Slik setter du opp eFaktura, AvtaleGiro og KID for kundene

Før du aktiverer noe, bør du vite hvordan kundene betaler i dag og hva som skaper mest manuelt arbeid. Private kunder betaler ofte med kort, Vipps eller eFaktura, mens bedriftskunder kan ha egne ønsker. Faste avtaler, som renhold, abonnement eller serviceavtaler, egner seg bedre for AvtaleGiro enn enkeltfakturaer.

Dette bør du avklare:

• Skal kunden betale én gang eller hver måned?
• Er kunden privatperson eller bedrift?
• Har kunden nettbank som støtter eFaktura?
• Skal trekket skje automatisk, eller skal kunden godkjenne hver gang?
• Hvilket system bruker du til faktura, regnskap og avstemming i dag?

Svaret styrer valget. Du trenger ikke sette opp alle løsningene samtidig. Begynn med den betalingsformen som gir flest kunder og minst manuell oppfølging, og utvid senere. For en bredere oversikt kan du lese guiden til betalingsløsninger og faktura for bedrifter.

eFaktura betyr at fakturaen sendes til kundens nettbank i stedet for som e-post eller papir. Kunden ser regningen der, og du slipper å håndtere like mange manuelle innbetalinger. Løsningen krever at banken og fakturasystemet ditt støtter eFaktura, og at kunden har en avtale som gjør at fakturaen kan leveres dit.

En praktisk rekkefølge er:

1. Aktiver eFaktura i faktura- eller regnskapssystemet.
2. Koble systemet til banken eller betalingsleverandøren dere bruker.
3. Legg inn kundens opplysninger og velg eFaktura som leveringsmåte.
4. Send en testfaktura til en kunde eller til dere selv før dere ruller ut.
5. Lag en rutine for kunder som ikke får eFaktura levert, slik at de får vanlig faktura.

Ikke anta at alle private kunder vil ha eFaktura. Spør ved oppstart av kundeforholdet, og registrer valget i kundekortet. Da blir det enklere å sende riktig fakturatype senere, og du unngår at kunden får regningen på en måte de ikke forventer.

AvtaleGiro er laget for faste betalinger, for eksempel månedlig renhold, serviceavtaler eller medlemskap. Kunden inngår en avtale om at du kan trekke et beløp etter en fast plan, og du slipper å sende en ny faktura hver gang. Avtalen må dokumenteres og følges opp, også når kunden bytter konto eller sier opp.

Slik kommer du i gang:

1. Lag en mal for avtalen med tydelig beløp, frekvens og hva tjenesten gjelder.
2. Send avtalen til kunden for signering eller godkjenning i den løsningen dere bruker.
3. Registrer avtalen i banken eller betalingssystemet.
4. Sett opp trekket og kontroller at første trekk blir riktig.
5. Lag rutine for varsling, avstemming og oppsigelse.

For noen kunder er Vipps enklere for enkeltbetalinger, mens AvtaleGiro passer bedre når betalingen skal skje fast. Du kan lese mer om Vipps for bedrift og hvordan du kommer i gang. Vurder begge ut fra hvordan kundene faktisk betaler, ikke ut fra hva som virker mest avansert.

KID er en betalingsidentifikator som gjør at innbetalingen kan matches mot riktig faktura. Når KID står på fakturaen og kunden betaler med det, kan systemet avstemme betalingen automatisk. Uten KID må noen ofte sjekke betalingen manuelt.

Dette bør du gjøre:

• La fakturasystemet generere KID for hver faktura.
• Bruk samme KID i påminnelser og purringer.
• Kontroller at KID kommer tydelig frem på fakturaen.
• Bruk systemets avstemmingsfunksjon i stedet for manuell kontroll.
• Ha en rutine for betalinger som kommer uten KID.

Ikke finn på KID manuelt. Det er lett å gjøre feil, og feilen oppdages ofte først når betalingen ikke kan matches. Hvis en kunde betaler uten KID, bør du registrere betalingen manuelt og samtidig sende en kort beskjed om hvordan KID brukes neste gang.

De fleste systemer har egne moduler for eFaktura, AvtaleGiro, KID og purringer. Sett opp tjenestene som faste produkter med riktig navn, pris og betalingsbetingelser, slik at fakturaen blir lik hver gang. Lag maler for engangsfaktura og fast faktura, og bestem hvem som skal godkjenne før noe sendes.

Test flyten før du bruker den på alle kunder. Send en faktura til en intern adresse eller en kunde som vet at det er en test. Sjekk at KID kommer med, at avtalen registreres riktig, og at betalingen blir avstemt. Rett opp feil i malen før du lager flere avtaler.

Hvis du mangler oppsett i dag, kan du se på betalingsløsninger for bedrifter og få en gjennomgang av hva som passer for kundene dine. Poenget er ikke å ha flest mulige betalingsvalg, men å ha en flyt som fungerer uten manuell oppfølging hver måned.

Kundene bør få vite hvilke betalingsmåter som finnes før de får fakturaen. Skriv kort på nettsiden, i tilbudet og i avtalen om du tilbyr eFaktura, AvtaleGiro, Vipps eller vanlig faktura. Da slipper du mange spørsmål etter at regningen er sendt.

Bruk enkel informasjon som forklarer hva kunden må gjøre, og hva som skjer videre. For lokale tjenestebedrifter kan det også være nyttig å jobbe med tiltrekking av lokale kunder og innholdsmarkedsføring for å forklare betalingsvilkårene på en forståelig måte.

Til slutt: gjør en kort sjekk før du går live.

• Er avtalene signert eller godkjent?
• Er KID riktig på testfakturaen?
• Er første trekk kontrollert?
• Vet kundene hvordan de endrer eller stopper avtalen?
• Er rutinen for avstemming og purring avklart?

Vi i Nettsaga mener vi er Norges beste webbyrå for små og mellomstore bedrifter. Vil du se hvordan betalingsflyten kan settes opp for din bedrift, kan du book en demo.