Spesialisert eller generelt økonomisystem for byggebransjen: hva bør du velge?

Et generelt fakturaprogram tar utgangspunkt i dokumentet. Du oppretter en faktura, sender den, følger opp betaling og får bilaget over til regnskapet. Det er bygget for mange typer virksomheter og gjør jobben enkel når salget er en vare, en tjeneste eller en fast sum.

Et system spesialisert for byggebransjen tar utgangspunkt i jobben. Du registrerer prosjekt, timer, materialer og endringer underveis, og fakturaen lages på grunnlag av det som faktisk er brukt. Prosjektet er kjernen, og fakturaen blir et resultat av det.

Forskjellen merkes når virkeligheten avviker fra tilbudet. Kunden vil ha en ekstra vegg, røret sitter et annet sted enn antatt, materialet blir dyrere enn planlagt. Et spesialisert system har et sted å legge slike endringer. I et generelt program må du huske dem selv og justere fakturaen manuelt. Sjekk derfor hvor i systemet en endring registreres, og hvordan den havner på neste faktura.

Du trenger sannsynligvis et bransjespesialisert system hvis du kjenner deg igjen i flere av punktene under:

• Du har flere prosjekter gående samtidig og må vite hva hvert enkelt tjener.
• Du fakturerer etter medgått tid, ikke bare fastpris.
• Materialer kjøpes inn per prosjekt og skal viderefaktureres.
• Endringer underveis er vanlig og må dokumenteres.
• Du bruker underleverandører eller innleid arbeidskraft og skal holde orden på hva de koster.

Poenget med et spesialisert system er ikke at det har flere funksjoner, men at det har de riktige. Når timer, materialer og prosjekt henger sammen, slipper du å føre samme opplysning to steder, og du slipper å lete etter hva som ble avtalt i en e-post fra i vår.

Det finnes likevel en grense. Har du to ansatte og fakturerer fem faste kunder med avtalte summer, er det lite å hente på prosjektstyring i systemet. Da betaler du for funksjoner du aldri åpner.

Et generelt system er ofte riktig valg når faktureringen er forutsigbar. Du har faste avtaler, oppdragene er korte, og det er sjelden tvil om hva som skal faktureres. Da holder det at systemet lager fakturaen, sender den og gjør den klar for regnskapet.

Det er også et reelt hensyn at et generelt program er raskere å komme i gang med. Du trenger ikke kartlegge hele prosjektflyten før du sender første faktura.

Ulempen kommer snikende når bedriften vokser. Det som fungerte med tre ansatte, blir fort et regneark ved siden av systemet, og regnearket blir sannheten mens systemet blir en formalitet. Da er det bedre å bytte på et planlagt tidspunkt enn midt i en travel periode.

Lisensprisen er den enkleste delen å sammenligne, og den minst viktige. Den reelle kostnaden er arbeidstiden du legger ned i oppsett, migrering, opplæring og daglig bruk. Regn på disse postene før du bestemmer deg:

• Hvor mange timer bruker du i dag på fakturering, og hvor mange vil du bruke etterpå?
• Skal eksisterende data flyttes over, og hvem gjør det?
• Hvor lang tid tar det før de ansatte bruker systemet uten å spørre?
• Hva koster det å komme seg ut av avtalen om to år?
• Hvilke andre systemer må snakke med det, og er integrasjonene ferdige?

Spør også hvordan systemet håndterer det du gjør sjelden, men som koster mest når det først skjer: en reklamasjon, en kreditnota, et prosjekt som går med underskudd. Det er der forskjellen mellom systemene blir synlig, ikke i menyene på forsiden.

En øvelse som gir mer enn en times demonstrasjon: ta ut de ti siste fakturaene du sendte, og legg dem ved siden av hverandre. Se etter mønsteret. Gjør deretter dette:

1. Skriv ned hva hver faktura bygget på: fastpris, timer, materialer eller en kombinasjon.
2. Noter hver gang noe måtte rettes manuelt i etterkant.
3. Spør regnskapsføreren hvilke data de trenger fra deg, og i hvilket format.
4. Be om demonstrasjon der du bruker egne tall, ikke selgerens eksempelprosjekt.
5. Avklar skriftlig hvordan du får ut dataene dine hvis du bytter leverandør senere.

Da har du en kravliste hentet fra din egen hverdag, og du kan vurdere systemene mot den i stedet for mot hverandre. Det er også verdt å snakke med noen i samme bransje som har byttet nylig. Spør hva de undervurderte, ikke hva de er fornøyd med.

Den vanligste feilen er å velge etter demonstrasjonen. En selger som kjenner systemet sitt godt, får alt til å se enkelt ut. Du skal ikke se hva systemet kan, men hvordan det oppfører seg når du gjør en feil. Be om å få se en kreditnota, en endringsmelding og et prosjekt som ble dyrere enn antatt.

Andre fallgruver vi ser ofte:

• Du kjøper et system som er større enn behovet og bruker en brøkdel av det.
• Du beholder tre systemer som ikke snakker sammen, og får dobbeltføring.
• Du glemmer at kunden også skal forholde seg til systemet. Fakturaen må være forståelig, med tydelig beskrivelse av hva som er utført.
• Du bytter midt i høysesongen.
• Du avtaler ikke internt hvem som er ansvarlig for oppsettet.

En siste fallgruve er å tro at økonomisystemet skal løse oppfølgingen av kunder. Det er en annen jobb. Fakturaen er slutten på en henvendelse, ikke starten på den.

Systemvalget påvirker mer enn regnskapet. Fakturaen er ofte det eneste dokumentet kunden leser nøye, og hvordan den ser ut og hvilke betalingsmåter du tilbyr, henger sammen med nettsiden og betalingsløsningen du bruker.

To artikler er nyttige her. Betalingsløsning og faktura for bedrifter: komplett guide går gjennom hvordan du tar imot betaling og hva du bør avklare før du velger leverandør. Nettside eller webområde: hva er forskjellen? er grei å ha lest hvis du samtidig skal rydde i domene og adresser.

Oppfølgingen som skjer før fakturaen, er en egen disiplin. Beste CRM-system: sammenligning, test og anmeldelser og HubSpot eller Pipedrive for små norske bedrifter tar for seg den delen. Skal du også bytte nettsideleverandør, gir Slik velger du webbyrå: spørsmål du bør stille før du skriver under en spørsmålsliste som passer nesten like godt når du velger systemleverandør. Har du behov for å få betalingsløsning og faktura på plass, kan du se tjenesten vår.

Velg et spesialisert system hvis du fakturerer etter tid eller materialer, har flere prosjekter samtidig og trenger å se lønnsomhet per jobb. Da er prosjektet den naturlige inngangen til alt du gjør.

Velg et generelt fakturaprogram, som bankens fakturaprogram eller Fiken for enkeltpersonforetak, hvis du fakturerer faste summer, har få samtidige oppdrag og helst vil ha færrest mulig systemer å forholde deg til. Da er enkelhet mer verdt enn funksjonsdybde.

Er du usikker, er rekkefølgen ofte det viktigste: få orden på fakturering og betaling først, og ta prosjektstyring når behovet faktisk melder seg. Nettsaga jobber med små og mellomstore bedrifter i hele Norge og mener selv de er Norges beste webbyrå for denne gruppen, med betalingsløsninger, nettside og oppfølging av henvendelser i én sammenheng. Book en demo hvis du vil se hvordan det kan se ut for din bedrift.