Kassasystem for små bedrifter: krav, gratis og POS

Hva et kassasystem for små bedrifter må gjøre

Et kassasystem er programvaren som registrerer salget, tar imot betaling og samler dataene du trenger for å gjøre opp og følge med. For en liten bedrift er det tre oppgaver som teller: riktig salgsregistrering, rask betaling og en rapport du forstår uten å ringe regnskapsfører. Vil du se hvordan kassen henger sammen med resten av betalingsflyten, er betalingsløsninger og faktura for bedrifter: komplett guide et godt sted å starte.

Konkret bør systemet håndtere både varer og tjenester, gi kvittering digitalt eller på papir, regne moms riktig og lage dagsoppgjør. Lagerstyring er nyttig hvis du selger fysiske varer, men blir overhead hvis du bare selger timer. Se på hva du gjør manuelt i dag, i regneark eller på papir. Det er som regel der det reelle behovet ligger.

Velg etter bransje, ikke etter funksjonsliste, og se hvordan kravene skiller seg mellom kafé, salong, kiosk, kantine og detaljhandel. En håndverker trenger faktura og betalingspåminnelse mer enn en kassaskuff. En salong trenger timebok og kasse i samme system. En nettbutikk trenger lager og ordrer som snakker med kassen. Ett system som dekker kjerneflyten slår tre systemer som ikke snakker sammen.

Godkjent kassasystem: kravene fra Skatteetaten

Mange virksomheter må bruke et godkjent kassasystem, men ikke alle. Zettle skriver på sine egne sider at de fleste bedrifter med årlig omsetning over 50 000 kroner må bruke godkjente kassasystemer, og at reglene kan endres. Kontroller alltid din egen situasjon hos Skatteetaten. Kassasystem: krav, unntak og regler fra Skatteetaten går gjennom hvordan du leser unntakene.

Godkjenning betyr i praksis at systemet oppfyller kravene til registrering og oppbevaring av salgsdata. Et digitalt kassasystem lagrer salgsdata automatisk og gjør dem tilgjengelige ved revisjon. For deg betyr det at du må bruke systemet som tenkt: registrere salget i kassen, ikke på et ark ved siden av, og ta dagsoppgjør.

Fallgruvene er de samme hver gang. Salg som føres utenom kassen, kvitteringer som ikke lagres, og en kontantbeholdning som aldri avstemmes. Det er sjelden systemet som svikter, det er rutinen rundt. Skriv ned hvem som gjør opp, når og hvordan, før du tar i bruk noe nytt.

Gratis kassasystem: hva du får og hvor det stopper

Det finnes gratis kassasystem og svært rimelige varianter. Spørsmålet er hva du betaler med. Ofte er programvaren gratis fordi du betaler per transaksjon, eller fordi sentrale funksjoner er låst til et dyrere abonnement.

Sjekk hva som faktisk er med: antall brukere, rapport som viser dagsoppgjør og moms, lager, integrasjon mot kortterminal, og om dataene kan eksporteres ut. Support er også en kostnad. Den dukker gjerne opp først når noe er galt, på en lørdag.

Gratis kan være riktig i starten, ved sesongsalg eller mens du tester en idé. Det blir feil når du må lime sammen flere systemer, eller når du mangler dokumentasjon ved en henvendelse fra myndighetene. Regn på tiden du bruker, ikke bare på månedsprisen.

POS, kassasystem app og komplett løsning

POS står for point of sale, altså salgspunkt. Et POS kassasystem er stedet der salget skjer: i butikken, i verkstedet, i salongen eller på telefonen. I praksis brukes POS og kassasystem ofte om hverandre.

Du velger i hovedsak mellom tre former. App på nettbrett eller telefon, som er rimeligst og raskest å komme i gang med. PC-basert løsning med skanner og skriver. Eller komplett kassasystem med kortterminal, skuff og skriver der alt er ferdig integrert. Kassasystem som app, for Android og PC: hva passer deg? sammenligner de to første, og komplett kassasystem med kortterminal: hva bør du velge? tar for seg den siste.

Betaling er en egen beslutning. Kort, kontant, Vipps eller Swish avhenger av kundene dine og hvor du holder til. Swish og Vipps: forskjeller for norske bedrifter går gjennom hva som skiller dem i praksis.

Har du timer eller bord, bør kassen snakke med bookingen. Da slipper du dobbeltføring, og du ser hva som er betalt og hva som fortsatt står åpent. Booking og kassasystem: slik får du en helhetlig løsning viser hva du bør kreve av en slik løsning.

Slik velger du: sjekkliste før du bestiller

Skriv ned salgskanalene dine, hvor mange som skal bruke kassen, og hvilke betalingsmåter du må ta imot. Det gir en kort kravliste du kan måle tilbudene mot.

Test systemet med egne varer og tjenester, ikke med demosalg. Spør om bindingstid, hvem som svarer på support, hvordan data eksporteres ut, og hva som skjer med historikken hvis du bytter leverandør. Be om å se dagsoppgjør og momsrapport før du signerer.

De vanligste feilene er å hoppe over opplæring, å beholde det gamle systemet ved siden av, og å glemme avstemming mot bank. Ta en gjennomgang etter første uke, rett opp varer som er ført feil, og avtal hvem som tar oppgjør.

Nettsaga jobber med betalingsløsninger som henger sammen med nettsiden, faktura og oppfølging. Vil du se hvordan det ser ut for din bedrift, kan du booke en demo.

Vanlige spørsmål

Må alle små bedrifter ha kassasystem?

Nei, det avhenger av omsetning og hva du selger. Sjekk din egen situasjon hos Skatteetaten før du kjøper noe.

Finnes det gratis kassasystem som er godkjent?

Det finnes gratis og rimelige løsninger, men godkjenning og funksjoner varierer. Kontroller at leverandøren tydelig sier at systemet oppfyller kravene, og regn med at du betaler per transaksjon.

Hva er forskjellen på POS og kassasystem?

POS betyr salgspunkt og viser til stedet og programvaren der salget skjer. Kassasystem brukes ofte om hele løsningen, inkludert maskinvaren.

Kan jeg bruke nettbrett som kassasystem?

Ja, mange små bedrifter gjør det. Du trenger en løsning som er godkjent der det kreves, og utstyr som skanner, skriver eller kortterminal hvis du trenger det.

Hva bør jeg sjekke før jeg bytter kassasystem?

Dataeksport, opplæring, bindingstid og avstemming mot bank. Test dagsoppgjør og momsrapport før du signerer.