Fiken eller Stripe for fakturering og utenlandske kunder

Fiken og Stripe nevnes ofte i samme setning fordi begge kan sende en faktura. Forskjellen ligger i hva de er bygget rundt. Fiken er bygget rundt norsk regnskap, med bilag, mva og avstemming mot bank. Stripe er bygget rundt betaling, med kort, betalingssider og tilbakevendende trekk.

En enkel arbeidsdeling ser slik ut:

• Bokføring, mva og rapportering: regnskapssystemet.
• Salgsfaktura til næringskunde med forfall: regnskapssystemet.
• Kortbetaling på nettside eller i nettbutikk: betalingsplattformen.
• Abonnementstrekk og betaling i andre valutaer: betalingsplattformen.

Poenget er at valget sjelden er enten eller. De fleste små bedrifter trenger et regnskapssystem, og mange trenger i tillegg en betalingsplattform fordi kundene forventer å kunne betale med kort. Hva du trenger først, avhenger av hvordan kundene dine faktisk kjøper.

Du trenger et regnskapssystem når fakturering og bokføring er hovedoppgaven. Det gjelder enten du velger Fiken eller Tripletex eller et annet norsk system. Du sender faktura til norske bedrifter og privatkunder, du fører bilag, du må ha oversikt over mva, og regnskapsføreren din skal kunne jobbe i materialet uten å mase på deg hver måned.

Dette er signalene på at regnskapsdelen må på plass først:

• Kundene er stort sett norske og betaler mot faktura med forfall.
• Du har leverandørfakturaer og bankutskrifter som skal avstemmes.
• Du vil ha purringer og påminnelser uten å følge dem opp manuelt.
• Du trenger tallene samlet når mva skal rapporteres.

Har du fakturert i Excel til nå, er det regnskapsdelen som gir mest igjen først. Bankens fakturaprogram eller Fiken for enkeltpersonforetak forklarer når bankens fakturaprogram er nok, og når du bør gå over til et eget system. Den fjerner dobbeltføringen mellom eget regneark og regnskapsførerens system, og den gjør det mulig å se hva som faktisk er betalt. Å bytte regneark mot et regnskapssystem er et større steg enn å legge til en betalingsmåte, så ta den biten bevisst.

En betalingsplattform er riktig når betalingen skjer på nettsiden eller i nettbutikken, og når kunden kanskje ikke er norsk. Kortbetaling, betalingssider og faste trekk er kjerneoppgavene. Plattformen håndterer kortdata og gir deg en oversikt over innbetalinger, refusjoner og utbetalinger til kontoen din.

Du bør lene deg mot en betalingsplattform hvis:

• Du selger varer eller tjenester der kunden betaler med kort i det øyeblikket de bestiller.
• Du vil tilby abonnement eller faste trekk.
• Du vil kunne ta imot betaling i andre valutaer enn kroner.
• Du har en nettbutikk som allerede har en betalingsintegrasjon klar.

Det viktige å huske er at en betalingsplattform ikke er regnskapet ditt. Utbetalingene må fortsatt bokføres, gebyrene må trekkes ut, og refusjoner må havne riktig. Mange oppdager dette først når første avstemming skal gjøres, og da er det lett å bruke en hel kveld på å nøste opp.

Den vanligste løsningen for en liten bedrift med begge kundetyper er å bruke regnskapssystemet som hovedbok og betalingsplattformen som innbetaling. Da må du sette opp flyten bevisst, ellers blir avstemmingen rotete og du mister oversikten over hvilke fakturaer som faktisk er betalt.

Sett opp i denne rekkefølgen:

1. Bestem hvilket system som er kilden til sannhet for kundeforholdet, vanligvis regnskapssystemet.
2. Koble betalingsløsningen til nettsiden eller nettbutikken der kunden betaler.
3. Sørg for at hver kortbetaling havner som bilag med referanse til faktura eller ordrenummer.
4. Avtal med regnskapsføreren hvordan utbetalinger, refusjoner og gebyrer skal bokføres.
5. Test med én ekte betaling og én ekte faktura før du setter i gang for fullt.

Driver du nettbutikk på Shopify, er koblingen mellom butikk og betalingsløsning en egen øvelse med egne fallgruver. Vi har samlet stegene i slik kobler du Stripe til Shopify, inkludert hva du bør sjekke etter at koblingen er aktiv.

Utenlandske kunder er der de fleste feilene oppstår, og de har lite med systemvalget å gjøre. Det handler om mva-behandling, valuta og hva som faktisk står på dokumentet du sender.

Avklar disse punktene før du sender noe ut av landet:

• Om kunden er næringskunde eller privatkunde, og hvilket land kunden hører til.
• Om salget skal faktureres uten norsk mva, og hvilken dokumentasjon som kreves for det.
• Om kundens organisasjonsnummer skal kontrolleres før du behandler salget som næringssalg.
• Hvilken valuta du fakturerer i, og hvem som bærer valutarisikoen.
• Betalingsinformasjon som kontonummer, IBAN og BIC, og hvilke betalingsmåter kunden faktisk kan bruke.
• Språk på faktura og vilkår, og om kunden krever bestemte opplysninger i sitt land.

Mva-reglene er detaljerte og avhenger av land, kundetype og hva du selger. Ikke gjett, og ikke kopier oppsettet til en bekjent i en annen bransje. Ta en ryddesamtale med regnskapsføreren før den første fakturaen går ut av landet, og skriv ned konklusjonen slik at den kan brukes om igjen neste gang.

Skal du i tillegg ha en egen nettside rettet mot utlandet, er domenet en del av vurderingen. Slik velger du mellom .no og .com for en norsk bedrift går gjennom hva som påvirker tilliten hos kunder i Norge og i utlandet.

En enkel regel holder i de fleste små bedrifter:

• Velg et norsk regnskapssystem hvis du har løpende bilag, mva og en regnskapsfører som skal inn i materialet.
• Velg en betalingsplattform hvis kundene betaler med kort på nett, eller du selger abonnement.
• Velg begge hvis du har norske fakturakunder og i tillegg kortbetaling eller utenlandske kunder.

Før du bestemmer deg, gå gjennom dette:

• Skriv ned hvordan de ti siste kundene dine betalte.
• Tell hvor mange av dem som var utenlandske, og hvor mange som var bedrifter.
• Finn ut om nettsiden eller nettbutikken allerede har en betalingsløsning du betaler for.
• Avklar med regnskapsføreren hvilke krav som gjelder for din type salg.
• Test én ekte faktura og én ekte betaling før du bytter for fullt.

For norske privatkunder er ofte Vipps det folk forventer å kunne bruke, og det er et argument for å ta inn en betalingsmåte til. Swish og Vipps: forskjeller for norske bedrifter forklarer hva som skiller dem, slik at du slipper å oppdage forskjellene gjennom kundehenvendelser.

Overgangen fra regneark til et digitalt system går sjelden galt på grunn av selve systemet. Den går galt på grunn av oppsettet rundt. Disse feilene dukker opp oftest:

• Å bokføre utbetalinger fra betalingsplattformen som salg uten å trekke fra gebyrer og refusjoner.
• Å lage fakturaer i to systemer, slik at nummerserien brytes og kunden får to dokumenter på samme salg.
• Å glemme valutaforskjellen når kunden betaler i en annen valuta enn du fakturerte i.
• Å ta imot kortbetaling uten å ha testet det som går galt, for eksempel avvist kort eller avbrutt betaling.

Den siste feilen rammer kundeopplevelsen direkte. Vipps-feil: vanlige problemer og hva du gjør viser hvordan betalingsfeil typisk ser ut fra kundens side, og hvorfor feilmeldingen du viser, bør si hva kunden skal gjøre videre. En kunde som ikke skjønner hva som gikk galt, gir sjelden en ny henvendelse.

Vil du ha hele bildet av betaling, faktura og oppfølging, er betalingsløsning og faktura for bedrifter: komplett guide et godt utgangspunkt. Nettsaga setter opp betalingsløsninger og kundesystem for oppfølging av henvendelser for små og mellomstore bedrifter, og vi mener vi er Norges beste webbyrå for denne gruppen. Vil du se hvordan et slikt oppsett ser ut i praksis, kan du booke en demo.