Slik flytter du bedrifts-e-posten trygt til ny leverandør

En e-postadresse består av to deler: domenenavnet etter @ og postkassen som ligger bak. Domenet blir stående der det er, hos domeneregistraren. Det du flytter er selve tjenesten som tar imot og lagrer meldingene, altså postkassene og innholdet i dem.

Selve byttet skjer i DNS. Postoppføringen, MX, peker på den serveren som skal ta imot e-post for domenet ditt. Når du endrer den, begynner nye meldinger å lande hos den nye leverandøren. Alt som kom før, blir liggende der det lå, med mindre du kopierer det over.

I tillegg finnes et lag som lett blir glemt: aliaser, videresendinger, delte postkasser, distribusjonslister, autosvar, kalender, kontakter og oppsett på mobil og i e-postprogrammet. Ta en runde på disse før byttet, ikke etterpå. En samlet oversikt over sammenhengen mellom domene og e-post finner du i domene og e-post for bedrifter: komplett guide.

Start med en liste over alt som finnes i dag. Uten den vet du ikke når du er ferdig, og du oppdager de glemte kontoene først den dagen en kunde ringer og ikke får svar.

• Alle adresser som mottar post, også de ingen har logget inn på lenge
• Aliaser og videresendinger, og hvor de peker
• Delte postkasser som brukes av flere personer
• Autosvar, signaturer og e-postlister
• Hvem som har passord, og hvem som må få nye innlogginger
• Kalender, kontakter og notater som henger sammen med e-posten
• Tjenester der adressen brukes til innlogging og passordreset

Avtal samtidig med den gamle leverandøren når kontoene stenges, og få bekreftet skriftlig at innholdet ikke slettes før overgangen er over. Mange lar deg beholde tilgang en periode etter oppsigelse, men ikke regn med det uten å ha det svart på hvitt.

Noter også hva som ligger i DNS-sonen i dag: MX, SPF, DKIM og eventuell DMARC. Disse må ofte settes opp på nytt hos den nye leverandøren, og de avgjør om e-posten din havner i innboksen eller i søppelposten.

Du vil aldri stå i en situasjon der domenet peker på en leverandør som ennå ikke har postkassene klare. Derfor denne rekkefølgen:

1. Opprett alle postkasser og aliaser hos den nye leverandøren, med samme adresser som i dag.
2. Kopier arkivet fra de gamle postkassene, og kontroller at antall meldinger og mapper stemmer.
3. Sett opp SPF, DKIM og DMARC slik den nye leverandøren anbefaler.
4. Senk levetiden på DNS-oppføringene i god tid før byttet, slik at endringen slår raskt gjennom.
5. Bytt MX-oppføringen på et tidspunkt med lite aktivitet, for eksempel etter arbeidstid.
6. La den gamle postkassen stå åpen i overgangsperioden og les den daglig.
7. Sjekk at både innkommende og utgående post virker fra alle enheter før du sier opp det gamle abonnementet.

Mellom steg 5 og 6 ligger perioden der meldinger oftest blir borte. Kommer det post til den gamle kassen, videresender du den til den nye kontoen eller svarer fra den nye adressen. Sett gjerne navn på hvem som har ansvar for å sjekke, og hvor lenge.

Test før du erklærer deg ferdig: send en melding fra en ekstern adresse til din egen, svar på den, og se at svaret ikke havner i søppelpost. Gjenta fra mobil, fra e-postprogrammet på datamaskinen og fra nettleseren.

Arkivet er ofte det mest verdifulle du har, fordi det inneholder kundehenvendelser, avtaler og dokumentasjon du kan få bruk for mange år senere. Kopier det før du endrer MX, ikke etter.

De fleste leverandører tilbyr eksport til en fil, eller du kan kopiere postkassen over IMAP med et verktøy som bevarer mappestruktur og datoer. Uansett metode: sammenlign antall meldinger per mappe før og etter. Søk opp et par kjente kunder i det nye systemet og se at trådene er komplette, inkludert vedlegg.

Oppbevar eksportfilen et sted du kontrollerer selv, og ikke slett den før det nye systemet har vært i bruk en stund. Hvis noe viser seg å mangle senere, er filen det eneste bildet av hvordan det så ut før byttet.

Dette er feilene som oftest koster tid og kunder:

• Gammel postkasse slettes før den nye er i bruk, slik at meldinger i overgangen forsvinner
• Aliaser og videresendinger blir ikke med over, og post til adresser som salg@ eller post@ stopper
• SPF og DKIM mangler, slik at utgående post havner i søppelpost hos kundene
• MX endres før postkassene er opprettet, med avviste meldinger som resultat
• Innlogginger og passordreset som var knyttet til den gamle adressen, slutter å virke
• Ingen har ansvar for å lese den gamle postkassen i overgangsperioden

Den siste er undervurdert. Når to postkasser lever side om side, forutsetter alle at noen andre følger med. En ubesvart henvendelse er som regel en kunde som går videre til noen andre.

Har du nettbutikk, bør du også sjekke at kontaktsiden og spørsmålene kundene stiller, peker på en adresse som fortsatt virker etter flyttingen. Se FAQ-side i Shopify: slik lager du svar kundene finner for hvordan du bygger opp en slik side.

Gå gjennom dette før oppsigelsen sendes:

• Alle adresser mottar post hos ny leverandør
• Arkivet er kopiert og kontrollert mot gammel mappeoversikt
• Utgående post får ikke spamvarsel fra en ekstern testadresse
• Kalender, kontakter og mobiloppsett virker
• Fakturaadresse, nettbank og offentlige registre bruker en adresse du fortsatt har
• Den gamle postkassen har ikke fått nye meldinger de siste dagene

En enkel beslutningsregel:

• Velg full migrering med leverandørens verktøy hvis dere har flere postkasser, delte kontoer og et stort arkiv.
• Velg manuell kopiering over IMAP hvis dere er få personer og arkivet er oversiktlig.
• Vent med oppsigelse hvis du er usikker på om enkelte kunder fortsatt skriver til en gammel adresse.

Spør den nye leverandøren om tre ting før du signerer: hvordan de håndterer migrering av arkiv, hvem som setter opp SPF, DKIM og DMARC, og hva som skjer med postkassene hvis du senere vil flytte igjen. Svarene sier mer om tjenesten enn prislisten gjør.

Domenet bør du eie selv, uavhengig av hvem som leverer e-post og nettside. Da kan du bytte leverandør senere uten å måtte flytte domenet også. Se hvordan du sjekker tilgjengelighet og hva du bør tenke på ved navnevalg i slik sjekker du om et domene er ledig, og hva tjenesten vår omfatter for domene og bedrifts-e-post.

Nettsaga mener de er Norges beste webbyrå for små og mellomstore bedrifter, og setter opp domene, bedrifts-e-post og oppfølging av henvendelser for kunder i hele Norge. Vil du ha hjelp til selve flyttingen, kan du booke en demo.