BankID-signering og betaling for eiendomsmeglere: er det verdt det?

Når vi sier BankID-signering og betaling i samme flyt, mener vi tre ting som skjer etter hverandre uten at kunden må bytte kanal: kunden identifiserer seg med BankID, signerer kontrakten, og betaler et avtalt beløp. BankID brukes til å bekrefte hvem som signerer. Selve betalingen går gjennom en betalingsløsning, for eksempel kort, Vipps eller bankoverføring.

Det er nyttig å skille mellom tre beløpstyper, fordi de oppfører seg ulikt digitalt: honorar eller egenandel som er kjent på forhånd, depositum eller forskudd, og selve oppgjørssummen. De to første egner seg godt i en nettbasert flyt. Den siste håndteres ofte i meglerforetakets egen oppgjørsprosess, og bør avklares med bank og fagsystem før du bygger noe som helst.

Mange foretak har allerede et fagsystem for kontrakt og oppgjør. Da er spørsmålet ikke om du skal bygge alt selv, men hvor kunden møter flyten: i fagsystemet, på nettsiden, eller i en kombinert løsning der nettsiden tar imot og fagsystemet fullfører. Betalingsløsning og faktura for bedrifter: komplett guide viser hvordan betalingsdelen henger sammen med avtaler, faktura og avstemming.

Verdien ligger i færre manuelle steg og kortere vei fra signert kontrakt til registrert betaling. Det merkes særlig når kontoret i dag bruker tid på å purre på underskrifter, taste inn betalinger og sende kvitteringer separat.

Dette bør du sjekke før du bestemmer deg:

• Beløpet er avklart og likt for alle kunder i denne kontraktstypen
• Kunden har allerede bestemt seg, og flyten er en formalitet, ikke en salgssituasjon
• Kontrakten er standardisert med få valgfrie felt
• Betalingen skal kunne avstemmes mot en kjent mottakerkonto
• Du har noen som kan svare kunden på telefon mens flyten pågår

En enkel beslutningsregel: velg samme flyt hvis kunden bare skal signere én avtale og betale ett beløp som står i avtalen. Velg to steg hvis beløpet avhenger av forhandling, hvis flere parter skal signere, eller hvis betalingen må avklares med bank først.

Samme prinsipp gjelder når du tar betalt for noe mindre enn en kontrakt, som en verdivurdering eller en visning. Bookingsystem med betaling: slik tar du betalt online viser hvordan tid og betaling kan henge sammen uten at kunden må ringe kontoret.

Flyten blir for komplisert når den prøver å løse flere oppgaver samtidig. Kunden som sitter med en kjøpekontrakt foran seg, er motivert for å signere, ikke for å sette seg inn i oppgjørsregler og gebyrmodeller.

Typiske fallgruver:

• Kunden må lese mange sider vilkår før signering, uten mulighet for å spole tilbake
• Flere parter skal signere, men løsningen er bygget for én person om gangen
• Beløpet krever avklaring med bank, men skjermbildet antyder at alt er klart
• Ingen kvittering eller bekreftelse som kunden kan lagre selv
• Feil i flyten ender som telefonhenvendelse til feil person i foretaket

Det finnes også en praktisk side: ikke alle kunder har BankID tilgjengelig der de sitter. Ha alltid et alternativ, enten det er signering i kontoret eller en manuell rutine. En flyt uten fallback blir et hinder for de få gangene det butter.

Hvis du merker at kundene ringer for å få hjelp til å komme gjennom, er ikke løsningen moden. Da bør du heller forenkle enn å legge til flere forklaringer i skjermbildet. Chat på nettsiden: slik hjelper den kundene kan ta de enkleste spørsmålene, men den erstatter ikke en flyt som fungerer.

Rekkefølgen betyr mer enn designet. Signering skal komme først, betaling etterpå, og kvitteringen til slutt. Kunden må aldri måtte betale for noe som ikke er signert, og du må aldri stå med en signert kontrakt uten spor av betalingen.

1. Kartlegg hvilke beløp som faktisk skal betales i denne kontraktstypen, og hvilke som håndteres utenfor nettløsningen
2. Velg én kontraktstype som pilot, helst den mest standardiserte
3. Bestem hvor mange valg kunden skal ta før signering. Klarer du deg med null, er det et godt tegn
4. Skriv kvitteringen først, ikke til slutt. Den skal vise hva som er signert, hva som er betalt, og hva som skjer videre
5. Avklar arkivering og hvem som har ansvar for å hente ut dokumentene ved behov
6. Lag en manuell fallback som kontoret kan bruke samme dag hvis noe stopper

Når disse punktene er på plass, er selve integrasjonen en teknisk oppgave. Uten dem blir den en dyr omvei rundt et problem du ikke har beskrevet ennå.

En vanlig feil er å bygge hele flyten i nettsiden uten å snakke med dem som jobber i fagsystemet daglig. Ta med en megler og en som gjør oppgjør i planleggingen. De ser feilene før kundene gjør det.

Prisen på nettsiden eller kundeportalen som holder flyten, ligger typisk et sted mellom rundt 10 000 og 250 000 kroner, avhengig av omfang, antall skjermbilder og hvor mange integrasjoner som må bygges. Det er nettsiden som varierer mest.

I tillegg kommer transaksjonskostnader fra betalingsleverandøren. De varierer med betalingsmetode og avtale, og satsene må hentes fra leverandørens egen nettside, der det også står at de kan endres. Vipps gebyrer for bedrift: hva du betaler, og hvilke grenser som gjelder forklarer hvordan du leser en slik prisliste uten å bli overrasket.

De kostnadene folk glemmer, er de løpende: opplæring av nye ansatte, endringer i kontraktsmaler, support når noe stopper en fredag ettermiddag, og avstemming mot regnskapet. Spør leverandøren hva som skjer ved endringer, ikke bare hva oppstarten koster.

Vil du se hvordan en slik flyt kan settes sammen for et meglerforetak, kan du ta en titt på tjenesten vår.

Kjør pilot på én kontraktstype i noen uker, med en liten gruppe kunder, før du slår av den gamle rutinen. Mål fire ting: hvor mange som fullfører, tiden fra kontrakt sendes til den er signert og betalt, antall henvendelser til kontoret underveis, og hvor mange manuelle etterregistreringer som må gjøres.

Snakk med noen av kundene etterpå. Spør hva de trodde skulle skje etter at de trykket signer, og om de fant kvitteringen igjen. Det gir mer enn en tilfredshetsmåling.

Hvis fullføringsgraden er lav, se etter hvor i flyten de stopper. Er det ved identifisering, ved vilkårene eller ved betalingen? Hvert av disse punktene har ulik løsning, og du bør ikke endre alt samtidig.

Ikke sammenlign med tall du har hørt fra andre. Sammenlign med din egen situasjon før piloten: hvor mange henvendelser kom inn per kontrakt den måneden, og hvor mye tid brukte kontoret på purring. Det er referansepunktet ditt.

Still de samme spørsmålene til alle du vurderer, og be om svar skriftlig. Det gjør tilbudene sammenlignbare.

Dette bør du spørre om:

• Hvilke betalingsmetoder støttes, og hvem står som avtalepart overfor kunden
• Hvordan dokumenteres signatur, tidspunkt og betaling for hver enkelt sak
• Hvem har ansvar for support, og i hvilke tidsrom
• Hva skjer med påbegynte saker hvis en integrasjon er nede
• Hvordan hentes data ut hvis dere senere bytter løsning
• Hvilke endringer kan dere gjøre selv, og hvilke må bestilles

Et godt svar på disse spørsmålene betyr mer enn et pent grensesnitt. Flyten skal fungere på en travel tirsdag, ikke bare i en demonstrasjon.

Nettsaga lager nettsider og nettbutikker og setter opp betalingsløsninger, domene og bedrifts-e-post, og vi mener vi er Norges beste webbyrå for små og mellomstore bedrifter. Vil du se hvordan en signerings- og betalingsflyt kan se ut for ditt foretak, kan du booke en demo.