Enkel fakturaløsning for frilansere: slik velger du

En faktura skal ha en unik nummerserie som går i rekkefølge, faktura- og forfallsdato, navn og organisasjonsnummer på begge parter, beskrivelse av det du har solgt, beløp, MVA og sum. Dette er ikke det som skiller verktøyene fra hverandre, for seriøse løsninger tar det automatisk. Forskjellen ligger i hvor mye de krever av deg før fakturaen kan sendes.

Dette bør du kreve av verktøyet:

• Automatisk fakturanummer som holder serien riktig og unik
• Faktura som PDF som kan lastes ned og arkiveres
• Oversikt over sendte, betalte og forfalte fakturaer
• Automatisk MVA-beregning ut fra satsen du velger
• Purring og forfallsvarsel på e-post
• Faste produkt- og tjenestelinjer, så du slipper å skrive alt på nytt

Mange lager fakturaen i et regneark eller tekstbehandling. Det virker greit de første månedene, men du må selv passe nummerserien, regne MVA og huske hvem som har betalt. Når du fakturerer jevnlig, koster den manuelle varianten mer i tid enn et enkelt abonnement. Sammenhengen mellom faktura og betaling er beskrevet nærmere i guiden om betalingsløsning og faktura.

Fakturaverktøy for frilansere deles grovt i fem grupper. De overlapper, men det hjelper å kjenne forskjellen før du sammenligner.

1. Rent fakturaprogram. Kunde, tjeneste, pris, send, følg opp. Raskest å lære og minst å forholde seg til.
2. Faktura med timeregistrering. Du fører timer og får fakturaen beregnet fra timelisten, noe som passer konsulenter som fakturerer etter medgått tid.
3. Regnskapsprogram med fakturamodul. Faktura, bilag og rapporter i samme system. Mer å sette seg inn i, men du slipper å flytte tall mellom to verktøy.
4. Faktura med EHF-støtte. Nødvendig når kunden er en offentlig virksomhet som krever elektronisk faktura.
5. Tjeneste der du fakturerer gjennom en mellommann. Du trenger ikke eget selskap, men betaler for at den andre håndterer faktureringen.

Vær ærlig om eget volum. Fakturerer du noen få ganger i året, er det lite å hente på avansert funksjonalitet. Fakturerer du hver måned til flere kunder, blir oppfølging, purring og oversikt det som sparer deg mest tid.

Bruk disse reglene som en første siling, ikke som fasit.

• Velg et rent fakturaprogram hvis du sender få fakturaer, ikke har ansatte og ikke fører regnskap i et system fra før.
• Velg faktura med timeregistrering hvis inntekten bygger på timer du må dokumentere mot kunden.
• Velg regnskapsprogram med faktura hvis du allerede fører regnskap, eller regner med å gjøre det snart.
• Velg en løsning med EHF hvis du har eller ønsker offentlige kunder.
• Velg en mellommannsløsning hvis du vil fakturere uten å registrere eget foretak.

Et praktisk tips: test med en ekte faktura, ikke en demofaktura. Legg inn en reell kunde, en reell tjeneste og en reell pris, og se hvor lang tid det tar fra du åpner verktøyet til fakturaen ligger i innboksen. For håndverkere henger dette sammen med tilbudet som kom først, og hva hjemmesiden bør inneholde for en tømrer påvirker hvor ryddig kunden opplever hele løpet.

MVA er den vanligste feilen i enkel fakturering. Satsen avhenger av hva du selger og om du er registrert i MVA-registeret, og den kan variere fra faktura til faktura. Et bra verktøy lar deg velge sats per faktura og regner ut beløpet selv.

Satsene som brukes er 25, 15, 12 og 0 prosent, avhengig av hva som faktureres. Du må selv vite hvilken som gjelder for tjenesten din, verktøyet regner bare. Sjekk at du kan velge MVA bort på en enkelt faktura, og at summen vises tydelig både med og uten MVA.

En annen fallgruve er å sende faktura med gammel foretaksinformasjon etter at du har endret navn eller adresse. Oppdater opplysningene i verktøyet samtidig som du melder fra til registeret. Fakturaen er kundens dokumentasjon, og den skal stemme.

Offentlige virksomheter og enkelte større selskaper krever elektronisk faktura i EHF-format, ikke PDF på e-post. Sender du PDF til en slik kunde, blir fakturaen avvist, og du må sende på nytt i riktig format.

Noen løsninger har EHF innebygd, andre tar betalt per sending eller krever en høyere plan. Vurder hvor ofte du fakturerer slike kunder før du velger. Har du bare en slik kunde i året, kan det være billigere å betale per EHF-faktura enn å oppgradere hele abonnementet.

Sørg for at mottakeradresse og referanse er riktig utfylt. Det er typisk her avvisningene skjer, ikke i selve formatet.

Ubetalte fakturaer er vanlig, og oppfølgingen er ofte det du faktisk trenger verktøyet til. En enkel løsning bør markere fakturaer som er forfalt, la deg sende en vennlig påminnelse og holde orden på hva som er sendt.

Sett en fast rutine:

• Sjekk forfalte fakturaer på samme dag hver uke
• Send påminnelse kort tid etter forfall, ikke måneder
• Send skriftlig forfallsvarsel før du vurderer inkasso
• Ta vare på all korrespondanse i saken

Regelverket for purring og inkasso er strengt, og det gjelder også når du er enkeltpersonforetak. Verktøyet kan hjelpe deg å huske rekkefølgen, men det er du som er ansvarlig for at varslene er riktige. Er du usikker på hvor grensen går, spør før du sender et varsel du ikke kan stå for.

Den enkle løsningen holder til den ikke gjør det lenger. Tegnene er ganske tydelige.

• Du fører regnskapet i et regneark ved siden av, og tallene stemmer ikke
• Du får ansatte eller skal rapportere lønn
• Du selger både tjenester og varer og trenger lageroversikt
• Kunden ber om rapporter du ikke får ut av verktøyet
• Du bruker mer tid på å flytte data enn på å fakturere

Da er det billigere å bytte tidlig enn å la to systemer leve side om side. Sjekk at dataene kan eksporteres til CSV eller Excel før du bytter, så kundehistorikken blir med. Selger du også over disk, må kasseløsningen vurderes separat, se nytt kassasystem eller leie kassasystem. Driver du nettbutikk i tillegg, påvirker plattformvalget hva fakturering koster deg, se hva Shopify koster.

Ta disse punktene før du begynner å legge inn kunder, så slipper du å gjøre jobben om igjen.

• Kan du velge MVA-sats per faktura, også 0?
• Kan du eksportere fakturaer og kundeliste?
• Har verktøyet EHF hvis du trenger det?
• Koster det ekstra per faktura, eller er det en fast månedspris?
• Får du purring og forfallsvarsel uten å oppgradere til et større abonnement?
• Kan du legge inn logo og egen farge på firmanavnet?

Prisene varierer mellom leverandørene og kan endres. Sjekk prislisten på leverandørens egen nettside før du velger, ikke en sammenligningsside som kan være utdatert. Det som ser billig ut per måned, kan bli dyrt hvis du må oppgradere for å få EHF eller timeregistrering.

Nettsaga samler nettside, Google Bedriftsprofil, oppføringer, omtaler, annonser og kundesystem på ett sted, med et norsk team i Oslo som jobber med bedrifter i hele landet. Kundene våre fikk 119 000 kundehenvendelser de siste 12 månedene, og over 1 200 bedrifter har valgt Nettsaga. Vi har 4,6 av 5 stjerner på Google fra 35 omtaler. Vil du se hvordan betalingsløsninger og oppfølging av henvendelser kan henge sammen, er første steg å booke en demo.