Timebestilling på nettsiden: slik gjør du det enkelt for kundene

Hva timebestilling på nettsiden løser

Selger du tid, er telefonen den dyreste bestillingskanalen du har. Hver gang du avbryter arbeidet for å avtale en time, mister du flyt, og kunden må ringe i åpningstiden din. Med bestilling på nettsiden finner kunden selv den tiden som passer, mens systemet holder rede på kalender, avtaler, bestillinger og kunder.

Det er også her kundeoppfølgingen starter. Hver bestilling er en henvendelse du bør kunne se igjen senere: hvem som bestilte, hva det gjaldt, og hva som ble avtalt. Derfor bør bestillingsløsningen henge sammen med måten du ellers holder orden på kunder. CRM og kundeoppfølging for små bedrifter: komplett guide viser hvordan du bygger den sammenhengen uten å kjøpe mer system enn du trenger.

Mønsteret kjenner du fra det offentlige. Statens vegvesen krever at du bestiller time før du møter opp på en trafikkstasjon, og du kan endre eller avbestille timen i samme tjeneste. På Helsenorge kan pasienter bestille time og se timeavtaler hos fastlege, sykehus og kommunal helse- og omsorgstjeneste, men bare der tilbyderen har åpnet for det. Poenget er det samme for en liten bedrift: bestille, se detaljer, endre og avbestille på ett sted.

Slik setter du opp bestillingen steg for steg

Start med å dele tjenestene i to: de som har fast varighet og kan bestilles direkte, og de som må avklares først, som befaring eller større oppdrag. Bare den første gruppen bør ligge i en kalender med ledige tider. Den andre gruppen kan få et kort skjema der kunden beskriver saken, og du kommer tilbake med forslag til tid.

Velg deretter hvordan kalenderen kobles. Flere leverandører integrerer mot Google eller Outlook, slik at bestillingene lander i kalenderen du allerede bruker. Hovedprinsippet er at det finnes én kalender som er sannheten. To kalendere som ikke snakker sammen, gir dobbeltbestillinger og misfornøyde kunder.

Så bestemmer du reglene: hvor langt frem kunden kan bestille, hvor lang pause du vil ha mellom timer, og hvilken frist som gjelder for avbestilling. Flere systemer lar deg sette avbestillingsfristen i timer, nettopp for å unngå at timen faller bort rett før den starter. Ta også stilling til om kunden betaler ved bestilling eller etterpå.

Til slutt legger du bestillingen der kunden faktisk er. Leverandører som Pasientsky lar deg generere en bestillingslenke du kan legge på din egen hjemmeside, og flere nettbyggerløsninger har booking som en innebygd del. Har du allerede nettside, er en lenke eller en innebygd kalender ofte nok til å komme i gang.

Detaljer som avgjør om kunden fullfører

Skjemaet skal være så kort som mulig, men ikke kortere enn at du kan gjøre jobben. Navn, telefon, e-post og hva henvendelsen gjelder er som regel nok. Vil du ha adresse, bestillingsnummer eller bilder, må du forklare hvorfor kunden skal bruke tid på det.

Vis informasjonen kunden trenger før den bekrefter: hvor timen foregår, hvor lang den er, hva som skjer ved avbestilling, og om noe må forberedes. Systemer for timebestilling har gjerne et eget felt for slik tilleggsinformasjon som vises ved bestilling.

Bekreftelsen er en del av tjenesten. Send den på e-post eller SMS i det bestillingen er låst, og et påminnelsesvarsel før timen. Automatiske varsler på SMS og e-post er standard i flere bookingsystemer, og de fjerner mye manuell oppfølging.

Husk tilgjengeligheten. Bestillingsknappen må kunne brukes med tastatur, ha tydelig kontrast og gi feilmeldinger som forklarer hva som mangler. WCAG AA-krav: slik gjør du nettsiden tilgjengelig viser hva som faktisk kreves og hvilke feil som går igjen. Har du chat på siden, kan Chat på nettsiden: slik hjelper den kundene fange opp dem som stopper foran skjemaet.

Kalenderen er bare halve jobben

En bestilt time er en avtale, ikke en ferdig sak. Etter timen kommer spørsmålene: skal kunden ha tilbud, faktura, ny time, eller bare en bekreftelse på at saken er lukket. Uten et sted å notere dette, blir oppfølgingen liggende i hodet ditt eller i innboksen.

Sørg for at hver bestilling ender opp i et kunderegister der du ser historikken. Kunderegister: slik holder du orden på kundene forklarer hva som er verdt å lagre og hva du like godt kan la være. Kort versjon: kontaktinformasjon, hva som ble bestilt, om kunden møtte, og hva som ble avtalt videre.

Har du nettsiden i WordPress, er det ofte her integrasjonen avgjør. CRM-integrasjon i WordPress: slik kobler du dem sammen viser hvordan bestillinger og skjemautfyllinger kan havne samme sted som kundehistorikken, i stedet for i en egen innboks du glemmer å sjekke.

Vanlige feil å unngå

Den vanligste feilen er bestilling i to systemer samtidig: en kalender på nettsiden og en egen avtalebok. Da må noen flytte timer manuelt, og før eller siden kolliderer det.

Den nest vanligste er for mange spørsmål. Hvert ekstra felt øker sjansen for at kunden lukker siden. Spør bare om det du trenger for å gjennomføre timen, og ta resten på telefon eller når kunden kommer.

Så er det manglende avbestillingsmulighet. Kan ikke kunden endre timen selv, ringer hen i stedet, eller lar være å komme. En enkel lenke i bekreftelsen, med en tydelig frist, løser mye. Test dessuten hele flyten på mobil, der mange bestiller.

Kom i gang uten å bygge for mye

Du trenger ikke et stort system for å komme i gang. Start med én tjeneste, én kalender og et kort skjema. Bruk et par uker på å se hvor henvendelsene kommer fra, og hva kundene spør om før de bestiller.

Når flyten sitter, kobler du bestillingen til kundeoppfølgingen og til nettsiden. Vil du se hvordan delene henger sammen, beskriver en veldrevet bedrift hvordan Nettsaga jobber med nettside, bestilling og oppfølging. Du kan book en demo og se hvordan det ser ut i praksis.

Vanlige spørsmål

Hva koster timebestilling på nettsiden?

Det varierer med leverandør, antall ansatte og hvilke funksjoner du trenger. Sjekk prislisten på leverandørens egen nettside, og merk at priser og vilkår kan endres. Regn også med tid til oppsett og opplæring, den er ofte den største kostnaden.

Kan jeg ta imot timebestilling uten å ha nettside?

Ja. Flere leverandører lar deg opprette en bestillingsside eller en bestillingslenke du deler, slik at kundene kan bestille på nettet uten at du har egen hjemmeside. Lenken kan ligge i e-postsignaturen, i bedriftsprofilen din og i meldinger du sender.

Bør kunden måtte logge inn for å bestille?

For de fleste små bedrifter er svaret nei. Flere systemer tilbyr timebestilling uten innlogging, og det senker terskelen. Innlogging er først og fremst aktuelt der kunden skal se egne saks- eller helseopplysninger.

Hvordan unngår jeg at kunder avbestiller rett før timen?

Sett en avbestillingsfrist og gjenta den i bekreftelsen. Flere systemer lar deg definere fristen i timer. Kombiner det med et påminnelsesvarsel, slik at kunden heller flytter timen enn å la være å komme.

Hva gjør jeg hvis to kunder bestiller samme tid?

Det skjer når kalenderen ikke er oppdatert i sanntid. Bruk én kalender som sannheten, og la systemet låse tiden i det bestillingen bekreftes. Sjekk at kalenderen du bestiller fra, er den samme som du selv ser i, også når du endrer en time manuelt.