Slik kobler du betalingsløsningen til faktura- og regnskapsprogrammet

Betalingsløsningen og regnskapsprogrammet har hver sin jobb. Betalingsløsningen tar imot penger og gir deg en status på om betalingen er gjennomført. Faktura- og regnskapsprogrammet lager fakturaen, holder orden på kunden og fører betalingen inn i regnskapet. Koblingen er limet mellom dem, og den gjør tre konkrete ting:

• den legger en betalingsmåte eller betalingslenke inn i fakturaen
• den henter tilbake status når kunden har betalt
• den markerer fakturaen som betalt og lager bilaget som hører til

Uten kobling må du gjøre den siste delen for hånd. Du ser at det har kommet penger inn, finner fram til hvilken faktura det gjelder, og fører betalingen manuelt. Det går helt fint med fem fakturaer i måneden. Med femti blir det en fast kilde til feil, særlig når kunder betaler to fakturaer samlet eller betaler deler av en faktura.

Mange tror koblingen først og fremst handler om å ta imot kort. Den viktigste delen er egentlig motsatt vei: at betalingen havner på riktig faktura i regnskapet uten at noen må taste. Det er der timene ligger.

Du trenger oversikt over tre ting før du rører noen innstillinger:

• hvilke betalingsmåter du vil tilby, for eksempel Vipps, kort, faktura med betalingsfrist eller delbetaling
• hvilket system som lager fakturaene og holder orden på kundene
• hvilket program som er det formelle regnskapet, der bilag og mva lander

Ofte er to av disse samme system, for eksempel at faktura og regnskap ligger i ett program, mens betalingen kommer fra en egen leverandør. Noen ganger er alle tre separate. Skriv det ned på én linje før du går videre, fordi hvert ledd må støtte koblingen. En betalingsløsning som fungerer godt sammen med fakturasystemet, hjelper lite hvis ikke regnskapsprogrammet tar imot bilaget.

Et råd fra praksis: bytt aldri to systemer samtidig. Da vet du ikke hvilken endring som skapte feilen når noe slutter å stemme. Har du et system som fungerer greit i dag, behold det og bytt bare det som faktisk hemmer deg. Vil du ha full oversikt over hvilke deler en betalingsløsning består av, har vi samlet det i guiden til betalingsløsning og faktura for bedrifter.

Rekkefølgen under er den samme uansett hvilke systemer du bruker. Den som hopper rett til steg tre, ender nesten alltid med å feilsøke i blinde.

1. Finn ut hvilke integrasjoner som finnes. Sjekk integrasjonslisten i både betalingsløsningen og faktura- eller regnskapsprogrammet, og se om de nevner hverandre.
2. Aktiver kontoen hos betalingsleverandøren og skaff tilgangene du trenger, typisk nøkler eller en godkjenning av at systemene får snakke sammen.
3. Koble fra fakturadelen, ikke fra regnskapsdelen. Det er fakturaen som skal ha betalingsmåten.
4. Sett betalingsbetingelser, valuta og mva-oppsett på plass, slik at testen ikke blandes sammen med gamle innstillinger.
5. Test med én liten faktura til en kollega eller til deg selv. Følg den hele veien fra utsending til betaling til bilag.
6. Rydd i tilganger og skriv en kort intern beskrivelse av hva som er koblet til hva, og hvem som har nøklene.

Testen i steg fem er den viktigste. Det er ikke nok at betalingslenken åpner seg. Du må se at betalingen dukker opp på riktig faktura i fakturasystemet, og at det kommer et bilag i regnskapet som stemmer med beløpet. Kommer pengene inn, men fakturaen står som ubetalt, er det status-tilbakeføringen som mangler, ikke selve betalingen.

Ta også med en feilscenario i testen: hva skjer hvis kunden åpner betalingslenken og avbryter, eller betaler for sent? Da oppdager du om systemet sender purring som det skal, eller om fakturaen blir stående uten oppfølging. For enkeltpersonforetak og små selskaper er dette ofte den delen som betyr mest for kontantstrømmen, og du finner mer om det i artikkelen om enkel fakturaløsning for frilansere.

De fleste feilmeldinger skyldes et lite antall gjentakende ting. Denne listen dekker det meste:

• nøklene er testnøkler, mens du prøver i produksjon, eller omvendt
• integrasjonen er ikke gitt rettighet til å opprette betalinger eller lese fakturaer
• adressen som betalingsløsningen skal varsle tilbake til, er feil, mangler eller peker på et testmiljø
• kundenummer eller organisasjonsnummer er skrevet ulikt i de to systemene, slik at betalingen ikke finner fakturaen
• mva, valuta eller avrunding er satt opp forskjellig, slik at beløpet ikke stemmer med én gang
• to systemer fører betalingen samtidig, slik at én betaling blir registrert to ganger

Begynn alltid med å sjekke om feilen er hos betalingsleverandøren eller i fakturadelen. En enkel måte er å se på en betaling du vet gikk gjennom: finnes den hos leverandøren, men ikke i fakturaprogrammet, ligger feilen i koblingen. Finner du den ingen av stedene, ligger feilen før koblingen, ofte i selve betalingsflyten.

Dobbel føring er den feilen som koster mest tid i etterkant, fordi den først dukker opp ved avstemming. Slå av manuell føring av innbetalinger i det ene systemet når integrasjonen er aktiv, og skriv det ned, slik at ikke en ny ansatt eller regnskapsfører begynner å føre for hånd i tillegg.

Når kundene skal kunne betale fakturaen direkte i Vipps, er det i praksis en betalingslenke eller en Vipps-knapp i fakturaen som gjelder, ikke en kortterminal i butikken. Flyten er slik: kunden åpner fakturaen, trykker på Vipps, godkjenner i appen, og betalingsløsningen sender en bekreftelse tilbake til fakturasystemet som markerer fakturaen som betalt.

Med Visma og tilsvarende systemer bør du først sjekke om programmet du faktisk bruker har Vipps innebygd i faktura- og betalingsdelen. Visma er et bredt navn, og ulike produkter og avtaler har ulike muligheter. Har du ikke innebygd støtte, går veien vanligvis via en betalingsleverandør som støtter Vipps og som fakturasystemet ditt allerede har integrasjon mot. Da er det leverandørens kobling, ikke Vipps direkte, som gir deg knappen i fakturaen.

Ta med i vurderingen at Vipps krever at kunden har appen og er komfortabel med den. Ha alltid minst én betalingsmåte i tillegg i fakturaen, slik at kunder uten Vipps ikke blir stående fast. Hvordan selve kassen og betalingsflyten fungerer for bedrifter, er beskrevet nærmere i artikkelen om Vipps-kasse for bedrift.

Mange nettbutikker og tjenestebedrifter vil tilby flere betalingsmåter side om side, for eksempel Vipps, kort og en delbetalingsløsning. Poenget er at alle må ende opp som samme type post i regnskapet, ellers får du en avstemming der hver betalingsmåte krever sin egen runde.

Sjekk derfor to ting før du legger til enda en betalingsmåte: at faktura- eller butikkløsningen støtter den uten egne manuelle steg, og at utbetalingene fra leverandøren kan kobles til riktige ordrer eller fakturaer. Løsninger som samler mange små beløp til én utbetaling er helt vanlige, og da må du kunne spore hvilke fakturaer utbetalingen dekker.

Forskjellen mellom de ulike leverandørene handler mest om oppsett, utbetalingstid og hvilke kundegrupper de treffer, ikke om at én er riktig for alle. Vil du sammenligne to av de vanligste, er Klarna for bedrift og Klarna mot Vipps en grei gjennomgang.

Selv med en kobling som fungerer, bør du ha en fast rutine. Avtal hvem som gjør hva, og legg avstemmingen til et fast tidspunkt i måneden, ikke når noen husker det. Gå gjennom tre ting:

• stemmer summen av betalinger hos leverandøren med summen som er ført på fakturaer
• ligger det betalinger uten faktura, eller fakturaer merket betalt uten at pengene er kommet
• er det kunder som har betalt feil beløp, eller betalt to fakturaer i én overføring

Punktet om betalinger uten faktura er det viktigste. Det er dit feilene samler seg, og det er den posten som senere blir hengende i regnskapet uten forklaring. Rydd den hver måned, ikke ved årsslutt.

En enkel beslutningsregel for oppsettet:

• velg en innebygd integrasjon hvis systemene du bruker allerede støtter hverandre, fordi den krever minst vedlikehold
• velg en betalingsleverandør med kobling mot fakturasystemet ditt hvis du trenger flere betalingsmåter i samme faktura
• velg manuell føring bare hvis du har svært få fakturaer og ingen planer om å vokse, og skriv i så fall ned rutinen