Fiken, Tripletex eller eget betalingssystem for treningssenteret

Fiken og Tripletex er norske regnskapssystemer. De holder orden på bilag, mva og årsoppgjør, og begge har fakturering som en del av tilbudet. For et treningssenter betyr det at du kan sende faktura for medlemskap, klippekort eller droppede timer, og få inntekten bokført i samme system.

Det du ikke uten videre får, er selve innkrevingen. Et regnskapssystem sender en faktura, men det er medlemmet som må åpne nettbanken og betale. Noen oppsett, som bankens fakturaprogram, kan kombineres med avtalegiro eller eFaktura, men hvilke muligheter som faktisk ligger i pakken du vurderer, må du sjekke på leverandørens egen nettside, siden innhold og priser endres over tid.

For et lite studio med et begrenset antall medlemmer som betaler per måned eller kvartal, kan et generelt økonomisystem være helt tilstrekkelig. Du slipper et ekstra system, og du har alt på ett sted. Ulempen er at du selv må følge opp dem som glemmer, og at et medlemskap som ikke betales, ikke stopper av seg selv.

Et eget betalingssystem, eller en abonnementsløsning, tar hånd om selve pengeflyten. Det kan være fast trekk på kort, Vipps, avtalegiro gjennom banken eller en kombinasjon. Poenget er at beløpet trekkes automatisk hver måned, uten at noen må sende faktura.

Den store forskjellen er hva som skjer når et trekk feiler. En ordentlig abonnementsløsning prøver på nytt, varsler medlemmet, og kan stanse medlemskapet automatisk etter et gitt antall forsøk. Det er denne automatikken du betaler for, ikke bare selve kortbetalingen.

Vil du ha en bredere oversikt over hvilke typer betalingsløsninger som finnes for norske bedrifter og hva de passer til, har vi samlet det i guiden om betalingsløsning og faktura for bedrifter.

En flyt som fungerer for et lite studio, ser omtrent slik ut:

1. Medlemmet melder seg på, enten via skjema på nettsiden eller i resepsjonen.
2. Medlemmet godtar vilkårene, inkludert pris, bindingstid og hvordan oppsigelse skjer.
3. Betalingsmåte registreres, kort eller avtale om fast trekk.
4. Trekket går automatisk, og kvittering sendes på e-post.
5. Feilede trekk følges opp automatisk med varsel til medlemmet.
6. Betalingen bokføres i regnskapet, manuelt eller via integrasjon.
7. Oppsigelser registreres ett sted, slik at trekk og tilgang stopper samtidig.

Det siste punktet er der mange små studioer får problemer. Et medlem som sier opp muntlig i resepsjonen, blir stående i trekkordningen fordi ingen førte det inn noe sted. Lag en fast rutine for hvem som oppdaterer hva, og når.

En enkel regel: én person har ansvar for medlemslisten, og alle endringer går gjennom den personen, uansett om det gjelder nytt medlem, frys av medlemskap eller oppsigelse.

Bruk denne regelen når du vurderer oppsett:

• Velg regnskapssystem med faktura hvis du har få medlemmer, vil ha færrest mulig systemer, og medlemmene gjerne betaler selv via nettbank.
• Velg eget betalingssystem hvis du vil ha automatiske månedstrekk, har så mange medlemmer at manuell oppfølging blir en egen jobb, eller trenger at medlemskapet stopper av seg selv ved manglende betaling.
• Velg kombinasjonen hvis du vil ha automatikken foran og regnskapet bak. Det er den vanligste løsningen når studioet vokser.

Du trenger ikke ta hele beslutningen på én gang. Sett opp betalingsløsningen med et lite kull medlemmer først, og hold resten på faktura til flyten er prøvd i praksis. Da oppdager du feilene mens de fortsatt er små.

Har du allerede et regnskapssystem du er fornøyd med, bør du først sjekke om det finnes en integrasjon mot den betalingsløsningen du vurderer. Det sparer deg for manuell avstemming hver måned.

Dette går igjen hos små treningssentre:

• Ingen har ansvar for å følge opp feilede trekk.
• Oppsigelse registreres ikke samme sted som trekket.
• Mva behandles feil, fordi medlemskap, undervisning og varesalg kan ha ulikt grunnlag. Sjekk med regnskapsfører.
• Personopplysninger og kortdata lagres på en måte du ikke har avtale for.
• Bindingstid og vilkår er uklare, og medlemmet husker noe annet enn du gjorde.
• Det finnes ingen avstemming mellom det som er trukket og det som er bokført.

Et par timer med opprydding i disse punktene sparer deg for mye tid senere. Det er også lettere å gjøre før antallet medlemmer blir stort, ikke etter.

Skriv vilkårene i klartekst: hva medlemskapet koster, hvordan det fornyes, hvordan det sies opp, og hva som skjer ved betalingsproblemer. Da har du noe å vise til hvis det blir uenighet.

Uansett hvilken betalingsløsning du velger, må medlemmet komme seg inn i flyten. For de fleste små studioer betyr det et enkelt påmeldingsskjema på nettsiden, og en bookingløsning for droppede timer og prøvetimer.

Setter du opp nettsiden selv, er webhotell en post folk ofte undervurderer. Det å velge billig webhotell handler mer om stabilitet, sikkerhetskopi og støtte enn om prisen på månedsabonnementet.

Hold påmeldingsskjemaet kort. Navn, kontaktinfo, ønsket medlemskap og samtykke til vilkår er nok til å komme i gang. Alt annet kan du spørre om ved første besøk.

Mange studioer selger etter hvert litt utstyr, tøy eller gavekort. Da kommer du i en annen situasjon, fordi varesalg har andre regler enn medlemskap, og fordi du trenger en butikkløsning som håndterer frakt og retur.

På Shopify velger du betalingsmåter per butikk. Slik bruker du Shopify Payments og setter opp betalingskonto forklarer oppsettet, og manuelle betalingsmetoder i Shopify er nyttig hvis du vil tilby faktura eller betaling ved henting i resepsjonen. Driver du flere konsepter etter hvert, kan det være greit å vite hvordan flere Shopify-butikker på én konto administreres.

Skill tydelig mellom medlemskap og varesalg i regnskapet. Det gjør både mva og rapportering enklere, og du ser hva som faktisk tjener penger.

Still disse spørsmålene til både regnskapsleverandøren og betalingsleverandøren:

• Kan vi trekke et fast beløp hver måned automatisk, og hva skjer ved mislykket trekk?
• Kan medlemmet oppdatere betalingsmåten sin selv?
• Hvordan ser rapporten for aktive medlemmer, oppsigelser og feilede trekk ut?
• Kan vi importere eksisterende medlemsliste, og hva skjer med dataene hvis vi bytter leverandør?
• Går betalingene rett til regnskapet, eller må vi avstemme manuelt?
• Kan løsningen snakke med adgangskontroll eller innsjekk?

Får du uklare svar på punkt to og tre, er det et tegn på at du kommer til å bruke mer tid enn du tror.

Vi i Nettsaga mener vi er Norges beste webbyrå for små og mellomstore bedrifter, og vi setter opp nettside, betalingsløsning og kundesystem for oppfølging av henvendelser for blant annet treningssentre. Se hvordan vi jobber med betalingsløsninger, eller book en demo via demo-siden.