Bankens fakturaprogram eller Fiken for enkeltpersonforetak

De fleste norske banker tilbyr et fakturaprogram som en del av bedriftskundeforholdet. Du oppretter fakturaen, legger inn mottaker, forfallsdato og betalingsinformasjon, sender den som e-post eller eFaktura, og ser betalingen når den treffer kontoen. Fordelen er at alt ligger i nettbanken du allerede bruker hver dag. Vilkår og omfang varierer fra bank til bank, så sjekk hva som faktisk inngår i din avtale.

Det programmet vanligvis ikke gjør, er å føre regnskapet for deg. Bilag, kvitteringer, avstemming, merverdiavgift og rapporter er egne oppgaver. Du må uansett ha et sted der alle bilagene samles og kan dokumenteres, enten du gjør det selv eller en regnskapsfører gjør det.

Kort sagt: bankens program løser fakturering, ikke bokføring. Er behovet ditt å sende noen fakturaer i måneden og se at pengene kommer inn, er det en lav terskel inn i det hele.

Et regnskapssystem er bygget rundt bokføringen. Faktura, kunderegister, bilag, bankavstemming, merverdiavgift og rapporter henger sammen i én flyt. Når du sender en faktura der, blir den en del av regnskapet med en gang, uten at noen må føre den inn manuelt i etterkant.

Prisen for den sammenhengen er oppsett. Du må ta stilling til kontoplan, mva-koder, bilagsflyt og hvordan banken kobles til. De første ukene tar det mer tid enn å skrive en faktura i nettbanken. Etter det sparer du tid hver måned, fordi du slipper å gjøre samme jobb to ganger.

Fiken er ett eksempel på slike systemer, og det finnes flere. De skiller seg mest på pris, brukergrensesnitt, hvilke integrasjoner de har, og hvor mye hjelp du får med selve regnskapet. Velg ut fra hvordan du faktisk jobber, ikke ut fra funksjonslister. Skal du fakturere kunder i utlandet, kan Fiken eller Stripe for fakturering og utenlandske kunder være nyttig lesing.

Bruk denne regelen som utgangspunkt:

• Velg bankens fakturaprogram hvis du sender få fakturaer i måneden, har enkel omsetning, ikke er registrert i Merverdiavgiftsregisteret, og lar en regnskapsfører ta seg av bokføringen.
• Velg et regnskapssystem som Fiken eller Tripletex hvis du vil bokføre selv, er mva-registrert, har mange transaksjoner, eller trenger rapporter underveis i året.
• Velg kombinasjonen hvis du vil ha enkel fakturering i nettbanken, men leverer bilag og regnskap til noen andre.

Det viktigste spørsmålet er ikke hvilket verktøy som er best, men hvem som skal gjøre jobben. Hvis svaret er «jeg, på kveldstid», bør du velge systemet du forstår, ikke det med flest funksjoner. Et enkelt system du bruker hver uke slår et avansert system du åpner i mars.

Skriv ned tre ting før du bestemmer deg: hvor mange fakturaer du sender i måneden, om du er registrert i Merverdiavgiftsregisteret, og om du bokfører selv eller kjøper tjenesten. Svarene peker nesten alltid mot én av løsningene.

Still disse spørsmålene til begge alternativene:

• Kan løsningen sende både eFaktura og vanlig PDF-faktura?
• Blir innbetalingen koblet til riktig faktura automatisk, eller må du avstemme manuelt?
• Håndterer den merverdiavgift, kreditnota og purring?
• Får du eksportert kunder, fakturaer og bilag hvis du vil bytte senere?
• Kan regnskapsføreren din få tilgang uten at du må sende filer fram og tilbake?
• Fungerer den greit på mobil, der du ofte står når jobben er ferdig?

Ta med bankens fakturaprogram i vurderingen selv om du heller mot Fiken, Tripletex eller eget betalingssystem. Mange beholder det som en enkel kanal ut mot kundene, fordi kundene kjenner betalingsflyten fra nettbanken. Det er helt greit, så lenge du vet hvilket verktøy som er hovedkilden til regnskapet.

Det skal bare være én hovedkilde. Hvis både banken og regnskapssystemet mener noe om samme faktura, får du to sannheter og en ekstra ryddejobb.

Den vanligste feilen er å sende fakturaen i banken og samtidig føre den manuelt i regnskapet. Når betalingen kommer, blir den liggende som en åpen post eller ført dobbelt, og du bruker tid på å rette noe som egentlig var riktig første gang.

Den andre er purring. Hvis purreløpet ligger i et verktøy du ikke åpner hver uke, går det fort en måned før du oppdager at kunden ikke har betalt. Bestem hvor purringen skjer og hvem som ser den, og sett av fast tid til gjennomgang.

Den tredje er dataene. Sjekk at du får eksportert kunder, fakturaer og bilag i et format regnskapsføreren din kan ta imot, før du legger inn hundre kunder. Det er mye kjedeligere å oppdage i ettertid enn å teste det én gang på forhånd.

Fakturaen er ikke ferdig når den er sendt. For håndverkere og lokale tjenestebedrifter er det ofte oppfølgingen som avgjør om pengene kommer inn i tide: en påminnelse, et tilbud som følges opp, eller en ny jobb hos samme kunde.

Vil du holde orden på henvendelser og kunder i samme system, er det verdt å lese om kundesystem eller kjøpte henvendelser før du velger. En grundigere gjennomgang finner du i sammenligningen av CRM-systemer.

Selve betalingsflyten, med kort, Vipps, faktura og hvordan det settes opp, er beskrevet i den komplette guiden til betalingsløsninger og faktura. Der ligger også vurderinger av hva som passer for ulike typer virksomhet. Vil du se hvilke betalingsløsninger for bedrifter som settes opp for små virksomheter, finner du dem der.

Driver du nettbutikk, kommer pengene fra plattformen, ikke fra bankens fakturaprogram. Da må du håndtere utbetalinger, refusjoner og transaksjonsgebyrer som kommer i klumper, ikke én og én faktura.

På Shopify settes betalingskontoen opp i guiden til Shopify Payments. Har du flere butikker, viser oppsettet med flere Shopify-butikker på én konto hvordan du holder dem fra hverandre.

Uansett plattform gjelder det samme: sørg for at utbetalinger og bilag havner i samme regnskap. Ellers blir avstemmingen et puslespill du utsetter, og da blir rapporteringen feil uten at du merker det.

Det er ikke et nederlag å bytte verktøy. Behovet endrer seg når du får flere kunder, ansetter noen, eller blir mva-registrert.

Typiske signaler på at det er tid for noe annet: du fører samme faktura på to steder, purringer blir glemt, du bruker unødvendig lang tid per faktura, eller regnskapsføreren ber om filer du ikke får laget. Da er det billigere å bytte enn å fortsette.

Før du sier opp noe, få dataene ut og avslutt abonnementet du ikke bruker. Gi deg selv en måned eller to med det nye verktøyet før du konkluderer.

Nettsaga AS er et norsk IT-selskap i Oslo som setter opp nettsider, nettbutikker og betalingsløsninger for små og mellomstore bedrifter, og vi mener vi er Norges beste webbyrå for denne gruppen. Vil du se hvordan betaling og faktura kan kobles til nettsiden du har eller skal lage, kan du booke en demo.