Hva koster et CRM-system for en liten bedrift?

Lisens per bruker er den faste kostnaden

De fleste CRM-systemer prises per bruker per måned. Du betaler for hver person som skal inn i systemet, og prisen per bruker stiger med funksjonsnivået. En enkel plan gir kontakter og en salgsoversikt, mens planer med automasjon, rapporter og markedsføringsverktøy ligger høyere.

Derfor er «crm priser» et misvisende søk. Du finner sjelden én listepris som gjelder for din bedrift, fordi prisen avhenger av hvor mange som skal ha tilgang, hvilken plan du velger, og om du binder deg for et år av gangen. Mange leverandører gir rabatt ved årlig forhåndsbetaling, men da mister du fleksibiliteten til å trappe ned hvis behovet endrer seg.

Spør alltid om prisen per år for det antallet brukere du faktisk trenger, ikke startprisen for én bruker. Spør også om det finnes et minste antall lisenser ved kjøp, og om prisen endres når du legger til moduler senere. Det er de vanligste overraskelsene for små bedrifter.

Oppsett, migrering og opplæring koster mer enn folk tror

Lisensen er ofte den minste delen av regnestykket det første året. Oppsett, migrering av kunder fra Excel, e-post eller regnskapsprogram, og opplæring av de ansatte tar tid, og noen ganger må du kjøpe konsulenthjelp.

Hvor mye dette blir, avhenger av hvor ryddig kundedataen din er, hvor mange felter og faser salgsprosessen skal ha, og om du vil automatisere oppfølging fra første dag. En bedrift som legger inn kontaktene selv og bruker standardoppsettet, kommer langt rimeligere ut enn en som skal ha egne skjemaer, egne rapporter og kobling mot flere systemer.

Spør om oppsett er inkludert eller kommer i tillegg, og om du er bundet til en bestemt partner for å gjøre endringer senere. Leveres systemet gjennom partnere, kan timeprisen for tilpasning variere mye. Forskjellene mellom tilbydere er store også for tjenester som ser like ut på papiret.

Integrasjoner og tillegg som endrer regnestykket

Integrasjoner er den posten som oftest velter budsjettet. Et CRM-system gir mest verdi når det snakker med nettsiden, skjemaene, e-posten, telefonen og regnskapet. Hver kobling kan være inkludert, kreve eget abonnement, eller kreve oppsett fra en konsulent.

For en nettbutikk er koblingen mot butikkløsningen viktig, og den kostnaden må ses sammen med hva selve nettsiden koster. Vil du forstå helheten, kan det være nyttig å lese om hva WooCommerce koster før du ber om priser på CRM.

Markedsføringsfunksjoner er en annen typisk tilleggskostnad. Automatiserte e-postløp, skjemabygging og sporing ligger ofte i dyrere planer eller som separate moduler. CRM og markedsføring: kampanjer, e-post og automasjon går gjennom hva du faktisk får igjen for det.

Andre poster det er verdt å spørre om: ekstra lagring, support utover standard, bruk av grensesnittet mot andre systemer, og hva det koster å eksportere dataene hvis du en gang vil bytte.

Slik regner du på totalkostnaden

Sett opp et regnestykke over flere år, ikke bare første måned. Legg sammen lisens for det antallet som faktisk skal bruke systemet daglig, oppsett og opplæring, integrasjoner, tilleggsmoduler og intern tid til vedlikehold.

Regn bare med de brukerne som har nytte av systemet. En liten håndverkerbedrift trenger ikke lisens til alle i firmaet når det er to personer som følger opp kunder. En person som bruker systemet daglig, er verdt prisen. En som logger inn en gang i måneden, er sjelden det.

Ta med kostnaden ved å bytte system senere. Data som er låst til ett verktøy, gjør et bytte dyrt, og konvertering mellom systemer krever ofte hjelp. Velg noe du kan vokse med, og sjekk at eksport er mulig før du signerer.

Høy pris betyr ikke automatisk bedre kvalitet. Samme type tjeneste kan prises svært ulikt mellom leverandører, og det du betaler for er ofte support, bransjetilpasning og hvor godt systemet passer arbeidsflyten dere allerede har. Beste CRM-system: sammenligning, test og anmeldelser gir en gjennomgang av alternativene, og slik velger du riktig CRM-system for bedriften viser metoden.

Hva slags system du trenger avgjør prisen

Det beste systemet for en bedrift med få kunder og lang salgsprosess er ikke det samme som for en som håndterer mange korte oppdrag. Det ærlige spørsmålet er ikke hvilket system som er best, men hva det må være best på for dere.

En lokal tjenestebedrift trenger ofte enkel oversikt, kalender og påminnelser. Da kan timebestilling på nettsiden gjøre mer for kundeopplevelsen enn avansert salgsanalyse. En nettbutikk trenger kobling mot ordre og kundehistorikk, mens en B2B-leverandør trenger pipeline, tilbud og faste oppfølgingspunkter.

Bransjespesifikke løsninger kan koste mer enn generelle systemer, men sparer tid hvis de er bygget for arbeidsmåten dere allerede har. Generelle systemer som kan gjøre litt av alt, blir ofte dyre i form av tilpasning og manuelt arbeid i stedet.

Slik sammenligner du tilbud fra flere leverandører

Be om skriftlig tilbud fra flere leverandører med samme behovsbeskrivelse. Da blir tilbudene sammenlignbare, og du ser hvem som har inkludert oppsett, opplæring og integrasjoner, og hvem som har lagt det utenfor.

Still de samme spørsmålene til alle: hva koster det per år for vårt antall brukere, hva er inkludert i oppsettet, hva koster en endring senere, og hvordan får vi dataene ut hvis vi slutter. Svarene sier mer om totalkostnaden enn startprisen i annonsen.

Trenger du hjelp til å få nettside, skjemaer og oppfølging til å henge sammen med systemene du allerede bruker, kan du se vår tjeneste for en veldrevet bedrift. Nettsaga jobber med små bedrifter som vil ha færre manuelle steg i kundeoppfølgingen, og du kan booke en demo hvis det er relevant for deg.

Vanlige spørsmål

Hva koster et CRM-system per bruker?

Det varierer mye mellom leverandører og planer, og prisen stiger med funksjonsnivået. Spør alltid om årskostnad for det antallet brukere du faktisk trenger, ikke startprisen for én bruker.

Finnes det gratis CRM-systemer?

Ja, flere leverandører har kostnadsfrie planer med begrenset funksjonalitet og antall brukere. De kan være nok for en helt enkel kundeliste, men du betaler ofte i form av mindre automasjon, begrenset support og data som er vanskelige å flytte ut senere.

Er det billigere å bruke kundemodulen i regnskapsprogrammet?

Ofte ja, men den dekker sjelden oppfølging av henvendelser og salgsprosesser. Mange ender med å legge inn et eget system når de trenger salgstavle, påminnelser og historikk over samtalene.

Hvor lang tid tar det å innføre et CRM-system?

Det avhenger av datamengden, antall integrasjoner og hvor mange som skal lære systemet. En enkel oppstart med importerte kontakter går raskt, mens automasjon og kobling mot regnskap og nettside tar lengre tid.

Må jeg betale for ansatte som ikke bruker systemet?

Du bør ikke det. Lisenser gis per bruker, så start med dem som har daglig nytte av systemet, og utvid når behovet blir tydelig.