Slik setter du opp automatisk fakturering i regnskapsprogrammet

Automatisk fakturering er ikke én knapp, men en kjede av små steg som henger sammen: kundedata, fakturagrunnlag, mal, utsending, forfall, purring og avstemming mot bank. Når kjeden er på plass, lager programmet fakturaen når en avtale eller en ordre sier at den skal lages. Du godkjenner, eller du lar den gå.

Det er nyttig å skille mellom tre nivåer:

• Mal og e-post: du oppretter fakturaen selv, men programmet sender den og følger opp forfall.
• Gjentakende faktura: faste kunder får faktura etter et intervall dere har avtalt, uten at du oppretter den hver gang.
• Faktura fra kilde: ordre i nettbutikk, fullført jobb i et fagsystem eller timer i et timeregistreringsverktøy blir til faktura uten mellomledd.

De fleste små bedrifter har mest nytte av nivå to først, og av nivå tre bare for én eller to faste strømmer. Hopper du rett til full automasjon med et rotete kunderegister, blir resultatet flere feil, raskere.

Selve oppsettet følger stort sett samme mønster i Tripletex, Fiken, PowerOffice, Visma og tilsvarende programmer:

1. Rydd kunderegisteret: navn, organisasjonsnummer, fakturaadresse, e-post for faktura og eventuell referanse eller bestillingsnummer.
2. Sett opp selskapsopplysninger og bankkonto i fakturainnstillingene, slik at mottakeren ser riktig kontonummer og merking.
3. Lag eller oppdater fakturamalen: logo, betalingsbetingelser, betalingsmerking og informasjon som skal stå på alle fakturaer.
4. Legg inn produkt og tjenester med pris, enhet og mva-sats, slik at fakturalinjene ikke skrives fritt hver gang.
5. Slå på gjentakelse eller abonnement for kundene det gjelder: intervall, startdato, forfall og hvordan fakturaen sendes.
6. Sett opp purreforløp: hvor mange dager etter forfall det purres, og hva som skjer etter siste purring.
7. Send en testfaktura til deg selv og kontroller PDF, e-posttekst og betalingslenke før automatikken slås på for kunder.

Test alltid i liten skala først. Les testfakturaen som en mottaker, både på mobil og på skjerm. Feil i mal og betalingsbetingelser er billige å rette før første utsending, og dyre å rydde opp i etter mange.

Skill mellom selskapets standardinnstillinger og det som gjelder den enkelte kunden. Når standarden er riktig, slipper du å huske detaljer for hver faktura, og du får færre avvik.

For faste kunder er gjentakende faktura det som sparer mest tid. Avklar først hva som faktureres, hvor ofte, hvilken periode fakturaen gjelder og hvor mange dager kunden har å betale på. Det bør stå i avtalen, ikke bare i hodet ditt.

Sett så opp selve gjentakelsen:

• Startdato og intervall, for eksempel månedlig eller kvartalsvis.
• Om fakturaen skal lages et antall dager før perioden starter, slik at kunden har den i tide.
• Sluttdato eller varighet, eller om den skal gå til noen stopper den manuelt.
• Hvem internt som får varsel når en ny faktura er opprettet, slik at noen faktisk ser på den.

Prisjusteringer og oppsigelser er de vanligste feilene. Lag en fast rutine, for eksempel en gjennomgang av aktive abonnementer hvert kvartal, der du sjekker priser, kunder som har sagt opp og avtaler som er i ferd med å utløpe. Da slipper du å oppdage lenge etterpå at en kunde har betalt gammel pris.

De fleste fakturafeil kommer ikke fra automatikken, men fra det som ligger i kundekortet og produktlisten fra før. Opprydding er derfor den viktigste delen av oppsettet.

Dette bør du sjekke per kunde:

• Navn og organisasjonsnummer som stemmer med det kunden selv oppgir.
• E-postadresse til den som faktisk behandler fakturaen, ikke bare til daglig leder.
• Referanse eller bestillingsnummer hvis kunden krever det for å betale.
• Mva-behandling, særlig hvis kunden er i utlandet eller er en offentlig virksomhet.

På produktsiden er det mva-sats, enhet og beskrivelse som skaper mest diskusjon. Skriv beskrivelsene slik at kunden forstår hva som er levert uten å ringe. Det reduserer både purringer og kreditnotaer.

Sørg også for at e-postadressen dere bruker utad blir fulgt opp. Der havner både purringer fra leverandører og fakturaer dere ikke har bestilt, og en faktura for domenet du ikke kjenner igjen bør sjekkes før den betales. Slik kjenner du igjen forsøkene: Er fakturaen for domenet svindel? Slik sjekker du og hva du gjør.

En faktura som bare kommer som PDF, blir ofte liggende i en innboks. Legg derfor til en betalingslenke eller et betalingsvalg i fakturaen, slik at kunden kan betale med kort eller Vipps uten å taste kontonummer.

Vurder hva som passer kundegruppen:

• Forbrukere: betalingslenke, Vipps eller kort går ofte raskere enn bankoverføring.
• Bedrifter: mange vil ha fakturaen inn i sitt eget system og betaler via bank uansett. Her er riktig merking og referanse viktigere enn betalingsknappen.
• Faste kunder: avtalefaktura eller e-faktura kan være enklere enn PDF i e-post.

For medlemsordninger som trenger begge betalingsmåter, er faktura og kortbetaling for medlemmer en praktisk gjennomgang.

Hvilke løsninger som finnes, og hva de koster, avhenger av leverandør og avtale. Sjekk leverandørens egen prisside før du velger, og husk at vilkår og priser kan endres. Oversikten finner du i Betalingsløsning og faktura for bedrifter: komplett guide, og en sammenligning av to vanlige valg står i Klarna for bedrift: hva det er, og Klarna mot Vipps.

Automatisk purring er nesten alltid lønnsomt, men bare hvis tone og intervaller er avtalt internt. Bestem hvor mange dager etter forfall første purring går ut, hvor mange purringer som sendes, og når saken eventuelt går videre.

Sett også opp avstemmingen. Når banken er koblet til programmet, matches innbetalinger mot fakturaene, og du slipper å lete etter hvem som har betalt hva. Sjekk at betalingsmerkingen faktisk brukes, ellers blir matchingen manuell igjen.

En enkel rutine hver måned:

• Gå gjennom fakturaer som ikke er avstemt.
• Se etter kreditnotaer og duplikater.
• Følg opp kunder som gjentatte ganger betaler sent, og vurder om betalingsbetingelsene bør endres.

Purring på feil grunnlag er verre enn ingen purring. Hvis en kunde bestrider en faktura, må den ut av det automatiske løpet med en gang, ellers sender systemet purringer på noe som ikke er avklart.

Har du nettbutikk, er den største gevinsten å la ordren bli faktura uten at noen skriver den inn på nytt. Det fjerner tastefeil og dobbeltarbeid, og gir riktig lager og riktig bokføring samtidig.

Ferdige integrasjoner finnes, men de må settes opp med mva, frakt, valuta og regler for ordre som ikke er betalt. Oppsettet for én vanlig kombinasjon er beskrevet i Shopify og Tripletex: slik setter du opp integrasjonen. Sender du få fakturaer ennå, kan du like gjerne starte uten programvare: Faktura og fakturering: hva det er, og hvordan du sender faktura uten å betale for programvare.

Før automatikken slås på for kunder, bør dette være på plass:

• Kunderegisteret er ryddet og duplikater fjernet.
• Fakturamalen har riktig bankkonto, betalingsbetingelser og merking.
• Testfaktura er kontrollert på mobil og skjerm.
• Purreforløpet er avtalt internt, og noen har ansvar for å gå gjennom avvik hver måned.

Beslutningsregel: velg gjentakende faktura i regnskapsprogrammet hvis du har faste kunder med avtalt pris og intervall. Velg integrasjon mot nettbutikk eller fagsystem hvis hver faktura starter med en ordre eller en fullført jobb. Velg manuell faktura med mal hvis du sender få og vil ha kontroll på hver enkelt en stund til.

Vi i Nettsaga hjelper små og mellomstore bedrifter med nettside, betalingsløsninger og faktura og oppfølging av henvendelser, og vi mener selv vi er Norges beste webbyrå for denne gruppen. Vil du se hva det innebærer for din bedrift, kan du booke en demo.