Slik setter du opp fakturabetaling og automatisk fakturering i nettbutikken

Fakturabetaling i en nettbutikk løses på to hovedmåter, og valget påvirker hvem som eier risikoen og hvem som lager dokumentet. Den ene er å bruke en betalingsleverandør som tilbyr faktura som betalingsmetode. Den andre er å sende fakturaen selv, som regel med bankoverføring og KID.

Med faktura gjennom en betalingsleverandør er det leverandøren som sender kravet til kunden, og du får oppgjør fra leverandøren. Det gir enklere flyt og mindre oppfølging for deg, men du betaler for tjenesten og er avhengig av leverandørens vurdering av kunden. Sjekk vilkårene for oppgjør, hva som skjer ved mislighold, og hvordan fakturaen ser ut for kunden før du velger.

Med egen fakturering lager du fakturaen i ditt eget system og sender den fra deg. Da beholder du kontrollen på nummerering og innhold, men du må selv følge opp forfalte krav. Mange kombinerer de to: leverandørfaktura for private kunder og systemgenerert faktura for bedriftskunder med avtalt betalingsfrist. Betalingsløsning og faktura for bedrifter: komplett guide gir oversikt over alternativene, og starte nettbutikk: dette må du ha på plass tar for seg hva som bør være klart før du åpner.

Dette er rekkefølgen vi anbefaler i WooCommerce:

1. Bestem om fakturaen skal komme fra en betalingsleverandør eller fra deg selv.
2. Slå på betalingsmåten. Bruker du leverandør, installer integrasjonen og legg inn nøklene du får. Skal du fakturere selv, bruker du bankoverføring som betalingsmåte og merker den tydelig som faktura med betaling innen avtalt frist.
3. Legg inn bedriftsfelt i kassen: firmanavn, organisasjonsnummer, fakturaadresse og e-post eller referanse for faktura. Gjør feltene obligatoriske når kunden velger bedrift.
4. Knytt en ordrestatus til fakturering, for eksempel at fakturaen lages når ordren er markert som behandlet eller fullført.
5. Koble fakturagenereringen til regnskapet, slik at nummerserie, mva og bilag havner på riktig sted.
6. Test hele flyten med testordrer før du åpner for kunder.

Det siste punktet er der de fleste feilene dukker opp. Sjekk at fakturaen får riktig kjøper, riktig mva-behandling, og at den ikke lages to ganger når en ordre endres. Sjekk også at kunden får med referanse eller bestillingsnummer som innkjøpsavdelingen kan bruke, slik at fakturaen ikke blir liggende uten mottaker.

Selger du timebaserte tjenester i tillegg til varer, kan booking i WooCommerce: slik setter du opp timebaserte tjenester være relevant, fordi booking og faktura ofte må henge sammen i samme ordreflyt.

Automatisk fakturering betyr at systemet lager fakturaen uten at noen skriver den inn manuelt. Det forutsetter tre ting: en ordre som er låst, en løpende nummerserie, og en mal som henter kjøper, varer, mva og betalingsbetingelser fra ordren.

Når du selger til både private og bedrifter, bør fakturamalen ha to varianter. Private kunder trenger enkel spesifikasjon og gjerne kvittering. Bedriftskunder trenger firmanavn, organisasjonsnummer, referanse og en fakturaadresse som går til innkjøp eller regnskap. Mva-behandlingen kan variere med varetype og kundeforhold, så mva og faktura når du selger til privatpersoner og bedrifter bør avklares med regnskapsfører fremfor å gjettes i en mal.

Sørg også for at retur, avbestilling og delvis levering håndteres med kreditnota, ikke ved å slette eller endre den opprinnelige fakturaen. Offentlige kunder og større bedrifter forventer ofte e-faktura, for eksempel i EHF-format. Kan du ikke levere det, må du avtale alternativ på forhånd.

Gå gjennom denne listen før betalingsmåten blir synlig for kunder:

• Er nummerserien løpende og uten hull, og brukes samme serie uansett kanal?
• Kommer organisasjonsnummer og referanse med videre fra kassen til fakturaen?
• Er betalingsbetingelsene skrevet ned og vist før kunden bekrefter kjøpet?
• Er det avklart hvem som bærer kredittrisikoen, du eller en betalingsleverandør?
• Er kreditnota og refusjon testet?
• Er fakturaen koblet til faktura- og regnskapsprogrammet, slik at bilag og mva stemmer?
• Får kunden fakturaen på e-post fra en avsenderadresse som ikke havner i spam?

Punktene henger sammen. Mangler organisasjonsnummeret i eksporten, hjelper det lite at malen er pen. Er nummerserien delt mellom manuelle fakturaer og nettbutikk, må du vite hvilket system som eier serien.

De feilene vi ser oftest:

• Faktura lages ved ordrebekreftelse og igjen ved fullført ordre, slik at kunden får to krav.
• Organisasjonsnummeret havner i et fritekstfelt og forsvinner når ordren eksporteres.
• Testordrer blir liggende i den ordinære nummerserien.
• Retur håndteres ved å endre originalfakturaen i stedet for å lage kreditnota.
• Betalingsfristen står bare i e-posten, ikke på selve fakturaen.

Rett opp i dette før lansering. Det er billigere å teste flyten med noen få testordrer i et testmiljø enn å rydde opp i regnskapet etterpå.

En annen vanlig feil er at kassen tilbyr faktura til alle, også private kunder du ikke har noe kundeforhold til. Det gir deg krav du må drive inn selv, og henvendelser til kundeservice om betalingsfrister du ikke har avtalt.

Bruk denne regelen når du er i tvil:

• Velg faktura via betalingsleverandør hvis du vil ha minst mulig oppfølging og selger mye til bedriftskunder du ikke kjenner fra før.
• Velg egen fakturering hvis du har faste kunder, et regnskapsoppsett du kjenner, og vil styre nummerering og innhold selv.
• Kombiner hvis du selger til både private og bedrifter, med leverandørfaktura som standard og egen faktura for avtalte kunder.
• Velg bort faktura hvis ordreverdiene er små og oppfølgingen koster mer enn den er verdt.

Uansett valg bør betalingsmåten navngis likt i kassen, i ordrebekreftelsen og på fakturaen. Kunden skal kjenne igjen det som står der når fakturaen kommer.

Hvordan du beskriver fakturabetaling i kassen, påvirker hvor mange som fullfører kjøpet. Vær konkret: hva som skjer etter at ordren er sendt, når fakturaen kommer, hvordan den sendes, og hvem kunden skal kontakte ved spørsmål. Korte setninger og tydelige vilkår gir færre henvendelser til kundeservice.

Skriv også en egen tekst til bedriftskunder, med plass til referanse og en forklaring på hva som må fylles ut. Innhold til nettside: slik skriver du tekst som selger viser hvordan du formulerer dette uten å love mer enn du kan holde.

Hos Nettsaga setter vi opp betalingsløsninger, faktura og oppfølging av henvendelser for små og mellomstore bedrifter. Vil du se hvordan det ser ut i praksis, kan du ta en titt på tjenesten vår eller book en demo.