Shopify og Tripletex: slik setter du opp integrasjonen

Hva integrasjonen gjør, og hva den ikke gjør

Integrasjonen mellom Shopify og Tripletex bokfører automatisk salg og ordre fra nettbutikken. Ordre, kundedata og betalinger havner i regnskapet uten manuell tasting, og ordrenummeret i Tripletex følger ordrenummeret fra Shopify. Du kan legge på et prefiks selv, slik at du ser hvor ordren kommer fra.

De fleste leverandører skiller mellom forhåndsbetalte ordre og fakturaordre. Forhåndsbetalte ordre kobles mot en betalingstype i Tripletex slik at bokføringen blir riktig, mens fakturaordre kan faktureres automatisk fra regnskapet. Noen løsninger håndterer også både B2C og B2B, norske og internasjonale kunder, flere valutaer og EHF-fakturering, men dette varierer mellom leverandørene.

Det er like viktig å vite hva integrasjonen ikke gjør. Den gjør ikke Tripletex til et CRM. Regnskapet gir deg historikk og bilag, ikke oppfølging, pipeline eller påminnelser. Trenger du orden på den biten, bør du lese CRM og kundeoppfølging for små bedrifter før du bestemmer deg for oppsett.

Avklar behov før du velger leverandør

Tripletex viser frem flere integrasjonspartnere på sine egne sider, og opplyser samtidig at de ikke er ansvarlige for funksjonalitet eller eventuelle feil i integrasjonen. Det betyr at du ikke bare velger et regnskapssystem, du velger en leverandør du skal leve med over tid.

Still noen konkrete spørsmål før du ber om tilbud. Selger du til forbrukere, til bedrifter, eller begge? Trenger du EHF-faktura og faktura på e-post? Har du ordre i flere valutaer, og skal de regnes om til basisvalutaen i regnskapet? Bruker du prismatriser og kunderabatter? Selger du til utlandet, er det også verdt å se på flere språk i Shopify.

Spør også hvor mye som kan tilpasses uten utvikling. Noen leverandører har en low-code plattform for egne flyter, andre leverer en fast standard. Be om å få se et testordreløp i ditt eget regnskap før du signerer, ikke bare en presentasjon.

Forbered Tripletex: kontoplan, betalingstyper og mva

Før systemene kobles sammen, må Tripletex være ryddig. Kontoplanen bør være avklart, og betalingstypene må være satt opp slik at forhåndsbetalte ordre blir bokført på riktig måte. Dette er punktet folk oftest hopper over, og det er også der feilene dukker opp i etterkant.

Mva krever egne valg. For at mva skal komme riktig inn via integrasjonen, må du bruke avgiftsmodulen i Shopify, og integrasjonen må støtte de momsklassene du faktisk bruker. Har du varer med ulik mva-sats, bør du teste hver av dem.

Produkter og kunder bør også være på plass. Flere integrasjoner oppretter kunder og produkter automatisk fra ordren, men da blir registeret lett rotete. Vil du rydde først, har vi en gjennomgang i kunderegister: slik holder du orden på kundene.

Forbered Shopify: avgiftsmodul, ordrestatus og webhooks

På Shopify-siden er det tre ting som må sjekkes. Avgiftsmodulen må være riktig satt opp, ordrene som skal overføres må ha statusen betalt, og API-versjonen for webhooks bør oppdateres når Shopify endrer den. Noen integrasjoner laster i tillegg opp bilder via en egen bildemappe.

En kjent fallgruve gjelder Shopify Basic. Etter en oppdatering hos Shopify kan enkelte integrasjoner ikke lenger hente kundedata på ordre på Basic-planen. Da må du over på neste nivå, Shopify Grow, for at integrasjonen skal fungere med kundedataene. Sjekk dette med leverandøren din før du går videre.

Betalingsoppgjør er en egen sak. Integrasjonen som fører salg, fører ikke nødvendigvis utbetalinger og gebyrer fra Shopify Payments. Det finnes separate oppsett for det, og de fører bare oppgjør, ikke salg. Hvordan det henger sammen, er beskrevet i slik bruker du Shopify Payments og setter opp betalingskonto.

Test med en reell ordre før du går live

Kjør en reell testordre, betal den, og følg den hele veien. Sjekk at ordren havner i Tripletex med riktig ordrenummer og prefiks, at mva stemmer, at betalingstypen treffer riktig konto, og at kunden blir liggende på riktig kundekort.

Test også en ordre som ikke er betalt, og en som skal faktureres. Da ser du om skillet mellom forhåndsbetalt og fakturaordre fungerer hos deg, ikke bare i demoen. Er noe feil, retter du det i oppsettet nå, ikke etter at du har mange ordre i systemet.

Etter at du har gått live, bør du følge opp manuelt en periode. Kontroller at bare oppgjør som ikke er behandlet fra før blir ført, slik at du ikke får dobbelt bokført. Når flyten er stabil, kan du gå over til vanlig avstemming.

Kundeoppfølging når bokføringen går av seg selv

Når bokføringen går av seg selv, frigjør du tid. Bruk noe av den på kundeoppfølgingen, som sjelden blir bedre av seg selv. Integrasjonen gir deg kundedata i regnskapet, men den gir deg ikke en salgsprosess.

Bestem hvilket system som er hovedkilden for kunden. Er det nettbutikken, regnskapet eller et CRM? Du vil ikke ha tre steder å oppdatere samme opplysning. Selger du til bedrifter med flere kontaktpersoner og lengre løp, er CRM for B2B: slik bygger du en salgsprosess som skalerer en grei start.

Nettsaga hjelper små bedrifter med å få systemene til å snakke sammen på en måte som passer driften de faktisk har. Vil du se hvordan det kan se ut for din butikk, kan du book en demo.

Vanlige spørsmål

Hva koster en Shopify Tripletex-integrasjon?

Prisen settes av integrasjonsleverandøren, ikke av Shopify eller Tripletex, og varierer med hvor mye som skal automatiseres. Sjekk prisen på leverandørens egen nettside, og merk at den kan endres. Tripletex opplyser selv at de ikke er ansvarlige for funksjonalitet eller feil i integrasjonen.

Kan jeg bruke integrasjonen med Shopify Basic?

Enkelte integrasjoner kan ikke lenger hente kundedata på ordre på Basic-planen etter en oppdatering hos Shopify. Da må du over på neste nivå, Shopify Grow. Sjekk dette med leverandøren før du setter i gang.

Blir Shopify Payments-oppgjør bokført automatisk?

Salg og oppgjør er to ulike flyter. En ordreintegrasjon fører salget, mens utbetalinger og gebyrer fra Shopify Payments krever et eget oppsett. Det oppsettet fører ikke salg.

Hvilke ordre overføres til Tripletex?

Hos de fleste leverandører overføres betalte ordre, og noen kan fakturere dem automatisk. Leverandørene har ulike regler, så avklar hvilke ordrestatuser som gjelder i ditt oppsett.

Blir kundene liggende både i Shopify og Tripletex?

Ja, kundedata kan finnes i begge systemer. Bestem hvilket system som er hovedkilden, og unngå å vedlikeholde samme opplysning to steder.