Faktura og kortbetaling for medlemmer: slik setter du opp begge i samme system

Den dyreste medlemsordningen er ikke den du betaler lisens for. Det er den som gir deg to lister over de samme medlemmene. Bestem derfor først hvilket system som er kilde til sannhet for selve medlemskapet, altså hvem som er medlem, hva de betaler for og fra hvilken dato. Betalingsløsningen skal hente dette og rapportere tilbake om betalingen gikk gjennom.

Dette bør registeret holde orden på:

• Medlemsnummer, navn og kontaktinformasjon
• Hva medlemmet betaler for, med startdato og pris
• Avtalt betalingsmåte: kort, faktura, eller begge med en foretrukket metode
• Fakturaadresse og e-post for fakturautsendelse
• Bindingstid og oppsigelsesfrist
• Samtykke til faste korttrekk, med dato
• Status: aktiv, pauset, oppsagt eller sperret

Har du allerede fast trekk i en innbetalingsløsning og fakturaene i regnskapsprogrammet, trenger du ikke nødvendigvis å bytte noe. Du trenger en definert kobling mellom de to, slik at et medlem som sier opp, forsvinner fra begge steder samtidig. Uten den koblingen oppdager du først problemet den dagen noen har betalt for et medlemskap de har sagt opp.

Rekkefølgen betyr mer enn hvilket verktøy du velger. En flyt som fungerer for et treningssenter, en klubb eller et abonnementslignende tilbud, ser omtrent slik ut:

1. Registrer medlemskapet med startdato, pris og varighet.
2. Knytt en betalingsmåte til medlemmet, og la det være et aktivt valg om vedkommende vil ha faktura i stedet for kort.
3. Fest en fast fakturasyklus, altså når fakturaen lages og når den forfaller, slik at alle medlemmer følger samme rytme.
4. Bestem hva som skjer ved mislykket korttrekk eller ubetalt faktura: nytt forsøk, påminnelse, purring, sperret tilgang.
5. Sørg for at oppsigelse ett sted gir oppsigelse overalt, inkludert hos betalingsleverandøren.
6. Skriv ned hvem som gjør hva når noe feiler, og hvor ofte noen skal se gjennom listen.

Det siste punktet blir ofte glemt. Sett av et fast tidspunkt, for eksempel én gang i uken, der noen går gjennom medlemmer med avvik: mislykkede trekk, forfalte fakturaer, pausede medlemskap og medlemmer som har byttet betalingsmåte. Det tar kort tid når listen er ren, og det er nettopp da den er lettest å holde ren.

Før du setter flyten i drift, test den med fem fiktive medlemmer: ett som betaler med kort, ett som får faktura, ett som bytter fra kort til faktura, ett som sier opp midt i perioden og ett som betaler for sent. Da avdekker du de fleste hullene på en ettermiddag i stedet for over tre måneder med virkelige medlemmer. Vurderer du BankID-signering og betaling i samme flyt, kan testoppskriften for BankID-signering og betaling være nyttig.

Faktura er ikke vanskelig, men det er flere små valg som må tas eksplisitt. Ta stilling til disse før første utsendelse, og les gjerne automatisk fakturering i regnskapsprogrammet for stegene og fallgruvene:

• Hvem mottar fakturaen, medlemmet eller en bedrift med organisasjonsnummer
• Hvordan fakturaen merkes, slik at innbetalingen kan kobles til riktig medlem automatisk
• Når påminnelse sendes, og når saken eventuelt går videre til inkasso
• Hvordan en feil faktura rettes opp, med kreditnota eller ny faktura
• Hvem som bokfører fakturaene, og om det skjer automatisk

Det vanligste problemet er ikke selve fakturaen, men at betalingen ikke blir koblet til riktig medlem. Da blir statusen stående som ubetalt selv om pengene er kommet inn, og noen bruker tid på å rette det manuelt hver måned. Bruk en fast referanse eller et fast merke per medlem, og la systemet matche innbetalingen mot den.

Hvis du vil forstå hvordan fakturering henger sammen med bokføring og hva du faktisk kan gjøre selv uten eget program, er det verdt å lese om faktura og fakturering og hvordan du kan sende faktura uten å betale for programvare. Regler for purring, gebyrer og oppbevaring av bilag er områder der du bør spørre regnskapsføreren din om hva som gjelder for din virksomhet, i stedet for å gjette.

Fast korttrekk er lite arbeid så lenge alt går bra, og mye arbeid når det ikke gjør det. Det er ikke et spørsmål om det skjer, men hvor ofte. Kort utløper, kontoer blir sperret, og kunder bytter bank uten å si fra. Legg derfor inn rutiner for disse tilfellene:

• Automatisk nytt forsøk noen dager etter avvist trekk, før medlemmet kontaktes
• Varsel til medlemmet med en enkel lenke for å oppdatere kortet
• Tydelig regel for når tilgangen sperres, og hvordan den gjenåpnes
• Kvittering eller bekreftelse per trekk, slik at spørsmål kan besvares uten oppslag

Det er også verdt å tenke på hvordan oppsigelse håndteres når noen har betalt for en periode som allerede er i gang. Bestem om det skal gis refusjon, om medlemskapet løper ut perioden, eller om det fryses. Regelen bør stå i avtalen og være den samme uansett betalingsmåte, ellers blir det vanskelig å svare medlemmer som sammenligner.

Har du også salg over nettbutikk, for eksempel klippekort, gavekort eller medlemskap som kjøpes én gang, er det nyttig å kjenne til når manuelle betalingsmetoder i Shopify er riktig valg og når de bare skaper etterarbeid. Kort sagt: manuelle metoder passer når betalingen skjer utenfor kassen, men de krever at noen følger opp hver enkelt ordre.

Når faktura og korttrekk ligger i ulike systemer, oppstår det nesten alltid avvik. Medlemmet har sagt opp i betalingsløsningen, men står fortsatt som aktiv i medlemsregisteret. Eller motsatt: det er sagt opp i registeret, men trekket fortsetter. Løsningen er ikke nødvendigvis ett system, men ett medlemsnummer som begge systemer bruker, og en fast avstemming.

Praktisk gjør du dette ved å hente ut to lister med jevne mellomrom: én over aktive medlemskap og én over aktive trekk og fakturaer. Sammenlign dem, og rett opp avvikene samme dag. Gjør dette oftere i starten, for eksempel hver uke den første måneden, og deretter så ofte du trenger for å føle deg trygg på tallene.

Tenk også gjennom hvem som eier dataene hvis du en dag vil bytte leverandør. Du bør kunne ta ut medlemslisten, betalingshistorikken og samtykkene i et format du kan bruke videre. Spør om dette før du signerer, ikke etterpå.

Det finnes ikke ett riktig svar, men en beslutningsregel som fungerer for de fleste små og mellomstore virksomheter:

• Velg felles løsning hvis medlemskapet er en løpende avtale med faste trekk, og du vil at oppsigelse, tilgang og faktura skal henge sammen automatisk.
• Velg separate systemer hvis du allerede har et regnskapsoppsett du er godt fornøyd med og medlemsmassen er liten, men bare hvis du kan koble dem med medlemsnummer og avstemme fast.
• Velg ikke tre systemer fordi det virker enklest der og da. Hvert ekstra system er en ekstra liste noen må holde oppdatert.

Hvis medlemskapet også utløser bookinger, innslipp eller klippekort, må betalingen henge sammen med dette. Da er spørsmålet om booking og kassasystem kan bygges som én helhetlig løsning mer relevant enn hvilken betalingsleverandør du velger. Betaling som ikke utløser riktig tilgang, blir alltid et manuelt steg.

Og når medlemsordningen begynner å vokse, påvirker den også hvordan du får nye medlemmer inn i flyten. Det er verdt å se på hvordan markedsføring og salg kan spille sammen med systemene, slik at en ny henvendelse blir til et medlemskap med riktig betalingsmåte fra dag én, ikke et papirskjema noen må taste inn senere.

Prisen for å sette opp dette avhenger av hvor mange medlemmer du har, hvor mange betalingsmåter du vil støtte, om medlemskapet skal styre tilgang eller booking, og hvor mye som skal kobles mot regnskapet. Nettsider og systemer for dette ligger ofte et sted mellom rundt 10 000 og 250 000 kroner, avhengig av omfang. I tillegg kommer løpende kostnader hos betalingsleverandøren, og de varierer med avtalen du inngår. Sjekk leverandørens egen nettside for priser og gebyrer, og merk at de kan endres.

En sjekkliste før du bytter:

• Er antall aktive medlemmer og aktive trekk identisk i de to listene
• Har alle medlemmer en registrert betalingsmåte og et samtykke der det trengs
• Vet du hva som skjer med et medlem som betaler for sent
• Kan du eksportere medlemslisten og betalingshistorikken
• Er det avtalt hvem som svarer medlemmer på spørsmål om trekk og faktura

Vil du se hvordan en samlet løsning for faktura og kortbetaling kan se ut i praksis, kan du ta en titt på betalingsløsningene vi setter opp for små og mellomstore bedrifter, eller lese den bredere gjennomgangen i guiden om betalingsløsning og faktura for bedrifter. Nettsaga jobber med små og mellomstore bedrifter i hele Norge, og hvis du vil ha en gjennomgang av din egen flyt, kan du booke en demo her: /book-demo/.