Slik velger du faktura- og regnskapsprogram for små bedrifter

De fleste velger program ved å bla i funksjonslister, og det er den vanligste grunnen til at de bytter igjen etter et år. Start i stedet med kjeden fra jobben blir bestilt til pengene står på konto: tilbud, bekreftelse, utført arbeid, faktura, forfall, purring, betaling og bilag til regnskapsfører. Det er i denne kjeden programmet skal gjøre jobben enklere.

Skriv ned hvordan de vanligste situasjonene ser ut hos deg i dag:

• En kunde som ringer og vil ha befaring
• En fast kunde som skal ha faktura hver måned
• En bedriftskunde som krever faktura i et bestemt format
• En kunde som betaler for sent
• En jobb der noe ble feil og du må sende kreditnota

Svarene avgjør hvilke funksjoner du faktisk trenger. Har du mange faste kunder, er gjentakende fakturering og lagrede betalingsbetingelser viktigere enn et avansert tilbudsmodul. Fakturerer du bedriftskunder, blir EHF og korrekt organisasjonsnummer på fakturaen avgjørende. Sender du få fakturaer i måneden, er det lite å hente på et stort system.

Denne listen dekker det som oftest blir glemt i en sammenligning:

• Faktura, kreditnota og purring i samme system
• Standard betalingsbetingelser og forfallsdato, ikke noe du skriver manuelt hver gang
• Vipps og bankbetaling, og at oppgjøret havner riktig i regnskapet
• EHF-faktura til bedriftskunder og offentlige kunder
• App som fungerer når du står ute på jobb
• Tilgang for regnskapsføreren din, uten at du sender filer frem og tilbake
• Import fra Excel og eksport av egne data hvis du vil bytte senere

Ta med to ting til i vurderingen: hvor mange brukere som er inkludert i prisen, og om leverandøren har norsk grensesnitt og norsk support. For en liten bedrift betyr support på norsk mer enn mange tror, særlig den første måneden når alt er nytt.

Be om prøvetilgang og legg inn tre ekte kunder og tre ekte fakturaer før du bestemmer deg. Da ser du hvordan programmet oppfører seg med dine egne tall, ikke bare med demodata. Vil du sette deg inn i hvordan betaling og faktura henger sammen, finner du en samlet oversikt i guiden om betalingsløsninger og faktura for bedrifter.

Alle disse er norske skytjenester rettet mot små og mellomstore bedrifter, og alle kan lage og sende faktura. Forskjellene ligger sjelden i selve fakturaen. De ligger i hvordan regnskapet henger sammen med faktureringen, hvor mange brukere som er inkludert, hvilke integrasjoner som finnes, og hvordan prisen er satt sammen. Ingen av dem er riktig for alle.

Fiken og Billy brukes begge av mange små bedrifter og dekker både fakturering og regnskap. Når du sammenligner dem, er det disse punktene som betyr mest:

• Støtte for Vipps, og hvordan oppgjøret føres i regnskapet
• Antall brukere som er inkludert
• Hvordan regnskapsføreren får tilgang til bilagene
• Import av kundeliste og historikk fra Excel
• Hvordan appen fungerer på mobil

Tripletex og PowerOffice brukes ofte av bedrifter som vil ha mer enn ren fakturering i samme system, for eksempel lønn, timeføring og prosjekt. Det kan være riktig for et bilverksted med ansatte, og unødvendig mye for en håndverker som jobber alene. Conta er et annet norsk alternativ i samme kategori. Sjekk selv hvilke moduler som er inkludert og hva som kommer i tillegg.

Priser, gebyrer og grenser må du hente fra leverandørens egen nettside, fordi de kan endres. Ikke sammenlign bare abonnementsprisen. Sammenlign det du faktisk må betale for å få Vipps, EHF, lønn og nok brukere, og hvor mye tid oppsettet tar.

For en håndverker er mobilen det viktigste verktøyet. En faktura som må lages på kontoret om kvelden, blir lett liggende i flere dager, og da forsvinner både oversikt og penger. Velg et program der fakturaen kan lages der jobben blir gjort.

Arbeidsflyten bør se slik ut:

1. Legg inn kunden med navn, adresse og organisasjonsnummer når jobben bestilles.
2. Registrer timer og materialer underveis, ikke etterpå.
3. Lag fakturaen fra samme oppdrag når jobben er ferdig.
4. Send på e-post med en gang, med bilde av arbeidet som vedlegg hvis kunden vil ha det.
5. Registrer betalingen når den kommer inn, slik at regnskapet stemmer.

Test appen under forhold du faktisk jobber i. Prøv den hos en kunde i kjelleren med dårlig dekning, og se om utkastet blir lagret eller om du mister det du har skrevet. Prøv også å sende en faktura med bildevedlegg, for det er der mange enkle løsninger faller gjennom.

Rot med forfallsdatoer kommer nesten alltid av at betalingsbetingelsene skrives manuelt. Sett betalingsbetingelsene som standard i programmet, slik at alle fakturaer får riktig forfallsdato uten at du tenker på det. Da forsvinner også de fakturaene som blir liggende uten forfall fordi noen glemte å fylle ut feltet.

For bedriftskunder med catering og faste oppdrag er det tre innstillinger som gir mest igjen:

• Fast forfallsdato som standard på alle fakturaer
• Automatisk purring på e-post, med mulighet for å stoppe den på enkeltfakturaer
• Egne betalingsbetingelser per kunde, slik at en stor bedriftskunde kan få en annen frist enn en privatkunde

Vipps senker terskelen for privatkunder. Sjekk at betalingen kobles automatisk til riktig faktura, slik at du slipper å avstemme manuelt hver gang. Sjekk også at Vipps-oppgjøret havner riktig i regnskapet, for det er her mange små bedrifter får dobbeltføringer. Vi har samlet mer om dette under guiden om betalingsløsning og kortterminal.

Har du bedriftskunder som krever EHF, bør du lese hvordan du lager og sender EHF-faktura før du velger program. Da vet du hvilke krav som må være oppfylt.

Overgangen er den delen folk utsetter lengst, og den er enklere enn den ser ut hvis du gjør den i riktig rekkefølge:

1. Rydd kundelisten i Excel: fjern dubletter og sørg for at organisasjonsnummer og adresse er riktig.
2. Før inn alle åpne fakturaer med forfallsdato, slik at purringene fortsetter som før.
3. Opprett standard betalingsbetingelser og fakturatekster i det nye programmet.
4. Kjør parallelt i én måned, der du fakturerer i det nye systemet men beholder Excel som kontroll.
5. Gi regnskapsføreren tilgang og avtal hvordan bilagene skal leveres videre.

Den vanligste feilen er å bytte midt i en måned uten å ha ført inn åpne poster. Da mister du oversikten over hvem som skylder deg penger, og purringene stopper opp i flere uker.

Bruk også anledningen til å rydde i kundeforholdene. En kunde som aldri betaler i tide, bør få andre betalingsbetingelser enn en som alltid betaler. Har du mange henvendelser å følge opp i tillegg til faktureringen, kan det være verdt å se på sammenligningen av CRM-systemer slik at oppfølgingen ikke havner i samme Excel-ark som fakturaene.

Det finnes ikke ett prisnivå som gjelder for alle, fordi prisen settes etter abonnement, antall brukere, hvor mange fakturaer du sender, hvilke moduler du trenger og hvilke integrasjoner du bruker. Hent alltid prislisten fra leverandørens egen nettside, og regn med at priser og gebyrer kan endres. Sjekk særlig hva som er inkludert i den billigste pakken, og om du må betale ekstra for Vipps, EHF eller flere brukere.

Det som ofte overrasker små bedrifter, er at den billigste løsningen blir dyr i tid. Sitter du en time ekstra i måneden med avstemming og purringer, er det mer enn forskjellen mellom to abonnementer. Regn derfor med både abonnement og arbeidstid når du sammenligner.

Bruk denne regelen når du står mellom to alternativer:

• Velg et enkelt faktura- og regnskapsprogram hvis du er få ansatte, sender få fakturaer i måneden og vil ha minst mulig oppsett.
• Velg et system med lønn, timeføring og prosjekt hvis du har ansatte, mange oppdrag og trenger å se lønnsomhet per jobb.
• Velg det programmet regnskapsføreren din allerede jobber i, hvis du vil slippe å sende bilag frem og tilbake.
• Behold dagens løsning hvis den fungerer og du bare mangler purringer. Da er det ofte nok å ta i bruk funksjoner du allerede har tilgang til.

Nettsaga jobber med betalingsløsninger og med kundesystem for oppfølging av henvendelser, og vi mener vi er Norges beste webbyrå for små og mellomstore bedrifter. Vil du se hvordan faktura, betaling og oppfølging kan henge sammen, kan du booke en demo.