PayPal eller Vipps for frilansere: fordeler og ulemper

Betaling er ikke én situasjon, men flere, og de stiller ulike krav til løsningen. En frilanser selger ofte en blanding av:

• enkeltprosjekt med fastpris og faktura etter levering
• løpende timer med månedlig fakturering
• retainer eller abonnement som går over tid
• digitale produkt, maler eller nedlastinger
• små tilleggsjobber der kunden vil gjøre opp med en gang

Faktura og direktebetaling er to spor som må holdes fra hverandre. Fakturaen lager du i regnskapsprogrammet, med forfallsdato, KID og kontonummer, og den er dokumentasjonen du trenger i bokføringen. Direktebetaling skjer i det kunden bestemmer seg, og det er der PayPal og Vipps konkurrerer. Betalingsløsning og faktura for bedrifter: komplett guide går gjennom begge sporene samlet.

Kundens forventning betyr mer enn mange tror. Norske privatkunder og små bedrifter forventer Vipps eller faktura. Kunder i utlandet forventer kort eller PayPal. Har du bare én av løsningene, mister du henvendelser uten at det nødvendigvis synes i statistikken.

PayPal er bygget for å flytte penger mellom personer og bedrifter på tvers av land. For en frilanser som selger tjenester på nett, er den viktigste fordelen rekkevidde. Kunden trenger ikke norsk bankkonto eller norsk mobilnummer, og kan betale med kort eller med PayPal-saldo.

Dette er verdt å merke seg:

• Kunden slipper å oppgi kortnummer direkte til deg
• Kjøperen får en form for kjøpsbeskyttelse, og det senker terskelen for et første kjøp
• Løsningen fungerer uansett hvor kunden bor
• Oppstarten er enkel, du kommer raskt i gang
• Betalingen kan brukes på nettside, i e-post og som betalingsmåte på en faktura

For en frilanser som selger til utenlandske kunder, eller til norske kunder som er vant med internasjonale netthandler, er PayPal ofte det som gjør at et tilbud blir akseptert. Du gir kunden en betalingsmåte den allerede kjenner og stoler på.

Ulempene handler mest om kostnader og risiko, ikke om funksjonalitet. Gebyrene kommer i flere ledd: mottak, eventuell veksling mellom valutaer og uttak til bankkonto. Sjekk satsene på PayPals egen nettside, de kan endres, og de slår ulikt ut avhengig av kundens land og valuta.

Kjøpsbeskyttelsen som gjør PayPal trygt for kunden, er også en risiko for deg. En kunde kan åpne en tvist i ettertid, og du kan bli bedt om å dokumentere at tjenesten faktisk er levert. Da er det avgjørende at du har:

• skriftlig avtale eller tilbud som kunden har godtatt
• leveransebevis, som e-post, filer, møtereferat eller skjermbilder
• tydelig beskrivelse av hva som er levert og når
• kommunikasjonen samlet på ett sted, ikke spredt i tre kanaler

Kontoen er også hos en tredjepart. Ved uvanlige transaksjoner kan en konto bli holdt tilbake mens saken undersøkes, og for en frilanser med få kunder stopper det hele driften. Hold derfor en buffer i bedriftskontoen, og ikke la PayPal-saldoen være eneste likvide beholdning.

Vipps er betalingsmåten norske kunder bruker uten å tenke over det. Betalingen skjer med mobil, med BankID som trygghet, og kunden slipper å finne fram kortet. For en frilanser som fakturerer norske kunder, fjerner det friksjon i det øyeblikket kunden skal betale.

De praktiske fordelene er:

• nesten alle norske kunder har Vipps fra før
• betalingen går raskt gjennom, uten kortnummer som skal tastes
• du slipper å forholde deg til utenlandsk valuta
• løsningen kan kobles til nettside og nettbutikk, og brukes der kunden gjør opp selv
• for små beløp og raske oppgjør er terskelen lav for begge parter

Vipps gir også en enklere regnskapshverdag enn kortbetalinger fra utlandet, fordi beløpene kommer i norske kroner og knytter seg til norske kunder. Hva du betaler for å ta imot Vipps, og hvilke grenser som gjelder per transaksjon og over tid, står i Vipps gebyrer for bedrift: hva du betaler, og hvilke grenser som gjelder.

Den største begrensningen er geografisk. Vipps er laget for det norske markedet. En kunde i Tyskland, Nederland eller USA får ikke betalt med Vipps, og da hjelper det lite at løsningen er rask hjemme.

Du må også regne med litt oppsett:

• du trenger norsk organisasjonsnummer og en avtale med Vipps
• betalingsmåten må integreres der kunden møter deg, enten det er nettside, nettbutikk eller betalingslenke
• beløpsgrenser per transaksjon og over tid kan tvinge deg til å dele opp store oppgjør
• gebyr per transaksjon gjør at mange små betalinger koster mer enn én samlet faktura

Vipps passer dårlig som eneste løsning hvis du selger tjenester til utlandet, eller til større bedrifter som krever faktura med forfallsdato og egne innkjøpsrutiner. Da er Vipps et supplement, ikke hovedløsningen.

Du trenger sjelden å velge bort én løsning helt. Det du bør avgjøre, er hvilken som skal være standard og hvilken som skal være reserve.

En enkel beslutningsregel:

• Velg Vipps som standard hvis kundene dine er norske privatpersoner og små bedrifter, og du fakturerer i kroner
• Velg PayPal som standard hvis du selger til utlandet, eller til kunder som ikke har norsk bank
• Velg begge hvis du har en blandet kundemasse, med Vipps som førstevalg i Norge og PayPal synlig for alle andre
• Velg bort begge til fordel for vanlig faktura hvis kundene dine er større bedrifter med egne innkjøpssystemer

Har du nettbutikk eller en nettside der kunden kjøper selv, må betalingsvalget tas sammen med resten av oppsettet. Betalingsløsning for nettside: hva bør bedriften velge? går gjennom hva som bør styre valget.

Selger du i flere valutaer, kommer veksling og påslag i tillegg til selve betalingsgebyret. Valutaveksler i Shopify: slik selger du i flere valutaer forklarer hvordan det håndteres i en nettbutikk, og Shopify erfaringer: fordeler og ulemper for norske bedrifter ser på plattformen med norske øyne.

1. Kartlegg kundene. Tell hvor mange som er norske og hvor mange som er utenlandske de siste tolv månedene. Fordelingen avgjør hva som skal være standard.
2. Sett opp avtalene. Vipps-avtale med organisasjonsnummer, og PayPal-konto knyttet til virksomheten, ikke privatkontoen.
3. Knyt betalingen til der kunden er. Betalingslenke i tilbudet, Vipps-knapp på nettsiden, PayPal på nettside og i e-post.
4. Bestem hva som skal faktureres og hva som skal betales direkte. En enkel regel: større oppdrag faktureres, småbeløp tas direkte.
5. Før alt i regnskapet, også PayPal-uttak og veksling.

Punkt fire er der mange frilansere surrer. Blir betalingsmåten tilfeldig, ender du med tre betalingsspor, to valutaer og en regnskapsføring som aldri helt stemmer. Bestem regelen før du får den første kunden, ikke etter.

Ta også vare på dokumentasjonen per oppdrag. En mappe per kunde, med avtale, leveranse og betalingsbekreftelse, er nok for de fleste, og den redder deg den dagen en betaling blir bestridt.

Gå gjennom dette før betalingen begynner å rulle inn:

• avtale eller tilbud som kunden har godtatt skriftlig
• tydelig beskrivelse av hva som leveres og når
• avklart hvem som betaler, privatperson eller bedrift
• kontoer knyttet til virksomheten, ikke privat
• rutine for å føre betalinger løpende, ikke én gang i kvartalet
• plan for hva du gjør hvis en betaling blir bestridt

Valget mellom PayPal og Vipps er egentlig et spørsmål om hvem kunden er, ikke om hvilken løsning som er best i seg selv. Løs problemet for kunden, og hold orden på din egen side.

Vi i Nettsaga mener vi er Norges beste webbyrå for små og mellomstore bedrifter, og hjelper med tjenesten vår for betaling, faktura og oppfølging av henvendelser. Vil du se hvordan det kan se ut for din bedrift, kan du book en demo.