Kassasystemforskriften: krav, unntak og regler fra Skatteetaten

Dette regulerer kassasystemforskriften

Kassasystemforskriften er fastsatt av Finansdepartementet 18. desember 2015 med hjemmel i kassasystemloven, som mange også omtaler som lov om krav til kassasystem. Den er ikke en generell veiledning, men en forskrift med paragrafer om hva systemet skal kunne, hvordan salg registreres, og hvilke opplysninger som skal kunne hentes ut i ettertid.

Kapittel 2 i forskriften handler om krav til kassasystemet og om systemskildringen. Der ligger bestemmelser om elektronisk journal, om hvilke funksjoner som ikke er tillatt, og om rapporter og kvitteringer, blant annet i bestemmelsene om rapport, Z-rapport og kvittering. Det gjennomgående poenget er at registrerte regnskapsdata ikke skal kunne endres eller fjernes i etterkant.

For deg som driver virksomhet er det nyttig å skille mellom to spørsmål. Loven sier at bokføringspliktige med kontantsalg skal bruke kassasystem. Forskriften sier hvordan systemet må være laget. De fleste som søker på kassasystem hos Skatteetaten, leter egentlig etter den praktiske oversettelsen av dette. Regler for nettsider og netthandel gir deg sammenhengen mellom kassasystemkravet og de andre pliktene du har.

Hvem kravet gjelder, og hvor unntakene ligger

Plikten bygger på to forhold: at virksomheten er bokføringspliktig, og at den har kontantsalg. Er begge deler oppfylt, må du bruke et kassasystem som tilfredsstiller kravene i kassasystemloven og kassasystemforskriften, og systemet må være produkterklært.

Unntak fra kassasystemkravet er det området som oftest misforstås. Forskriften avgrenser selv virkeområdet sitt i § 1-1, og i tillegg finnes det særregler for enkelte typer salg og virksomheter. Unntak følger ikke av bransje, og heller ikke av at omsetningen føles liten. Du må se på hva du faktisk selger, hvordan betalingen skjer, og hvem som er bokføringspliktig for salget.

Kontantsalg i bokføringsreglene er ikke det samme som sedler og mynt alene. Du kan derfor ikke uten videre gå ut fra at en kortterminal eller en nettbutikkløsning tar deg utenfor kravet. Sjekk egen situasjon mot forskriften og Skatteetatens veiledning før du konkluderer. Vær ekstra nøye hvis du kombinerer netthandel med henting, markedsbod, kiosk eller servering.

Et praktisk tegn på at du er innenfor: du har daglige oppgjør som skal kunne dokumenteres senere. Da trenger du et system, ikke en pose kvitteringer og et regneark.

Produkterklæring: dokumentet du skal kreve å se

Produkterklæring kassasystem betyr at leverandøren har sendt inn et skjema til Skatteetaten der de erklærer at systemet oppfyller kravene i kassasystemloven og kassasystemforskriften. Det er bare tillatt å selge kassasystemer som tilfredsstiller kravene, og Skatteetaten er tydelige på dette i sin veiledning.

For deg som kjøper er erklæringen et dokumentasjonskrav du bør stille tidlig. Be om å få se at systemet er produkterklært, og at leverandøren kan vise systemskildringen som forskriften krever. Spør også om systemet kan eksportere data i SAF-T-format, for det er den typen dokumentasjon som blir etterspurt når noen skal se på tallene dine i ettertid.

Fallgruvene er kjedelige og vanlige. En løsning satt sammen selv, et gammelt system uten erklæring, eller et regneark som nesten gjør jobben, gir deg ingen dokumentasjon å vise fram. Det samme gjelder systemer der registrerte salg kan slettes eller endres. Den typen funksjoner er nettopp det forskriften skal hindre.

Journal, kvittering og Z-rapport i praksis

I den daglige driften er det fire ting du forholder deg til: registrering av salget, kvittering til kunden, journalen som lagres, og oppgjøret ved slutten av dagen. Alle fire har krav knyttet til seg i forskriften.

Kvitteringen skal gis til kunden og inneholde det forskriften krever. Journalen er den løpende elektroniske oversikten over det som er registrert, og den skal ikke kunne redigeres i ettertid. Z-rapporten er rapporten fra dagsoppgjøret. Bestemmelsene om rapport, Z-rapport og kvittering står i forskriften § 2-8 med tilhørende underbestemmelser.

Har systemet funksjonalitet for det, skal kontantsalget registreres på den enkelte operatør, og tips kan registreres særskilt. Det høres detaljert ut, men hensikten er å kunne vise hvem som sto bak en registrering og hva som faktisk ble betalt, også når flere er på vakt samtidig.

Personvern og data du samler i kassa

Et kassasystem samler personopplysninger, for eksempel navn ved fakturakjøp, kundeklubb og tips til ansatte. Da gjelder personvernreglene i tillegg til bokføringsreglene, og du bør vite hvilke opplysninger du faktisk trenger og hvor lenge du har dem. GDPR for små bedrifter og foreninger går gjennom det grunnleggende.

Har du nettbutikk i tillegg til fysisk salg, kommer informasjonskapsler og samtykke inn i bildet. Et kassasystem som sender kundene rett inn i et nyhetsbrev uten at samtykket er i orden, er en vanlig feil. Selger du varer du ikke har på lager selv, er dropshipping og skatt relevant, fordi både bokføring og kassasystemkrav henger sammen med hvordan varene faktisk leveres.

Trenger du den praktiske oversikten over systemvalg og POS-løsninger, finner du den i kassasystem for små bedrifter. Nettsaga lager nettsider og nettbutikker for små bedrifter, og setter reglene inn i en sammenheng du kan bruke i hverdagen. Vil du se hvordan det ser ut, kan du book en demo.

Vanlige spørsmål

Må jeg ha kassasystem hvis jeg bare selger på nett?

Det avhenger av om du er bokføringspliktig med kontantsalg og hvordan betalingen skjer. Ren netthandel med betaling over nett er ikke det samme som salg over disk. Har du hentesalg, utsalg eller tar imot betaling på stedet, må du vurdere kravet mot kassasystemforskriften og Skatteetatens veiledning.

Hva er en produkterklæring?

Det er leverandørens erklæring til Skatteetaten om at kassasystemet oppfyller kravene i kassasystemloven og kassasystemforskriften. Be om å få se den før du kjøper system.

Hva er en Z-rapport?

Det er rapporten fra dagsoppgjøret i kassasystemet. Kravene til rapport, Z-rapport og kvittering står i kassasystemforskriften § 2-8.

Gjelder kassasystemforskriften for håndverkere?

Kravet følger av bokføringsplikt og kontantsalg, ikke av bransje. Tar du imot betaling på stedet, må du vurdere kravet på samme måte som en butikk.

Kan jeg bruke regneark som kassasystem?

Et regneark er ikke et produkterklært kassasystem og oppfyller ikke kravene til journal, kvittering og rapportering. Du trenger et system som er erklært etter forskriften.