Er fakturaen for domenet svindel? Slik sjekker du og hva du gjør

Domenesvindel har et gjenkjennelig mønster. Fakturaen ser profesjonell ut, inneholder bedriftsnavn, domenenavn, fakturanummer og betalingsfrist, og formuleringen gir inntrykk av at en tjeneste er i ferd med å utløpe. Nettopp derfor er det mange som betaler uten å undersøke nærmere.

Dette bør du sjekke:

• Du kjenner ikke igjen leverandøren, og dere har ingen avtale med dem
• Fakturaen gjelder noe dere ikke husker å ha bestilt
• Det haster med betaling, eller det kommer purringer som ikke følger normal praksis
• Avsenderadressen stemmer ikke med selskapet, for eksempel en ekstra bokstav eller feil toppdomene
• «Svar til»-adressen peker et helt annet sted enn avsenderadressen
• Kontonummeret avviker fra det dere har registrert på leverandøren fra før

Noen henvendelser er ikke direkte svindel, men markedsføring utformet som en faktura. Teksten som sier at det ikke foreligger betalingsplikt, står gjerne i liten skrift, og betaler dere, får dere ofte ingenting eller noe verdiløst. Behandlingen er den samme: ingen betaling før grunnlaget er avklart.

En annen variant er fakturaen som er en ekte faktura, men med endret kontonummer. Da er avviket i e-postadressen ofte minimalt, bare ett tegn. Rutinen med å kontrollere kontonummer mot en oppdatert leverandørliste fanger opp begge variantene.

Den viktigste enkeltsjekken er å finne ut hvem som faktisk administrerer domenet deres. For .no-domenet gjør dere dette i Norids offisielle domeneoppslag. Der ser dere hvilken registrar domenet er knyttet til, og om opplysningene stemmer med det dere trodde.

For andre toppdomener kan dere slå opp eier og registrar i en whois-tjeneste. Hvem eier et domenet? Slik bruker du whois viser hvordan du leser svaret, og hvorfor eieropplysninger ofte er skjult bak personvern.

Stemmer ikke registraren i oppslaget med selskapet som har sendt fakturaen, er det et sterkt signal om at kravet ikke gjelder deres domene. Da bør dere la være å betale og heller kontakte registraren som faktisk står oppført. Har dere flere domener, gå gjennom alle i samme runde, siden svindelfakturaer ofte sendes i serier.

Usikkerhet om hvem som eier og styrer et domene er også grunnen til at mange bedrifter mister oversikten. Domene og e-post for bedrifter: komplett guide går gjennom sammenhengen mellom domene, registrar og e-postoppsett.

Her er rekkefølgen som gir minst risiko:

1. Stopp betalingen, og sjekk om fakturaen allerede ligger klar i banken eller økonomisystemet
2. Undersøk internt om noen i bedriften faktisk har bestilt tjenesten
3. Be avsenderen om dokumentasjon på avtalen, skriftlig
4. Sjekk firmaopplysningene i Brønnøysundregistrene, blant annet organisasjonsnummer og kontaktinformasjon
5. Slå opp domenet i Norids domeneoppslag eller i whois
6. Ring leverandøren dere faktisk bruker, på nummeret dere finner selv
7. Vurder anmeldelse hvis dere mener det er bevisst svindel

Ikke bruk kontaktinformasjonen som står i e-posten eller på fakturaen når dere skal ringe. Finn nummeret via leverandørens eget nettsted eller deres egne avtaledokumenter. Svindlere setter gjerne opp egne svaradresser og telefonnumre som ser riktige ut.

Undersøkelsen internt er viktigere enn mange tror. Det hender at en kollega har svart på et tilbud, eller at en tidligere leverandør er byttet ut uten at fakturaansvarlig har fått beskjed. Da er ikke fakturaen svindel, men rutinene deres har en svakhet som bør tettes.

Får dere ingen dokumentasjon på avtalen, eller bare henvisninger til en telefonsamtale, er det grunn til å stoppe. Kravet skal kunne dokumenteres skriftlig.

Kontakt banken samme dag. Forklar at betalingen kan være svindel, oppgi hvilket beløp det gjelder, og spør hvilke muligheter som finnes for å stoppe eller tilbakeføre betalingen. Send samtidig en skriftlig reklamasjon til avsenderen der dere bestrider kravet og ber om dokumentasjon.

Sjekk deretter at domenet fortsatt fungerer som det skal. Se etter om navnetjenerne er endret, om domenet er i ferd med å bli flyttet, og om e-post fortsatt går gjennom. Er noe endret, kontakt registraren umiddelbart og be dem låse kontoen og gjennomgå endringsloggen.

Behandle også hendelsen som en sikkerhetssak. Bytt passord på kontoen hos registraren, slå på tofaktorautentisering hvis det er mulig, og sjekk om andre opplysninger er blitt delt med avsenderen.

Mener dere at det er bevisst svindel, kan forholdet vurderes anmeldt. Ta vare på fakturaen, e-posthodet, skjermbilder og all kommunikasjon, slik at saken kan dokumenteres.

En kjent variant foregår på telefon. Noen ringer og sier at et annet firma har bestilt domenenavnet deres, eller at domenet er i ferd med å utløpe, og tilbyr seg å sikre det. Sier dere ja, har de etterpå opptak av samtalen der dere samtykker, og de truer gjerne med inkasso og rettslig innkreving hvis dere nekter å betale.

Dette bør du gjøre i en slik samtale:

• Ikke gi muntlig samtykke til noe som helst
• Be om tilbudet skriftlig, med firmanavn og organisasjonsnummer
• Avslutt samtalen og ring deres egen registrar på nummeret dere finner selv
• Gi beskjed internt om at ingen skal samtykke til domenekjøp på telefon

Hvis dere allerede har sagt ja, be skriftlig om kopi av samtykket og bestrid kravet med en gang. Kontakt banken hvis det er trukket penger, og vurder å anmelde forholdet.

Får dere en slik telefon der noen vil hjelpe dere å sikre domenenavnet, kan dere med høy grad av sikkerhet anta at det er svindel.

Den mest effektive beskyttelsen er en oppdatert leverandørliste med firmanavn, organisasjonsnummer og kontonummer for alle faste leverandører, inkludert den som håndterer domenet og e-posten. Alle fakturaer som ikke stemmer med listen, kontrolleres før de betales.

La én person ha ansvar for all fakturabehandling. Bestillinger som gjøres av andre i bedriften, bør videresendes til den fakturaansvarlige, slik at vedkommende kan kontrollere fakturaen mot bestillingen når den kommer. Det fjerner mye av usikkerheten som svindlere spiller på.

En EHF-faktura er ikke tryggere enn en e-postfaktura. Den sendes rett inn i økonomisystemet, men det betyr ikke at kravet er gyldig. Kontroller bestilling og dokumentasjon også her.

Varsle regnskapsfører og økonomiansvarlig når dere ser en mistenkelig domenefaktura. Da blir den ikke liggende i betalingskøen mens alle tror at noen andre har kontrollert den.

Mye av forvirringen rundt domenefakturaer handler om fornyelse. Noen registrarer kobler autofornyelse til andre funksjoner, slik at domenet blir ubrukelig hvis du slår det av, og da oppleves fakturaen som et pressmiddel selv når den kommer fra riktig leverandør. Les vilkårene nøye før dere endrer innstillingene, og spør leverandøren skriftlig om hva som skjer med domenet, e-posten og nettstedet hvis autofornyelse slås av.

Sjekk også at domenet står registrert i bedriftens eget navn, ikke på en ansatt, en tidligere leverandør eller et enkeltpersonforetak dere ikke lenger bruker. Eierskapet er det som avgjør hvem som kan flytte domenet senere.

Trenger dere å rydde i oppsettet, finn ut om dere har både domene og webhotell, og hvem som eventuelt står for hva. Hva er webhotell, og trenger du både domene og webhotell? forklarer forskjellen. Driver dere nettbutikk, går e-post med Shopify-domene: videresending, hosting og bedrifts-e-post gjennom hvordan domenet henger sammen med butikken og e-posten.

Vurderer dere et nytt domenenavn i samme runde, se slik sjekker du om et domene er ledig før dere bestiller. Vil dere ha domene og e-post samlet med tydelig eierskap og oversiktlig administrasjon, kan dere se domeneregistrering og domeneadministrasjon.

Nettsaga samler nettside, Google Bedriftsprofil, oppføringer, omtaler, annonser og kundesystem på ett sted, med et norsk team i Oslo som jobber med bedrifter i hele landet. Over 1 200 bedrifter har valgt Nettsaga, og kundene våre fikk 119 000 kundehenvendelser de siste 12 månedene. Vi har 4,6 av 5 stjerner på Google fra 35 omtaler, og første steg er å booke en demo.