Fiken eller Tripletex: hvilket regnskapssystem bør du velge?

Fiken og Tripletex er begge skybaserte regnskapssystemer for norske bedrifter. Begge lar deg sende fakturaer, registrere bilag, avstemme mot bank og følge opp ubetalte krav. Forskjellen ligger ikke i om de kan fakturere, men i hvor mye struktur systemet legger på arbeidsflyten din.

Fiken er kjent for å være raskt å sette opp og enkelt å bruke. Grensesnittet er bygget rundt det daglige arbeidet: en faktura, et bilag, en kunde. For en liten bedrift med få ansatte og en enkel faktureringsrytme er det ofte nok, og du trenger ikke ta stilling til mange moduler du ikke kommer til å bruke.

Tripletex er kjent for å være bredere, med moduler for blant annet prosjekt, timelister, lønn og reise. Det gir mer å styre etter når flere personer skal registrere tid, og når hvert prosjekt skal følges opp med både timer og kostnader. Samtidig er det mer å sette seg inn i, og flere valg å ta før første faktura er sendt.

Praktisk betyr det at valget handler om hvor mange som skal bruke systemet, og hvor mye som skal registreres utenom selve fakturaen.

Byggebransjen har noen særtrekk som avgjør valget mer enn hvilket merkenavn som er mest kjent. Du fakturerer ofte etter medgått tid, du har materialkostnader knyttet til hvert oppdrag, og kundene betaler gjerne en stund etter at jobben er gjort. Da er det arbeidsflyten rundt fakturaen som teller.

Dette bør du sjekke at systemet håndterer greit:

• Fakturere per prosjekt, med delfaktura og sluttfaktura
• Registrere timer per oppdrag, helst fra mobil på arbeidsstedet
• Legge ved bilder og kvitteringer på innkjøp
• Se hvilke fakturaer som er sendt, forfalt og betalt
• Sende purring uten å måtte lage den manuelt hver gang
• Hente banktransaksjoner inn til avstemming

Skriv ned hvilke av punktene som gjelder deg i dag, og hvilke du kommer til å trenge om et år. Det er denne listen du skal teste de to systemene mot, ikke funksjonsoversikten på nettsiden.

En vanlig feil er å velge system etter hva en regnskapsfører eller kollega bruker, uten å sjekke om egen faktureringsrytme faktisk passer. Regnskapsførerens behov er relevant, men det er du som skal sende fakturaene og følge opp kundene.

De fleste små byggebedrifter har tre situasjoner å håndtere: en fastpris som skal faktureres i deler, en jobb som faktureres etter medgått tid, og en servicejobb som faktureres med en gang den er ferdig. Begge systemene klarer dette, men veien dit er ulik. Spør deg selv hvor mange klikk som kreves fra timeliste til ferdig faktura.

Se spesielt etter hvordan systemet håndterer:

• Timer som er ført på en ansatt og skal over på en faktura
• Materialer som er kjøpt inn til et bestemt oppdrag
• Kreditnota når en faktura er feil
• Fakturakopi som havner på rett e-postadresse

En vanlig fallgruve er at timelister føres i regneark og deretter tastes inn i regnskapet. Da dobbeltregistrerer du arbeid, og feilene dukker opp først når kunden reagerer på fakturaen. Velg det systemet der timene kan registreres der jobben skjer, og der de kan kontrolleres før de blir til penger.

Test i demoen med en faktisk avsluttet jobb. Før inn de samme timene og materialene i begge systemene, og sammenlign hvor mye etterarbeid du sitter igjen med.

Betalingssporing er den delen av regnskapet du kommer til å se mest på. Det du trenger er en oversikt som viser hvilke fakturaer som er betalt, hvilke som er forfalt, og hvor lenge de har ligget. Helst skal dette kunne leses på et halvt minutt, uten å åpne hver enkelt faktura.

Se etter hvordan systemet håndterer dette:

• Automatisk purring i den takten du selv bestemmer
• Oversikt per kunde, ikke bare per faktura
• Mulighet for å se alle åpne poster på én kunde før du sender en ny faktura
• Enkel registrering av delbetalinger og avsluttede saker

For en liten bedrift er det ofte purringen som avgjør. En faktura som blir liggende uten oppfølging, er dyrere enn den ser ut som, fordi du må bruke tid på å lete den opp senere. Test gjerne med en tenkt faktura som er forfalt med noen uker, og se hvor mange steg som kreves for å sende en purring.

Vær også oppmerksom på hvordan betalinger kobles tilbake til fakturaen når kunden betaler med KID eller avtalegiro. Her er det forskjeller i hvor mye som skjer automatisk og hvor mye du må kontrollere selv.

Regnskapssystemet er sjelden hele svaret på hvordan kundene betaler. De fleste bruker en kombinasjon av bankoverføring med KID, faktura fra regnskapssystemet og en betalingsløsning for kunder som vil betale med kort eller Vipps. Hvordan dette henger sammen, er ofte viktigere enn hvilke menyer systemet har. En praktisk måte å velge mellom de to verktøyene finner du i Fiken eller Stripe for fakturering og utenlandske kunder.

Start med å tenke gjennom hele betalingsreisen:

• Skal kunden betale i en nettbutikk, via en betalingslenke på fakturaen, eller rett inn i banken?
• Skal du ta imot kort på stedet, og hvem skal i så fall avstemme det?
• Hvem tar kostnaden ved selve betalingen, og hvem dekker den?
• Hvordan havner betalingen inn i regnskapet uten manuell tasting?

En praktisk gjennomgang av temaet finner du i betalingsløsning og faktura for bedrifter: komplett guide. Hvis du vurderer Vipps som betalingsmåte for kunder, er det verdt å lese Vipps gebyrer for bedrift: hva du betaler, og hvilke grenser som gjelder, der tall og grenser finnes på leverandørens egen nettside og kan endres.

Selger du også varer eller tjenester over nett, påvirker plattformvalget hvilke betalingsløsninger du får enkelt tilgang til. Se gjerne Stripe vs Shopify Payments: hvilken betalingsløsning passer deg? og Wix vs WordPress: hvilken plattform passer bedriften din?. Skal du koble butikken mot et regnskapssystem, er det verd å velge plattform og betalingsløsning før du bestemmer deg for regnskapsprogram, ikke motsatt. Vi har også samlet tjenesten vår for betalingsløsninger hvis du vil ha dette satt opp sammen med nettsiden.

Det er ikke størrelsen i seg selv som avgjør om du bør bytte. Det er om systemet begynner å koste mer enn det gir. Noen typiske signaler:

• Du fører timer og prosjekter utenfor regnskapet, og limer dem inn manuelt
• Lønn, reise eller fakturering av ansatte må gjøres i et helt annet verktøy
• Du bruker mer tid på å finne ut av fakturaer og betalinger enn på å følge opp kunder
• Regnskapsføreren ber om tall du ikke får lastet ut
• Stadige tabber i overgangen mellom tilbud, jobb og faktura

Hvis du kjenner deg igjen i to eller flere av punktene, er det verdt å teste et bredere system. Da er det samtidig lurt å gjøre byttet grundig: avtal en dato der alt lukkes i det gamle systemet, last ned historikk først, og kjør to systemer parallelt en kort periode der det er praktisk mulig. Ta med regnskapsføreren tidlig, det er hen som skal leve med oppsettet etterpå.

Før et bytte bør du også sjekke at bedriftens e-post og domene er riktig satt opp. Fakturaer, purringer og kundesvar går over e-post, og feil oppsett kan stoppe dem uten at du merker det. En forklaring på hva som styrer dette, finner du i Hva er en MX-record, og hvilke andre DNS-records finnes?.

Vi oppgir ikke priser her, fordi regnskapssystemer ofte prises etter antall brukere, hvilke moduler som er slått på, og hvor mange bilag og fakturaer du har. Sjekk prislisten på leverandørens egen nettside, og merk at prisene kan endres.

Faktorene som vanligvis påvirker totalkostnaden er:

• Hvor mange personer som skal ha tilgang
• Om du trenger lønn, prosjekt og reise i samme system
• Hvor mange fakturaer som sendes i året
• Om du trenger integrasjon mot nettbutikk eller betalingsløsning
• Hvor mye regnskapsfører skal gjøre, og hva det koster

Lav månedspris er ikke det samme som lav totalkostnad. Regn også med tiden du bruker på å lære systemet, tiden på å legge inn data på nytt ved bytte, og eventuell overtid hos regnskapsføreren i overgangen.

En enkel beslutningsregel:

• Velg Fiken hvis dere er få personer, fakturerer forholdsvis enkelt, og vil være i gang uten mye oppsett
• Velg Tripletex hvis dere er flere som skal føre timer, om prosjekter skal følges opp med kostnader, og om lønn skal inn i samme system
• Behold det du har hvis byttekostnaden er større enn gevinsten, og problemet egentlig er en rutine, ikke systemet

Dette bør du gjøre før du bestemmer deg:

• Skriv ned fem fakturaer dere sendte siste måned, og test dem i begge systemene
• Avtal en gjennomgang med regnskapsføreren om hva som faktisk er mulig å få til
• Spør om hvordan datainnhold flyttes over ved et bytte
• Avgjør hvem som eier oppsettet internt, det skal være én person
• Sett en dato for når beslutningen skal tas, ellers blir det hengende

Til slutt: velg det systemet der den daglige jobben er enklest for den som faktisk skal gjøre den. Det er den fakturaen som blir sendt i tid, som betyr noe. Nettsaga mener de er Norges beste webbyrå for små og mellomstore bedrifter, og vi setter opp betalingsløsninger og et kundesystem for oppfølging av henvendelser som kan brukes sammen med regnskapet du velger. Vil du se hvordan det henger sammen, kan du book en demo.