Domene som ligner ditt: slik beskytter du bedriften

Et forvekslingsdomene er et domenenavn som er laget for å ligne ditt. Det kan ha en ekstra bindestrek, en bokstav byttet ut, en annen toppdomene eller et ord lagt til. Det kan også være et domene som bare brukes i e-postadressen, uten at det finnes en nettside bak.

Falske tilbud er ofte en kombinasjon av et lignende domene og en e-post som ser troverdig ut. Avsenderen kan bruke navnet til en ansatt, en kunde eller en leverandør. Målet er å få mottakeren til å betale en faktura, dele opplysninger eller trykke på en lenke.

For en liten bedrift er skaden todelt. Kunder kan bli lurt, og navnet ditt kan bli knyttet til svindel. Derfor bør et forvekslingsdomene behandles som både en sikkerhetshendelse og en omdømmesak.

Registrer de viktigste variantene av domenet ditt selv. Det gjelder særlig vanlige skrivefeil, bindestrek eller ikke bindestrek, entall og flertall, og samme navn med .no og .com der det er naturlig. Du trenger ikke registrere alt, men vurder hvilke varianter en kunde kan taste feil.

Lag en kort liste over navnene du vil beskytte: firmanavn, tjenestenavn, slagord og vanlige forkortelser. Navn og slagord til bedriften: slik velger du hjelper deg å skille mellom navn du bør sikre og navn som er for generelle.

Sjekk også at domenet ditt har riktig eierinformasjon og kontaktadresse. Hvis du ikke har kontroll på hvem som står som registrant, er det vanskeligere å rydde opp senere. Hva er et domene, og hva betyr det for bedriften? forklarer grunnbegrepene.

SPF, DKIM og DMARC er tre tekniske tiltak som gjør det vanskeligere å sende e-post som ser ut som den kommer fra domenet ditt. De gir mottakerens e-postsystem bedre grunnlag for å kontrollere avsenderen.

Sørg for at alle som sender e-post på vegne av bedriften, bruker riktig konto. Ikke videresend kundehenvendelser til private adresser uten at det er avtalt. Lag en enkel rutine for hvordan ansatte sjekker avsenderadresse og lenker før de svarer på et tilbud.

Ha en fast kontaktkanal på nettsiden, for eksempel et telefonnummer og en e-postadresse kunden kan verifisere. Domene og e-post for bedrifter: komplett guide går gjennom oppsettet steg for steg.

Sett av en fast rutine for å søke på firmanavnet ditt og se etter nye domenenavn som ligner. Gjør det med jevne mellomrom, for eksempel når du oppdaterer nettsiden eller før en kampanje.

Opprett varsler på firmanavnet i søkemotorer og på nettsider der det er mulig. Sjekk også om det dukker opp e-postadresser med domenet ditt som du ikke kjenner.

Hvis du driver en lokal tjeneste, kan falske profiler og feil kontaktinformasjon dukke opp i tilknytning til domenet. Nettside for elektrikere: dette må være med og Nettside for renholdsbedrifter: dette må være med viser hva som bør stå klart på nettsiden, slik at kundene kan kjenne igjen den ekte bedriften.

Start med å samle bevis. Lagre e-posten med full header, skjermbilder, tidspunkt, mottakere og eventuelle vedlegg. Ikke slett meldingen, og ikke svar fra en vanlig bedriftsadresse før du har vurdert hva du vil oppnå.

Varsle kundene konkret: hva som har skjedd, hvilket domene som er falskt, og hvordan de kan verifisere en ekte henvendelse. Legg gjerne en kort melding på nettsiden og i kundesystemet ditt, slik at de som tar kontakt, får samme informasjon.

Rapporter misbruket til vertsleverandøren for nettsiden og til e-postleverandøren der det er mulig. Kontakt registraren for domenet. For .no kan du også kontakte Norid og vurdere en klage til klagenemnda hvis domenet brukes i strid med ditt navn.

Vurder å anmelde forholdet til politiet hvis kunder er svindlet eller bedriften er utsatt for identitetstyveri. Politianmeldelsen er også dokumentasjon du kan vise til i videre prosess.

Du trenger ikke gjøre alt samtidig. Bruk denne enkle regelen:

• Velg grunnleggende beskyttelse hvis bedriften har få domenenavn og lite kundekontakt på e-post: sikre hoveddomenet, sett opp e-postautentisering og følg med på firmanavnet.
• Velg utvidet beskyttelse hvis navnet er lett å forveksle, brukes i markedsføring eller er kjent lokalt: registrer flere varianter, lag varslingsrutine og ha en ferdig plan for falske tilbud.
• Velg ekstern hjelp hvis du ikke har noen som følger opp domenet og e-posten: da bør noen ha ansvar for oppsett, overvåking og dokumentasjon.

Poenget er ikke å samle flest mulig domener, men å ha kontroll på de navnene kundene faktisk kan ta feil av. Et domene du aldri bruker, men som hindrer forveksling, kan være verdt det. Et domene du glemmer å fornye, gir ingen beskyttelse.

Skriv ned hvem som har ansvar. Det bør stå i en intern rutine hvem som sjekker domenefornyelse, hvem som svarer på mistenkelige e-poster, og hvem som varsler kunder. Hvis du vil ha hjelp til å rydde i domener, e-post og oppfølging av henvendelser, kan du se domener og e-post. Nettsaga jobber med små og mellomstore bedrifter og kan gå gjennom oppsettet ditt. Hvis du vil se hvordan de jobber, kan du book en demo.