Gratis CRM-programvare for små bedrifter: hva du får, og hvor grensene går

Hva du realistisk får i en gratis CRM-plan

Kjernen i en gratis CRM-plan er enkel: en liste over kunder og potensielle kunder, en logg over hva som er sagt og sendt, en pipeline med de stadiene du faktisk bruker, og oppgaver med påminnelser. I tillegg får du som regel enkle rapporter og et dashbord. Det er nok til å erstatte notatblokker, spredte e-posttråder og en Excel-fil som bare du forstår. Start gjerne med CRM og kundeoppfølging for små bedrifter: komplett guide for å se hvilke prosesser systemet skal støtte, før du ser på verktøy.

Noen leverandører er overraskende rause i gratisplanen. Bitrix24 tilbyr ifølge Capterra en gratis CRM med registre, tilbud, fakturaer og e-postmarkedsføring, og brukes av over åtte millioner selskaper. Omtaler av Freshsales fremhever innebygd telefon og e-post, visuell avtalepipeline og enkel rapportering. HubSpot er bygget slik at du kan starte uten kostnad og utvide senere. Felles for dem er at de vil at du skal vokse inn i en betalt plan.

Det du sjelden får, er automatisering som gjør jobben for deg. Salgssekvenser, fordeling av henvendelser mellom selgere, egendefinerte rapporter og dyp integrasjon mot regnskap og lager ligger typisk utenfor gratisplanen. Mange gratisplaner viser også leverandørens eget merke i grensesnittet eller i kundeportalen. Det er en grei pris å betale så lenge du er klar over det.

Fem gratisalternativer og hvem de passer for

Bitrix24 er det mest omfattende alternativet for deg som vil ha mye i én pakke. Du får CRM, oppgaver, e-postmarkedsføring og fakturering i samme verktøy, og kan velge sky eller egen installasjon med tilgang til åpen kildekode. Ulempen er at bredden gjør grensesnittet tyngre. Odoo er et annet alternativ for deg som vil ha CRM tett på salg, prosjekt og lager, men også her blir det mye å sette seg inn i.

HubSpot er lettest å komme i gang med. Kontakter, selskaper, avtaler og oppgaver henger sammen, og du kan begynne med én arbeidsflyt og utvide senere. Zoho CRM Free er det mest fleksible av de rimelige alternativene, med mulighet for å tilpasse felt, visninger og moduler allerede i gratisplanen. Trenger du et system du kan forme etter din egen bransje, er Zoho verdt en titt.

Freshsales passer for deg som selger mye på telefon og e-post, med kommunikasjonen innebygd og en enkel pipeline. Agile CRM samler markedsføring, salg og kundeservice på én plattform og er et godt valg hvis du vil automatisere enkle e-postløp. Bigin er laget spesielt for små bedrifter, med enkel pipeline, oppgaveautomatisering og rapporter, og er ofte det minst overveldende valget når dere er få ansatte.

Hvor grensene går, og hva som koster senere

Gratisplaner har grenser, og de endres. Typiske begrensninger er antall brukere, lagringsplass, antall automatiserte flyter, tilgang til API og hvilke rapporter du kan lage. Noen leverandører lar deg ha mange brukere, men begrenser automatisering, andre gjør det motsatte. Sjekk leverandørens egen nettside for vilkårene som gjelder nå, og regn med at både priser og grenser kan endres.

Det er nyttig å vite hva som utløser behovet for å oppgradere. For de fleste små bedrifter er det en av fire ting: flere brukere, behov for automatiske påminnelser, rapporter lederen faktisk vil se, eller integrasjon mot regnskap, fakturering eller nettbutikk. Vet du allerede nå at du treffer en av disse grensene om et halvår, bør du velge leverandør etter hvordan den betalte planen ser ut, ikke etter hvor fin gratisplanen virker.

En annen grense er support. Gratisplaner gir ofte begrenset tilgang til menneskelig hjelp, og du må regne med å lære systemet selv. For en håndverker som er ute hele dagen, kan det være avgjørende. Vurder hvor mye tid du faktisk har til oppsett før du velger det mest avanserte verktøyet.

Slik tester du et gratis CRM på en uke

Sett av en uke og test med ekte data, ikke demodata. Legg inn de siste tjue kundene og henvendelsene dine, og bygg pipelinen med de stadiene du faktisk bruker, for eksempel ny henvendelse, befaring, tilbud sendt, vunnet og tapt. Da merker du raskt om systemet passer arbeidsflyten.

Kjør én reell henvendelse gjennom hele løpet. Registrer den, legg inn en oppfølgingsoppgave, send e-post eller ring fra systemet, og se hva som blir logget automatisk. Test på mobilen, siden det er der mye av oppfølgingen skjer for folk som er ute. Prøv også å eksportere alle data til CSV. Får du ikke det til, er du innelåst.

Til slutt: sammenlign to alternativer side om side med samme data. Slik velger du riktig CRM-system for bedriften gir deg kriteriene du bør vekte, og Beste CRM-system: sammenligning, test og anmeldelser viser hvordan andre har vurdert de samme verktøyene.

Fallgruver for håndverkere, tjenestebedrifter og nettbutikker

Den vanligste feilen er å bygge for mye. Tjue egendefinerte felt, fem pipelines og en komplisert automatiseringsflyt før du har én kunde i systemet. Begynn med de tre feltene du faktisk bruker, og utvid når du merker behovet.

Den andre er at ingen eier oppfølgingen. En henvendelse som ikke har en navngitt person og en dato, blir liggende. Sett en regel om at hver henvendelse skal ha et neste steg og en ansvarlig, og følg det opp i en kort ukentlig gjennomgang.

For nettbutikker er den tredje fallgruven å holde kundedata i to systemer som ikke snakker sammen. Ordrehistorikk i butikken og oppfølging i CRM bør henge sammen, ellers mister du sammenhengen ved gjenkjøp og reklamasjoner. Gratis Shopify-butikkbygger: hva får du egentlig? går gjennom hva som er inkludert i en gratis butikkløsning, og hva du bør koble til.

Når gratis ikke er nok

Gratis er riktig valg når dere er få brukere, arbeidsflyten er enkel og du selv kan sette opp systemet. Du bør vurdere noe annet når du trenger automatisering på tvers av marked og salg, når flere skal jobbe i samme pipeline, eller når rapportering skal brukes til beslutninger. CRM for norske bedrifter: krav, valg og praktiske råd går gjennom hvilke krav du bør stille, blant annet til personvern og hvor dataene lagres.

Mange små bedrifter ender med et enklere system som er riktig satt opp, framfor et avansert system som ingen bruker. Det viktigste er at oppfølgingen blir gjort, ikke hvor mange funksjoner verktøyet har. Nettsaga hjelper bedrifter med å rydde i kundeoppfølgingen og sette opp en arbeidsflyt som faktisk blir brukt. Se en veldrevet bedrift, eller book en demo.

Vanlige spørsmål

Er gratis CRM-programvare trygt nok for kundedata?

Ja, for de fleste små bedrifter, men sjekk hvor dataene lagres og hvem som har tilgang. Lag en kort rutine for hvem som kan se hva, og rydd i brukerkontoer når noen slutter. Skal du lagre sensitive opplysninger, bør du lese vilkårene nøye før du tar i bruk en gratisplan.

Hvor mange brukere kan jeg ha i en gratisplan?

Det varierer fra leverandør til leverandør, og grensene endres. Noen begrenser antall brukere, andre begrenser automatisering eller lagring i stedet. Sjekk leverandørens egen nettside for vilkårene som gjelder nå, før du legger opp arbeidsflyten rundt systemet.

Kan jeg flytte kundedataene mine hvis jeg bytter CRM senere?

Som regel ja, hvis du velger et system som lar deg eksportere kontakter, selskaper, avtaler og notater til CSV. Test eksporten allerede i prøveperioden. Filer og vedlegg er det som oftest er vanskeligst å få med seg.

Passer gratis CRM for en håndverker med to ansatte?

Ofte ja. Da er det viktigere at appen er rask å bruke på mobil og at hver henvendelse har dato og ansvarlig, enn at systemet har mange funksjoner. Begynn enkelt, og utvid først når du ser at du treffer en grense du faktisk trenger å passere.