsmåtene. Kort og kontaktløst er grunnmuren, men sjekk også mobilbetaling og gaverkort, og hvordan kontant håndteres hvis du tar imot det. Ser du for deg nettsalg i tillegg, bør betalingsløsningen der snakke med resten, slik at du ikke fører samme salg to ganger. Vi har skrevet eget om betalingsløsning for nettside.

Tredje avklaring er bokføring og vekst. Spør hvilke regnskapsprogram systemet er koblet mot, og hvordan dagsoppgjør og bilag overføres. Leverandører retter seg typisk mot små bedrifter som bruker Tripletex, Fiken eller Visma eAccounting, og poenget er at du skal slippe å taste inn salget manuelt. Driver du salong eller verksted, sparer en helhetlig løsning for booking og kassasystem deg for dobbeltføring.

Hva ligger i prisen, og hva kommer i tillegg

Kassasystem med kortterminal selges i to hovedmodeller: fast månedspris der hårdvare, kassalisens og support er inkludert, eller kjøp av utstyr pluss løpende lisens. Månedsmodellen er enklest å budsjettere, men du eier sjelden utstyret selv. Kjøpsmodellen gir lavere kostnad over tid hvis du beholder systemet lenge, men du bærer risikoen for feil og aldrende utstyr. Prisene varierer og kan endres, så sjekk alltid leverandørens egen nettside for gjeldende vilkår.

Transaksjonsgebyret på kort er ofte den største løpende posten, og den er lett å overse når man sammenligner én månedspris mot en annen. Spør om gebyret er en fast sum per transaksjon eller en andel av beløpet, hvem som er avtalepartner for kortinnløsningen, og om satsen er lik for alle korttyper. Ikke sammenlign to tilbud før du har dette tallet på bordet.

Så kommer tilleggene. Kasseskuff og bongskriver er egne kjøp hos flere leverandører, og ekstra terminaler, ekstra brukere, opplæring og integrasjoner kan koste ekstra. Les også avtalelengde og oppsigelsestid. Et system som er rimelig per måned, men binder deg i flere år, er dyrere å komme ut av enn det ser ut som. Legg sammen månedspris, gebyr ut fra ditt eget volum og engangsutstyr over den perioden du realistisk beholder løsningen.

Vanlige fallgruver

Den vanligste er dobbelt abonnement. Mange betaler for et kassasystem og i tillegg leie for en separat kortterminal, uten at de to er integrert. Da betaler du for funksjonalitet du kunne hatt i én avtale, og du får to systemer å forholde deg til.

Den andre er å glemme hvordan betalingen skal fungere når nettet svikter. På et marked, i et kjellerlokale eller i en travel luke er mobilnettet ikke alltid stabilt. Spør konkret om terminalen kan ta imot betaling uten nett, og hvordan slike transaksjoner gjøres opp etterpå. Bruker du litt tid på kravene til kassasystem for små bedrifter på forhånd, blir denne samtalen enklere.

Den tredje er å undervurdere opplæring og rutiner. Et kassasystem er også et regnskapssystem. Hvem stenger kassa, hvem tar dagsoppgjør, og hvordan håndteres returer og avvik? Skriv det ned før første travle dag, ikke etter. Pass også på at leverandøren kan dokumentere at systemet oppfyller kravene som stilles til kassasystemer i Norge, og at du får med deg historikk og varelager hvis du en gang bytter. Trenger du hjelp til å sette sammen kasse, betaling og faktura til én flyt, kan du booke en demo med Nettsaga, eller se våre betalingsløsninger.

Vanlige spørsmål

Hva er forskjellen på et kassasystem og en kortterminal?

Kassasystemet registrerer varen, lager kvittering og fører salget videre til regnskapet. Kortterminalen leser betalingen. I et komplett kassasystem med kortterminal er begge deler samlet i én enhet eller tett integrert, slik at beløpet overføres automatisk.

Kan jeg bruke mobilen som kortterminal?

Ja, flere leverandører tilbyr kassasystem og kortterminal som app på telefon eller nettbrett. Det krever lite utstyr, men du bør sjekke at enheten er sikret, at den kan oppdateres, og at du får kvittering og dagsoppgjør på en ryddig måte.

Hva koster et kassasystem med kortterminal?

Leverandørene bruker ulike modeller, noen med fast månedspris der hårdvare, lisens og support inngår, andre med kjøp av utstyr pluss løpende lisens. I tillegg kommer transaksjonsgebyr på kort. Prisene endres, så hent gjeldende tall fra leverandørens egen nettside før du sammenligner.

Fungerer kassasystemet uten internett?

Det varierer. Noen terminaler kan ta imot betaling uten nett og gjøre opp transaksjonene senere, andre stopper. Spør leverandøren om offline-modus og om det finnes SIM-kort med 4G som backup, særlig hvis du selger på markeder eller hos kunder.

Trenger jeg kassasystem hvis jeg bare tar noen kort i uken?

Har du sporadisk kortbetaling, kan en enkel terminal være nok. Så snart du fører salg, lager og oppgjør som skal bokføres, er det som regel enklere med ett system som samler kasse og betaling, slik at du slipper å føre det samme to ganger.