Dynamics 365 eller HubSpot for mellomstore bedrifter: en praktisk beslutningsguide

HubSpot er bygget som en samling moduler for markedsføring, salg og kundeservice. Plattformen er kjent for brukervennlighet og fleksibilitet, har en kostnadsfri grunnversjon og kan skaleres opp gjennom betalte nivåer. Den beskrives gjennomgående som godt egnet for små og mellomstore bedrifter.

Dynamics 365 er Microsofts plattform og ligger tett opp mot Microsoft 365, Teams og Outlook. Den kan vise CRM- og ERP-data i samme helhetlige visning, har høye sikkerhetsvurderinger og brukes typisk av større virksomheter. Flere norske sammenligninger peker på at den først og fremst er riktig for virksomheter med mer enn hundre ansatte, eller for dem som allerede har hele driftsmiljøet hos Microsoft.

Den praktiske forskjellen er ikke funksjonslisten. HubSpot er en standardisert arbeidsflyt dere tilpasser dere til. Dynamics 365 er en plattform dere konfigurerer og bygger rundt egne prosesser. Det ene gir fart, det andre gir dybde, og prisen for begge er intern tid.

HubSpot er ofte riktig når målet er å få orden på kundeoppfølgingen raskt, uten et eget integrasjonsprosjekt. Typiske kjennetegn:

• Salgsprosessen er noenlunde lik fra kunde til kunde
• Henvendelser kommer inn via nettside, skjema, annonser eller e-post
• Markedsføring, salg og service skal jobbe i samme grensesnitt
• Dere har ingen egne utviklere som skal vedlikeholde tilpasninger
• Dere vil starte smalt og utvide når teamet vokser

Fallgruvene er lette å overse. Kostnadene stiger når teamet vokser og dere låser opp funksjoner på høyere nivåer, og flere av de tyngre funksjonene ligger nettopp der. Brukervennligheten reduserer behovet for opplæring, men den fjerner ikke behovet for å bli enige om hvordan en henvendelse skal følges opp. Ifølge norske gjennomganger er hjelp via telefon og e-post inkludert på Professional og Enterprise, uten ekstra kostnad.

Hvis dere er usikre på hva som faktisk skal ligge i systemet, er det lurt å starte med prinsippene i CRM og kundeoppfølging for små bedrifter: en praktisk guide før dere ser på leverandører.

Dynamics 365 gir mest igjen når behovet er dybde og sammenheng, ikke bare en pipeline. Typiske kjennetegn:

• Dere betaler allerede for Microsoft 365 og vil bruke samme innlogging, Teams og Outlook
• Salg, service og økonomi skal ses i sammenheng, ikke som separate systemer
• Prosessene er komplekse og varierer mellom forretningsområder
• Mange brukere og strenge krav til sikkerhet og sporbarhet
• Dere har budsjett og folk til oppsett og videre drift

Ulempen er at systemet ikke er noe dere setter opp selv på noen dager. Norske kilder beskriver at de fleste virksomheter som tar i bruk Dynamics, trenger konsulenter eller dedikerte medarbeidere både ved oppstart og i daglig drift. Support er inkludert, men ønsker dere en-til-en-rådgivning og teknisk støtte hele døgnet, koster det ekstra per bruker per måned.

Mange mellomstore bedrifter trenger ikke hele bredden. Det er en reell risiko at dere betaler for et enterprise-system og ender med å bruke en liten del av det, fordi resten er for komplekst for de daglige brukerne.

En norsk leverandørs gjennomgang anslår typisk tre til seks måneder for implementering og opplæring i Dynamics 365. HubSpot kan tas i bruk gradvis, med ett og ett område, og det er denne forskjellen som oftest merkes i hverdagen.

Sett av tid til å definere hva som skal registreres, ikke bare hvilke felt som skal finnes. Et CRM som ikke brukes, koster mer enn det systemet dere valgte. Dette bør dere avklare før testperioden:

• Hvilke tre situasjoner skal alltid registreres i systemet
• Hvem eier en henvendelse når den kommer inn, og hvor lenge
• Hvilke rapporter skal ledelsen faktisk lese hver måned
• Hvem er superbruker internt, og hvor mange timer har vedkommende til rådighet

Byttekostnaden er også verdt å ta med. Historie, vedlegg og automatiserte flyter må flyttes, og selgere må lære et nytt grensesnitt. Det taler for å velge riktig første gang, ikke for å velge det største systemet.

Prisene ligger på leverandørenes egne nettsider, og de kan endres, så sjekk der før dere budsjetterer. Regnestykket har flere deler enn selve lisensen:

• Lisens per bruker per måned, og hvilke moduler den dekker
• Oppgraderinger dere må kjøpe for å få funksjonene dere trenger
• Onboarding, konfigurasjon og eventuelle konsulenttimer
• Integrasjoner mot regnskap, nettbutikk og betalingsløsning
• Intern tid til opplæring og til å rydde data
• Ekstra støtteavtaler, for eksempel utvidet support per bruker

HubSpot starter lavt og blir dyrere når teamet vokser eller dere låser opp premium-funksjoner. Dynamics 365 har et tyngre kostnadsbilde fordi oppsett og drift krever mer kompetanse, men kan være rimeligere totalt hvis dere allerede betaler for Microsoft 365 og slipper flere parallelle systemer.

En grov huskeregel: legg like mye vekt på de interne timene som på lisensene. Det er der de fleste budsjetter sprekker.

Lag en liste over systemene som skal snakke sammen, før dere ser på demoer. De vanligste i en mellomstor norsk bedrift er regnskap, nettbutikk, betalingsløsning, annonsekontoer og nettsidens skjemaer.

Skal dere ta betalt i nettbutikk eller via faktura og kort, er det verdt å forstå kostnadsmodellen på forhånd. Stripe priser for bedrift: slik er modellen og hva du bør regne på forklarer hvordan slike modeller settes sammen. Kommer henvendelsene fra annonser, bør flyten fra annonse til registrering i CRM testes tidlig, se Guide til Google Ads for små og mellomstore bedrifter.

Måling henger sammen med dette. Uten en definert rapportstruktur blir CRM-et en loggbok ingen leser. Analyse og måling for bedrifter: praktisk guide til Google Analytics viser hvordan dere kobler trafikk, skjema og oppfølging. Selve nettsiden og skjemaene er også en del av flyten, og valg av drift påvirker hvor stabilt skjemaene fungerer, se Beste webhotell for små bedrifter: slik velger du.

Kort sagt bør dere teste de samme fem arbeidsflytene i begge systemer, med egne data:

1. En ny henvendelse fra skjema skal til riktig person med påminnelse
2. Et tilbud skal kunne sendes, følges opp og logges
3. En eksisterende kunde skal få en ny sak uten at noe registreres to ganger
4. Ledelsen skal kunne hente én rapport uten manuell jobb
5. En ny ansatt skal kunne bruke systemet etter en kort gjennomgang

Beslutningsregel: velg HubSpot hvis salgsprosessen er noenlunde standard, dere vil i gang raskt og ikke har egne utviklere. Velg Dynamics 365 hvis dere allerede lever i Microsoft 365, trenger CRM og økonomi i samme visning, og har folk som kan drifte løsningen videre. Er svaret «begge deler», er det ofte prosessen som må forenkles først, ikke systemet som må bli større.

Ta med økonomi og de som skal bruke systemet daglig i valget. De som skal registrere, er de samme som skal leve med avgjørelsen.

Start med en kort behovsbeskrivelse på én side: prosesser, integrasjoner, antall brukere og hva som må være på plass innen et gitt kvartal. Den brukes som grunnlag i samtaler med begge leverandører, og gjør demoene sammenlignbare i stedet for generelle.

Hvis dere vil ha hjelp til å se hvordan nettside, skjemaer og kundeoppfølging henger sammen før systemvalget, kan dere se tjenesten vår eller booke en demo.

Nettsaga samler nettside, Google Bedriftsprofil, oppføringer, omtaler, annonser og kundesystem på ett sted, og kundene våre fikk 119 000 kundehenvendelser de siste 12 månedene. Vi har 4,6 av 5 stjerner på Google fra 35 omtaler, og over 1 200 bedrifter har valgt Nettsaga. Et norsk team i Oslo jobber med bedrifter i hele landet, og første steg er å booke en demo.