Slik bytter du domene eller e-postadresse uten å miste kundene

Rekkefølgen er der folk flest bommer. De lager nytt domene og ny e-post, og slår av det gamle fordi det føles ryddig. Da forsvinner både søketrafikk og henvendelser fra kunder som fortsatt har den gamle adressen lagret i telefonen. Gjør det heller i denne rekkefølgen:

• Sikre at du har administratortilgang til domenekontoen og e-postkontoen
• Sett opp nytt domene eller ny adresse parallelt med det gamle
• Legg inn videresending fra gammel e-post til ny
• Flytt nettsiden over når det nye virker som det skal
• Behold gammelt domene og gammel adresse aktiv etter byttet

Hovedregelen er enkel: ingenting slås av før det nye virker i praksis. Et domene du eier koster lite å fornye, og en videresendt e-postadresse krever nesten ingen oppfølging. Det du sparer på å rydde bort, er småpenger mot det du taper hvis en fast kunde sender en forespørsel til en adresse som har sluttet å virke.

Er du usikker på hva et domene og en e-postkonto egentlig består av, er domene og e-post for bedrifter: komplett guide et greit sted å begynne. Der er begrepene forklart uten at du må kunne DNS på forhånd.

Det korte svaret er at du sjelden bør bytte domene bare fordi et premium-domene virker kortere eller penere. Domenet er adressen kundene allerede har lagret, og det bærer med seg historikk, lenker og tillit som må bygges opp igjen fra null på et nytt navn.

Argumenter for å beholde domenet:

• Du beholder den synligheten du har opparbeidet
• Kundene slipper å lære en ny adresse
• E-postadressene kan bli stående uendret
• Mindre risiko for feil i oppsett og omdirigeringer

Argumenter for å bytte:

• Navnet er aktivt misvisende etter et navnebytte eller en sammenslåing
• Domenet er knyttet til et varemerke du ikke lenger kan bruke
• Navnet er så likt en konkurrent at det skaper reell forvirring

Beslutningsregelen vi anbefaler:

• Velg å beholde domenet hvis endringen bare handler om at det nye er kortere, penere eller mer moderne
• Velg nytt domene hvis det gamle er feil, misvisende eller problematisk å bruke, og la det gamle peke til det nye i lang tid

Skal nettsiden bygges på nytt, er det ingenting i veien for å gjøre det på det eksisterende domenet. Det er faktisk det vanligste og tryggeste. Du beholder domenet, men bytter innhold, struktur og design.

To ting må håndteres når adressene på undersidene endres:

• Sett opp permanent omdirigering fra hver gammel side til den nye siden som tar over innholdet
• Lag en ny side i stedet for å la gamle adresser gi feilmelding
• Behold adresser som fortsatt gir mening, og la dem virke som før

Den vanligste feilen er å sende alt til forsiden. Da mister besøkende som kommer fra søk, det de lette etter, og du svekker sidene som faktisk skulle ta over trafikken.

Videresending kan settes opp på to nivåer, og det er nyttig å kjenne forskjellen. På domenenivå lager du en adresse som sender posten videre til en annen, uten å ha en egen innboks. På kontonivå lar du en eksisterende innboks sende videre alt den mottar.

Praktisk fremgangsmåte:

• Opprett den nye adressen på domenet ditt
• Legg inn videresending fra gammel adresse til ny
• Sett på et automatisk svar i den gamle innboksen som forteller at adressen er i endring
• Oppdater signatur, nettside, Google Bedriftsprofil og fakturaer med den nye adressen, og få kundene til å sende e-post i stedet for direktemelding

Svar alltid fra den nye adressen, men nevn gjerne at du svarer på vegne av det nye navnet. Da blir ikke kunden sittende og lure på hvem som egentlig har svart, og du slipper å gjenta byttet i hver enkelt tråd.

Har du brukt en privat Gmail-adresse i firmaet, kan du videresende fra den til den nye bedriftsadressen. Det gjør du i Gmails egne innstillinger, under fanen for videresending, ved å legge til den nye adressen og bekrefte den.

Tre ting er verdt å vite:

• Videresending gjelder ny post, ikke det som allerede ligger i innboksen
• Gammel korrespondanse bør eksporteres og oppbevares et sted du har kontroll
• Bekreftelsen må godkjennes i den nye innboksen før videresendingen starter

Vil du ha full kontroll på avsenderadresse, signatur og lagring, er det bedre å flytte bedriftsposten til en konto på eget domene. Slik setter du opp e-post med eget domene i Google Workspace viser hvordan det gjøres steg for steg.

Ved sammenslåing eller navnebytte er den tryggeste løsningen nesten alltid å beholde det gamle domenet som en ekstra inngang. Det nye domenet blir hovedadressen, mens det gamle peker dit og videresender e-post i en lang overgangsperiode.

For e-post trenger du ikke velge mellom gammelt og nytt. En konto på eget domene kan ha flere adresser knyttet til seg, så du kan ta imot post på både den gamle og den nye varianten, og svare fra den du selv vil.

Skal du bytte etternavn, legg det nye til som en ekstra adresse og behold den gamle aktiv. Da treffer kunder deg uansett hvilken variant de har i telefonlisten, og du slipper å fortelle hver enkelt at adressen er endret.

E-post som havner i søppelposten er et vanlig og lite synlig problem etter et domene eller e-postbytte. Sørg derfor for at avsenderdomenet er riktig satt opp før du begynner å sende fra det nye.

Sjekklisten:

• Er domenet fornyet, registrert på riktig eier og beskyttet mot forvekslingsdomener?
• Er SPF, DKIM og DMARC satt opp for det nye avsenderdomenet?
• Er permanent omdirigering satt opp fra alle gamle sider som har trafikk?
• Er gammel e-post videresendt og testet fra en ekstern adresse?
• Er adressen oppdatert i Google Bedriftsprofil, fakturaer, signatur og sosiale medier?

Mangler du DMARC, gir hva er en DMARC-record, og hvorfor trenger bedriften det? en kort innføring. Har du nettbutikk, gjelder de samme prinsippene, og e-post med Shopify-domene: videresending, hosting og bedrifts-e-post tar for seg særtrekkene der. Skal du koble et nytt domene til butikken, viser domene til Shopify: slik kjøper, bytter og kobler du eget domene hvordan.

Den dyreste feilen er å slå av gammel e-post for tidlig. Nest dyreste er å glemme en enkelt plass der adressen står, som på en faktura, i Google Bedriftsprofil, i en gammel annonse eller i en leverandørliste.

Andre feil vi ser ofte:

• Bare forsiden omdirigeres, ikke undersidene
• Gammel adresse brukes som avsender uten riktig oppsett, så posten havner i søppelpost
• Videresending settes opp, men ingen tester at den faktisk virker
• Nytt domene registreres på feil eier eller hos feil leverandør

Vil du at noen gjør gjennomgangen for deg, kan du se på tjenesten vår for domene og e-post. Nettsaga mener selv de er Norges beste webbyrå for små og mellomstore bedrifter, og første steg er å booke en demo.