Beste CRM-system: sammenligning, test og anmeldelser

Konklusjonen først: hva som er best for deg

De fleste «beste i test»-lister sier egentlig det samme når du leser begrunnelsen: systemet som scorer høyest, er det som passer måten bedriften selger på. En rørlegger med montører og en selger med lange salgsprosesser har helt ulike behov, selv om begge trenger kundeoppfølging. Les derfor sammenligninger som en meny av alternativer, ikke som en rangering der nummer én er riktig for alle.

Tre spørsmål avgjør som regel valget. Skal markedsføring, salg og kundeservice se samme kundepost, eller holder det med salg? Har dere folk i felt som skal ha oppdrag, timer og kunde i samme system? Og hvilke verktøy må CRM-et snakke med, for eksempel regnskap, e-post og Microsoft 365. Svarer du på disse tre før du bestiller demo, blir utvalget raskt mye mindre.

De systemene flest norske bedrifter sammenligner

SuperOffice er det mest kjente CRM-systemet i Norge. I en undersøkelse blant norske ledere oppga 24,25 prosent at de kjenner systemet, og selskapet har over 30 års erfaring i det europeiske markedet. I en ekstern undersøkelse får det 9,1 i brukervennlighet. Styrken som trekkes fram, er tett integrasjon mellom salg, markedsføring og kundeservice, altså at du slipper å synkronisere flere separate systemer for å se samme kunde.

HubSpot CRM får 8,7 i brukervennlighet i samme type undersøkelse, og beskrives som en komplett vekstplattform der Marketing Hub, Sales Hub og Service Hub er bygget for å henge sammen. Vil du kombinere innholdsmarkedsføring, e-postsekvenser og salg i én løsning, er det et naturlig førstevalg å teste. Kostnaden vokser med antall moduler og kontakter, så test med det volumet dere faktisk har i dag.

Pointer fra Moss er et eksempel på en annen kategori: CRM kombinert med service- og oppdragsstyring, med integrasjon mot Tripletex, PowerOffice og Microsoft 365. Har dere servicebiler eller montører som skal styres i samme system som kundene, er den kombinasjonen sjelden vare og verdt en egen test. De helt store internasjonale plattformene er på sin side ofte best egnet for virksomheter med dedikerte administrasjonsressurser og komplekse salgsoperasjoner i flere regioner.

Slik gjennomfører du din egen CRM-system test

En test på nettet forteller hvordan systemet oppfører seg i en salgsdemo. Det du trenger å vite, er hvordan det oppfører seg etter seks måneder, når nyhetens glans har falmet og dataene begynner å gli. Legg opp testen deretter, og bruk god tid på oppgavene dere gjør hver dag, ikke på funksjonslistene.

Skriv ned fem kriterier før du ser på skjermbilder: hvor raskt en ny henvendelse kan registreres uten mus, om påminnelser kan settes opp uten konsulent, om rapportene dere faktisk trenger finnes ferdig, hvordan data kan eksporteres ut igjen, og hva support svarer på. Kjør så samme oppgave i alle kandidatene: registrer en henvendelse fra en eksisterende kunde, legg inn et tilbud, og tell hvor mange klikk det tok.

Be leverandøren vise hvordan dere flytter data ut av systemet, ikke bare inn. Det er den billigste forsikringen du kan skaffe deg. Vil du ha en mer systematisk gjennomgang av kriteriene, se slik velger du riktig CRM-system for bedriften.

Fem feil som gjør at CRM-systemet ikke blir brukt

De fleste mislykkede CRM-prosjekter feiler ikke på programvaren. De feiler på at ingen eier systemet, at det er for mange felt å fylle ut, eller at dataene som ligger der ikke er til å stole på. Det siste merker du først den dagen noen skal ringe en kunde og ikke vet hva som ble avtalt.

Fyll ut minst mulig, for hvert påkrevde felt du legger til, øker sjansen for at selgeren skriver noe tilfeldig. Registrer kilden på hver henvendelse fra dag én, ellers kan du ikke svare på hvilke kanaler som faktisk skaffer kunder, se slik sporer du hvor henvendelsene kommer fra. Rydd kundelisten før import, ikke etterpå. Og sett et tak på hvor mange automatiserte e-poster som går ut, la et menneske lese de viktigste.

Ikke kjøp markedsføringsautomasjon dere ikke kommer til å bruke. Det er bedre å ha et enkelt system alle bruker, enn et avansert som to personer forstår. CRM og markedsføring: kampanjer, e-post og automasjon går grundigere gjennom hva som er verdt å automatisere og hva som bare blir støy.

Hva du faktisk betaler for

Prisen på et CRM-system er sjelden den prisen som står øverst i annonsen. De fleste løsninger prises per bruker per måned, enkelte har et minste antall brukere, og moduler, lagring, integrasjoner og support kommer i tillegg. Sjekk alltid prislisten på leverandørens eget nettsted, og merk at priser, gebyrer og grenser kan endres.

Regn også med det som ikke står i prislisten: tid til oppsett, opplæring, datavask og eventuell bistand ved integrasjon mot regnskap. For en liten bedrift er den interne tiden ofte den største kostnaden, ikke lisensen. Hva koster et CRM-system? går gjennom kostnadsbildet uten å love tall.

Finnes det alternativer uten kostnad, og holder de? For svært små team kan en enklere løsning være nok i starten, så lenge den kan avløses uten at dataene må skrives inn på nytt. Gratis CRM: programvare og apper for små bedrifter viser hva som er tilgjengelig og hvor grensene går.

Slik leser du anmeldelser og topplister

Nettsteder som rangerer de beste CRM-systemene, bruker ulike kriterier og ulik vekting. En liste som kårer HubSpot til best på brukervennlighet, kan i neste avsnitt kåre SuperOffice til best i test. Det er ikke en selvmotsigelse, det er to ulike spørsmål stilt til samme marked.

Se etter anmeldelser som beskriver din situasjon: samme bransje, omtrent samme antall brukere, samme integrasjoner. Les de negative først, og vurder om klagene handler om produktet eller om oppfølgingen. Support er en del av produktet. En funksjonsrik plattform uten hjelp når det trengs, er lite verdt i en travel hverdag.

Skal du både velge system og få på plass nettsiden som skal fange opp henvendelsene, kan en veldrevet bedrift være et greit sted å starte. Nettsaga hjelper små bedrifter med nettside, sporing og oppfølging som henger sammen. Vil du se hvordan det ser ut i praksis, book en demo.

Vanlige spørsmål

Hvilket CRM-system er best for små bedrifter?

Det finnes ikke ett svar. For de fleste små bedrifter betyr det mer hvordan systemet passer salgsprosessen enn hvilken plassering det har i en test. Begynn med antall brukere, om markedsføring skal inn i samme system, og hvilke verktøy det må integreres mot.

Hva koster et CRM-system?

De fleste løsninger prises per bruker per måned, og moduler, integrasjoner og support kommer ofte i tillegg. Sjekk prislisten på leverandørens eget nettsted, og regn med at priser og grenser kan endres. Intern tid til oppsett og opplæring er ofte den største kostnaden for en liten bedrift.

Kan jeg bruke Excel som CRM?

For noen få kunder og én person kan det fungere en stund. Det som ryker først, er oppfølgingen: påminnelser, historikk og oversikt over hvem som sist snakket med kunden. Når to personer skal se samme kundepost, er et regneark sjelden nok.

Hva er forskjellen på CRM og et oppdragsstyringssystem?

Et CRM-system holder orden på kunder, henvendelser og salg. Et oppdragsstyringssystem holder orden på jobbene som skal utføres, med timer, ressurser og servicebiler. Noen systemer kombinerer begge deler, for eksempel Pointer, og det er verdt å vurdere hvis dere har folk i felt.

Hvor lang tid tar det å ta i bruk et CRM-system?

Det avhenger av hvor mye data som skal flyttes, hvor mange integrasjoner dere trenger og hvor mange som skal læres opp. En vanlig feil er å ta alt i én omgang. Start med kunderegister, henvendelser og én rapport, og utvid når rutinene sitter.