Slik setter du opp e-post med eget domene i Google Workspace

Det du må ha på plass før du begynner

Før du begynner trenger du tre ting: et domenenavn du eier, innlogging til stedet der domenet har navnetjenerne sine (DNS-kontrollen hos domeneverten), og en oversikt over hvem i bedriften som skal ha egen e-postadresse. Uten tilgang til DNS stopper du opp i steg to, for det er der du bekrefter eierskapet og senere peker e-posten til Google.

Skill mellom domene og postkasse. Domenet er delen etter @, for eksempel bedriften.no. En postkasse er en konto med innboks, lagring og innlogging. Adresser som salg@ eller post@ behøver ikke være egne kontoer, de kan være aliaser som leverer til en person. Det holder antall brukere nede når bedriften er liten.

Har du et domene fra før, beholder du det der det er registrert og kobler det til Workspace. Sammenhengen mellom domene, DNS og e-post er beskrevet i guiden om domene og e-post for bedrifter, som er grei å lese før du gjør endringer.

Steg 1: skaff deg et domene du eier

Har du ikke domene, kjøp det hos en domenevert du selv kan logge inn hos. Da eier du domenet, ikke leverandøren, og du kan flytte det senere uten å bytte e-postadresse. Under registreringen i Google Workspace kan du også merke av for «Kjøp et nytt domene», og da hjelper Google deg med kjøpet via en av sine domenepartnere. Det kommer i tillegg til abonnementet, så sjekk hva det koster på Googles egne sider før du velger.

Navnet henger på fakturaer, e-postsignaturer og annonser i mange år. Velg kort, uten bindestrek, lett å si i telefon, og helst likt firmanavnet. Vurderingene rundt dette er samlet i slik velger du riktig domenenavn.

Har du overtatt en bedrift eller fått nettsiden laget av noen andre, sjekk hvem som står som registrant på domenet. Står et byrå eller en tidligere eier der, bør det overføres til bedriften før du begynner å endre DNS. Da slipper du å stå uten kontroll neste gang domenet skal fornyes.

Steg 2: registrer Google Workspace og bekreft domenet

Registrer Workspace med bedriftens navn, antall ansatte og domenet du skal bruke. Mot slutten av veiviseren får du en unik bekreftelseskode som skal legges inn i domeneinnstillingene hos domeneverten. Hensikten er å bevise at du eier domenet, slik at ingen andre kan bruke det i Workspace uten din tillatelse.

Koden legges inn som en DNS-oppføring, som oftest en TXT-oppføring. Kopier navn og verdi nøyaktig, og legg den ikke inn som en ny oppføring ved siden av en som allerede har samme navn. Noen domeneverter har en egen snarvei der du logger inn og godkjenner koblingen, men du bør fortsatt kontrollere at domenet står som bekreftet i admin-konsollen etterpå. DNS-endringer kan ta litt tid før de slår igjennom.

Når domenet er bekreftet, gi kontoen et personlig preg: last opp logoen, opprett aliaser som salg@ og post@, og legg inn brukerne som skal ha egen innboks. Gjør dette før du inviterer de ansatte, så slipper de å forholde seg til halvferdige innstillinger de første dagene.

Steg 3: pek MX-oppføringene til Google

MX-oppføringene forteller omverdenen hvor e-posten skal leveres. Du legger dem inn i DNS hos domeneverten slik Google beskriver, med den prioriteten som er oppgitt. Er dette feil, havner e-posten fortsatt hos den gamle leverandøren, eller den kommer ikke frem i det hele tatt. Jobben er altså ikke ferdig når domenet er bekreftet.

Har bedriften hatt e-post på domenet fra før, må du bestemme hva som skjer med den gamle postkassen. Innholdet flytter ikke av seg selv. Enten setter du opp videresending i en overgangsperiode, eller du migrerer innholdet før du endrer MX. Tar du dette i feil rekkefølge, kan kundehenvendelser bli liggende uten svar i flere dager.

Etter at MX er på plass, sett opp SPF, DKIM og DMARC. Disse oppføringene viser at e-posten faktisk sendes på vegne av domenet ditt, og de avgjør i praksis om meldingene havner i innboksen eller i spam. Vi har en egen gjennomgang av hvordan du sjekker og setter opp SPF, DKIM og DMARC, som er verdt å ta samme dag.

Vanlige feil når domenet kobles til

Den vanligste feilen er å tro at alt er ferdig når bekreftelseskoden er godkjent. Domenet er da bekreftet, men e-posten virker ikke før MX-oppføringene er endret. Test derfor begge deler: send fra en privat konto til den nye adressen, og svar tilbake.

Den nest vanligste er kollisjon med eksisterende oppføringer. Har domenet allerede en SPF-oppføring fra en webleverandør eller en annen e-posttilbyder, skal den slås sammen med Googles, ikke legges inn som en ny oppføring ved siden av. To separate SPF-oppføringer på samme domene gir feil og svakere levering.

Nettbutikker rammes ofte av en tredje variant: ordrebekreftelser og skjemavarsler sendes i bedriftens navn, men fra en tjeneste som ikke er autorisert i DNS. Det ser riktig ut i test hos deg, men havner i spam hos kunden. Sjekk avsenderdomenet i nettbutikk og skjemaløsning samtidig som du setter opp Workspace, og se gjerne e-post med Shopify-domene hvis dere selger der.

Når du bør gjøre det selv, og når du bør få hjelp

For ett domene og noen få brukere er dette fullt ut noe du kan gjøre selv. Du trenger ingen utvikler, men du bør sette av tid til DNS-delen og være nøye med kopiering av verdier.

Har dere flere domener, mange postkasser som skal migreres, eller et gammelt webhotell som styrer DNS, blir det mer krevende. Da kan en Google Workspace-partner være nyttig, men du bør vite hva du får, hva du betaler, og hvem som sitter med DNS-kontrollen etterpå. Eierskapet til domenet skal alltid være bedriftens eget.

Trenger du hjelp med domene, DNS eller e-post på eget domene, kan du lese mer om domener eller book en demo, så går vi gjennom oppsettet som passer din bedrift.

Vanlige spørsmål

Kan jeg bruke et domene jeg allerede eier i Google Workspace?

Ja. Du beholder domenet der det er registrert, legger inn en bekreftelseskode i DNS for å vise at du eier det, og peker deretter MX-oppføringene til Google. Da leveres e-posten til Gmail i Workspace, mens domenet fortsatt er ditt.

Må jeg kjøpe domenet av Google?

Nei. Du kan kjøpe det hos en domenevert du selv velger, og det gir deg tydelig eierskap og kontroll over DNS. Google tilbyr også kjøp via domenepartnere under registreringen, mot et tillegg i prisen. Sjekk pris og vilkår på Googles egne sider, de kan endres.

Hva skjer med e-posten vi har i dag?

Den flyttes ikke automatisk. Du må enten migrere innholdet eller sette opp videresending fra den gamle postkassen før du endrer MX. Planlegg dette på forhånd, så kundehenvendelser ikke blir liggende.

Kan jeg starte med vanlig Gmail og legge til domenet senere?

Ja, Google legger opp til at enkeltpersonforetak kan registrere seg med en personlig Gmail-konto og legge til eget domene senere. For de fleste er det likevel enklere å ta domenet med en gang, så slipper du å bytte adresse i signaturer, fakturaer og annonser.

Hvorfor havner e-posten vår i spam etter oppsettet?

Som regel mangler SPF, DKIM eller DMARC, eller SPF-oppføringen er satt opp feil. Det kan også være at nettbutikken eller skjemaløsningen sender e-post i bedriftens navn uten å være autorisert i DNS. Sjekk oppføringene før du justerer noe annet.