Mva og faktura når du selger til privatpersoner og bedrifter

Når virksomheten er registrert i Merverdiavgiftsregisteret, skal det beregnes mva på omsetning som er mva-pliktig. Kundens organisasjonsform endrer ikke dette. En håndverker som utfører samme arbeid for et aksjeselskap og for en privatperson, forholder seg til samme mva-behandling på samme type arbeid. Forskjellen ligger i presentasjonen på fakturaen, ikke i hva slags mva som beregnes.

Det er typen vare eller tjeneste som avgjør. Noen omsetningsformer er unntatt mva-plikt, og enkelte varer og tjenester har særregler. Slå opp gjeldende satser og unntak for det du faktisk selger, og gjør det før du setter opp fakturamalen. Satser og regler endres over tid, og de skal hentes fra offisiell kilde, ikke fra et regneark du arvet fra noen andre.

En enkel arbeidsregel: del det du selger i tre kategorier, mva-pliktig, unntatt og usikkert. Kategorien usikkert skal være tom før du begynner å fakturere. Hver faktura som sendes mens den fortsatt har innhold, er en risiko du ikke trenger å ta.

Privatpersoner leser fakturaen som en regning, ikke som et regnskapsdokument. Da bør totalpris med mva stå tydelig, mva-beløpet være synlig som egen linje, og beskrivelsen si hva som faktisk er levert. Artikkelnumre uten forklaring og interne forkortelser skaper spørsmål du må svare på senere.

Unngå formuleringer som «eks. mva» i en faktura til en privatkunde. Det er riktig regnet, men lett å lese som om beløpet er lavere enn det du krever inn. For håndverkere og lokale tjenester hjelper det å skrive hvor jobben er utført, i hvilken periode, og hva som inngår. Timebruk bør være synlig når kunden har bedt om det.

Betalingsfrist, kontonummer og KID bør stå på samme side som totalsummen. Sender du betalingslenke via Vipps eller kort, sjekk at lenken fungerer på mobil før du sender, og at referansen følger betalingen inn i regnskapet. Går noe galt med Vipps, finnes det en egen gjennomgang av vanlige Vipps-problemer og hva du gjør.

Bedriftskunder bokfører fakturaen din, og da blir detaljene viktigere. Det bør stå kundens organisasjonsnummer, kundens egen referanse, riktig fakturaadresse og beløp som enkelt kan avstemmes. Mange kjøpere har interne krav til hvordan fakturaen skal se ut, og de sier fra først når den blir avvist.

Spør derfor om tre ting før første faktura: hvilket format de vil ha, hvem som skal stå som referanse, og om de krever e-faktura. Større kjøpere krever ofte e-faktura i et standardformat, mens mindre bedrifter stort sett godtar PDF på e-post. Får du dette avklart på forhånd, slipper du å kreditere og sende på nytt.

Prisen presenteres uten mva, med mva spesifisert per sats. Har du flere satser i samme faktura, skal hver sats ha sin egen linje. Vil du forstå hvordan kravene varierer mellom kundetyper, gir guiden om betalingsløsning og faktura for bedrifter en ryddig oversikt.

Det enkleste er å spørre i bestillingsflyten, ikke i etterkant. Et felt for organisasjonsnummer som er frivillig for privatpersoner og obligatorisk for bedrifter, løser de fleste tilfeller uten manuelt arbeid.

Dette bør du sjekke:

• At organisasjonsnummeret er gyldig og tilhører kunden du fakturerer
• Om kunden er et enkeltpersonforetak, der eieren og firmaet er samme person men fakturaen skal gå til firmaet
• Hvilken fakturaadresse kunden vil ha, den er ofte en annen enn besøksadressen
• Hvem som er kundens referanse, og om referansen skal stå på hver faktura
• Om kunden krever e-faktura eller et bestemt format

Beslutningsregel: velg privatkundeoppsett når kjøpet gjøres av en person uten organisasjonsnummer, med totalpris inkludert mva og betaling i nettet. Velg bedriftsoppsett når organisasjonsnummer er oppgitt, med beløp uten mva, referansefelt og mulighet for e-faktura. Er du i tvil, spør kunden før du sender, det er billigere enn en kreditnota. B2B-markedsføring handler om det samme, å gjøre det enkelt for bedrifter å kjøpe av deg.

En ordre kan inneholde både mva-pliktige og unntatte linjer, eller gå til en kunde i et annet land. Da må systemet regne mva per linje, ikke på totalsummen. Regneark som regner på totalen, gir feil beløp så snart ordren blir sammensatt.

For kunder utenfor Norge må du vite om kunden er privatperson eller virksomhet, og om kunden har et mva-nummer som kan verifiseres. Utenlandsk mva-nummer skal sjekkes, ikke bare skrives inn. Behandlingen varierer mellom land og mellom varer og tjenester, så ikke anta at én regel dekker hele Europa.

Skal du selge over nett til begge kundetyper, bør frakt, valuta, mva-visning og betalingsmåter være bestemt før lansering. Starte nettbutikk: dette må du ha på plass går gjennom rekkefølgen.

Er fakturaen feil, lager du en kreditnota som viser til den opprinnelige fakturaen, og deretter en ny faktura med riktig innhold. Ikke send en rettet faktura uten å kreditere, det gir to dokumenter som peker på samme krav uten at regnskapet blir riktig.

Ved purring bør du holde deg til samme beløp og samme referanse som originalfakturaen, og ikke legge på gebyrer du ikke har avtalt. Sjekk hva som faktisk står i vilkårene dine før du sender purring nummer to.

Fallgruvene går igjen: glemt organisasjonsnummer på bedriftskunden, blandet inkludert og ekskludert mva i samme mal, forfallsdato som er satt manuelt og ikke følger avtalen, og faktura uten KID slik at betalingen ikke kan matches. Hver av dem koster mer tid enn de sparer.

Du trenger to maler, ikke to systemer. En mal for privatkunder med totalpris og mva synlig, og en for bedrifter med organisasjonsnummer, referanse og beløp uten mva. Begge bør trekke kundedata fra samme register, slik at du ikke oppretter kunden to ganger.

Koble fakturaene til betalingsløsningen og til regnskapet, slik at betalte fakturaer merkes automatisk. Da ser du hvilke kunder som har betalt, og hvilke henvendelser som fortsatt venter på svar. Én liste over utestående, ikke tre.

Regn på marginen før du bestemmer prisene, særlig i nettbutikk der frakt, returer og betalingsgebyr spiser av fortjenesten. En margin kalkulator for Shopify viser hvordan du regner på det uten å gjette.

Vi mener Nettsaga er Norges beste webbyrå for små og mellomstore bedrifter, og vi setter opp nettsider, nettbutikk, betalingsløsninger og kundesystem slik at mva-visning, faktura og oppfølging av henvendelser henger sammen fra starten. Vil du se hvordan det ser ut for din virksomhet, kan du booke en demo.