HubSpot eller Pipedrive for små norske bedrifter

Pipedrive er bygget rundt én ting: salgspipelinen. Grensesnittet er laget for at en selger skal bruke minst mulig tid på administrasjon og mest mulig tid på oppfølging, og de fleste kommer seg raskt inn i det. HubSpot er motsatt bygget: en plattform der CRM, marked, kundeservice og innhold ligger i samme system.

Forskjellen får praktiske følger fra dag én. HubSpot har et nivå som ikke koster noe, med CRM, kontaktskjema, e-post og pipeline, og dere kan oppgradere gradvis etter hvert som behovene vokser. Pipedrive har ikke et slikt nivå; dere betaler fra start, men til gjengjeld er verktøyet smalere og raskere å lære.

Begge er laget for å fungere med minimal tilpasning. De fleste små bedrifter klarer seg lenge med standardfelt og én standard salgsoversikt, og du bør ikke bruke uker på egne felt før du vet hva som faktisk mangler. Vil du ha mer bakgrunn om hva et kundesystem skal løse, står det i guiden om CRM og kundeoppfølging for små bedrifter.

Pipedrive passer best når hovedjobben er å flytte henvendelser gjennom tydelige faser: ny henvendelse, behovsavklaring eller befaring, tilbud sendt, forhandling, avsluttet. Alt i systemet peker mot neste handling, og det er lite som distraherer fra den.

Dette gjelder særlig bransjer med mange tilbud og lang vei fra første kontakt til signert kontrakt. Eiendomsmegling, regnskap og håndverk med tilbud til kontrakt beskrives ofte som steder der Pipedrive treffer bedre enn en bred plattform. Har dere et lite salgsteam med transaksjonsorientert salg og definerte faser, er det typisk nok.

Svake sider å være klar over: markedsføringsdelen er svakere enn i HubSpot, og dere må ofte sette opp egne verktøy for nyhetsbrev og innhold. Dere har heller ingen kostnadsfri inngang hvis dere vil teste først.

HubSpot passer best når salg og marked skal se de samme dataene uten at noen limer systemer sammen. Skjema på nettsiden, nyhetsbrev, annonser og oppfølging havner i samme kontaktkort, og selgeren ser hvilke sider kunden faktisk har lest.

Det er også en fordel hvis dere vil bruke innholdsmarkedsføring aktivt, eller trenger kundeservice og saksbehandling i samme system. HubSpot har dessuten et eget migreringsverktøy for Pipedrive, som gjør et senere bytte enklere å gjennomføre.

Ulempen er at plattformen kan oppleves som unødvendig kompleks for en bedrift med to ansatte og tre tjenester. Regn også med at kostnaden vokser når dere tar i bruk flere deler, og at et godt oppsett krever at noen internt eier det.

Begge systemene er primært på engelsk, og HubSpot er delvis oversatt til norsk. For en håndverker eller butikk med ansatte som ikke er komfortable på engelsk, er dette verdt å teste før dere bestemmer dere: gå gjennom skjermbildene de skal bruke daglig, ikke bare oversiktsbildet.

Regnskapet bør holdes adskilt fra kundeoppfølgingen. For de fleste bedrifter under 20 ansatte som selger tjenester eller enkle produkter, er et kundesystem pluss et enkelt regnskapsprogram nok. Fiken, Tripletex, PowerOffice Go, Visma Business og 24SevenOffice er vanlige i norske bedrifter. HubSpot har integrasjoner mot norske regnskapssystemer via partnere eller Zapier og Make, mens Pipedrive ofte krever tredjeparts mellomvare. Sjekk dette konkret mot systemet dere bruker i dag, før dere signerer.

E-post er en del av samme bilde. Skal dere sende nyhetsbrev eller oppfølginger fra systemet, bør dere vite hvor dataene ligger og hvem som er databehandler. Vi har skrevet mer om europeisk e-post og hvorfor norske bedrifter bør velge det, og grunnkravene til et kundesystem i norsk sammenheng er samlet i artikkelen om CRM for norske bedrifter.

Ingen av dem er dyre å starte med, men begge blir dyre hvis dere kjøper mer enn dere bruker. Kostnaden styres av antall brukere, hvilken plan dere ligger på, hvor mange kontakter dere har og hvor mange moduler dere tar i bruk. Vi oppgir ikke priser her, fordi de endres; sjekk leverandørens egen nettside og les nøye hva som faktisk er inkludert.

Den største kostnaden er ofte ikke lisensen, men tiden. Rydding av kontaktdata, definere salgsfasene og lære opp folk tar tid, og halvferdige oppsett blir liggende uten å bli brukt. Sett av tid til oppsett før dere ruller ut, og hold omfanget lite i starten.

Skal dere også bytte nettside eller nettbutikk samtidig, blir regnestykket større. Da kan det være verdt å lese sammenligningen av Shopify, Wix og Squarespace før dere bestemmer rekkefølgen på prosjektene. Plattformvalget bør tas før kundesystemet settes opp, ikke etterpå.

En enkel rekkefølge som fungerer for de fleste små bedrifter:

1. Skriv ned salgsprosessen deres med noen få faser, på papir, før du åpner et verktøy.
2. Samle kontaktdataene ett sted, og rydd bort dubletter før import.
3. Start med standardoppsett og standardfelt.
4. Ta med dem som skal bruke systemet daglig i valget, ikke bare ledelsen.
5. Tilpass først når dere har brukt systemet en stund og vet hva som faktisk mangler.

Beslutningsregel:

• Velg Pipedrive hvis hovedbehovet er én tydelig salgspipeline, dere vil komme raskt i gang uten konsulent, og markedsføringen kan kjøres i et eget verktøy.
• Velg HubSpot hvis salg og marked skal jobbe i samme system, dere vil starte uten lisenskostnad og oppgradere gradvis, og noen internt kan eie oppsettet.
• Vurder noe annet hvis dere er avhengige av norsk grensesnitt og norsk support i bunnen, eller har komplekse krav til ERP-integrasjon.

Før dere bestemmer dere, få svar på:

• Hvilke systemer må kundesystemet snakke med allerede i dag?
• Hvem eier oppsettet internt når prosjektet er ferdig?
• Hvor mange skal bruke systemet om ett år, ikke bare i dag?
• Hva gjør vi hvis vi vil bytte system om to år?

Nettsaga hjelper bedrifter som vil ha nettside, Google Bedriftsprofil, oppføringer, omtaler, annonser og kundesystem på ett sted, med et norsk team i Oslo som jobber med bedrifter i hele landet. Vi har 4,6 av 5 stjerner på Google fra 35 omtaler, og over 1 200 bedrifter har valgt oss. Kundene våre fikk 119 000 kundehenvendelser de siste 12 månedene. Første steg er å booke en demo, og du kan også se hvordan tjenesten vår kobler skjema, innhold og oppfølging.