Google Workspace vs Office 365: hva bør bedriften velge?

Kort svar: hvem passer hva

Kort oppsummert: Microsoft 365 for dem som lever i Excel, trenger programmer installert og vil ha et grensesnitt de allerede kan. Google Workspace for dem som vil ha enkel e-post, rask deling og administrasjon som ikke krever egen IT-avdeling. Begge løser det grunnleggende godt, så velg ut fra hva som skaper minst friksjon i hverdagen.

Det er lett å miste helheten når du sammenligner abonnementer. Domenet, DNS-oppsettet og selve e-postflyttingen er minst like viktig som hvilken pakke du lander på. Domene og e-post for bedrifter: komplett guide går gjennom rekkefølgen fra domenenavn til ferdig postkasse.

Tre spørsmål avgjør som regel saken: Hvor avanserte regneark lager dere? Må noen ha programmer installert på maskinen? Og hvor mye opplæring er dere villige til å gi de ansatte? Svarene peker raskere mot et valg enn en lang funksjonsliste.

Office 365, Microsoft 365 og Google Workspace: navnene på plass

Office 365 er det gamle navnet på det Microsoft i dag kaller Microsoft 365. Produktet er et abonnement med jevnlige oppdateringer, til forskjell fra den gamle eviglisensen der du kjøpte Office én gang. Søker du på Office 365 i dag, får du Microsoft 365-tilbud.

Google har gjort en tilsvarende reise. Google Apps ble G Suite, og i 2020 kunngjorde Google Workspace, som ble tilgjengelig for brukere i 2021. Funksjonene er i stor grad de samme som før, men pakken er tettere integrert rundt Gmail, Disk og Meet.

Praktisk betydning: når du leser sammenligninger av google workspace vs office 365, er det som oftest Microsoft 365 som menes. Sjekk alltid hva som faktisk inngår i planen du vurderer, ikke bare navnet på pakken.

Lagring, apper og hvor enkelt det er i praksis

Lagring er et vanlig argument. Google Workspace gir fra 30 GB til 5 TB avhengig av plan. Microsoft 365 gir 1 TB per bruker, med mulighet for mer på tilpassede avtaler. Planer og priser endres, så sjekk leverandørens egne nettsider før du regner på det.

Microsoft 365 inkluderer de installerte versjonene av Word, Excel, PowerPoint og Teams, i tillegg til nettversjoner. Google Workspace er nettbasert først, med Docs, Sheets og Slides i nettleseren. For en håndverker som skriver tilbud på telefonen, er det en fordel. For en som bygger store regneark med makroer, er det ofte en ulempe.

Filer i Microsoft-format kan åpnes i Google, men svært sammensatte dokumenter kan endre formatering når de konverteres. Test de viktigste filene deres før dere bestemmer dere.

Brukervennlighet er den andre store forskjellen. Google oppleves ofte som mer intuitivt for ansatte uten teknisk bakgrunn, mens Microsoft 365 har flere innstillinger og dermed også lengre opplæringskurve.

E-post med eget domene: her merkes forskjellene

Begge løsningene gir e-post på eget domene, og det er her de fleste merker forskjellen daglig. Google bruker Gmail, Microsoft bruker Outlook. Begge fungerer på mobil og i nettleser, så velg det grensesnittet de ansatte faktisk åpner om morgenen.

Oppsettet er likt uansett: domenet må pekes mot riktig tjeneste med MX-record og de andre DNS-recordene. Sett også opp SPF, DKIM og DMARC fra første dag. Uten det øker risikoen for at egen e-post havner i spam, og for at andre kan sende e-post i bedriftens navn.

I Google Workspace gjøres dette én gang per domene. Vi har en stegvis gjennomgang av hvordan du setter opp e-post med eget domene i Google Workspace.

Vanlige fallgruver ved bytte: glemte aliasadresser, delte postkasser som ingen eier, signaturer som ikke blir med, og mobiltelefoner som fortsatt står på gammel server. Lag en liste over alt slikt før flyttedagen, ikke etter.

Andre alternativer til Google Workspace

Microsoft 365 er det nærmeste alternativet, men ikke det eneste. Zoho Workplace er en tredje aktør med e-post, dokumenter og regneark i nettleseren, ofte valgt av små team som vil ha mer for pengene. Mange webhotell og domeneleverandører tilbyr også e-post på eget domene, men da uten dokumentverktøyene og samarbeidsfunksjonene.

Noen velger en blanding: Microsoft 365 til de få som trenger Excel for alvor, og en enklere løsning til resten. Det kan se rimeligere ut, men gir to administrasjonsflater og to steder å lete etter filer. For de fleste små bedrifter er én plattform enklere å drifte.

Uansett hvilken vei du går, bør domenenavnet være på plass først. Slik velger du riktig domenenavn hjelper deg å unngå navn som er vanskelige å si på telefon, eller som kolliderer med en annen bedrift.

Slik tar du valget uten å angre

Sett av en ettermiddag til en enkel behovsliste: hvilke filer brukes daglig, hvem deler filer med kunder, hvem trenger programmer installert, og hvor mange postkasser skal administreres. Da ser du raskt om dere er en Google-bedrift eller en Microsoft-bedrift.

Deretter: test med to til tre ansatte før hele teamet flyttes. Sjekk e-postflyt, kalenderdeling, mobiloppsett og de filene dere er mest redde for. Flytt utenom travle perioder, og hold den gamle løsningen tilgjengelig som lesekopi en kort periode.

Trenger du hjelp underveis, er det verdt å vite hva en Google Workspace-partner er, og trenger du en. Nettsaga hjelper små bedrifter med domene og e-post, og du kan book en demo hvis du vil se hvordan oppsettet ser ut i praksis.

Vanlige spørsmål

Er Google Workspace gratis for bedrifter?

Nei. Private Google-kontoer er uten kostnad, men skal du ha e-post på eget domene med administrasjon, delt lagring og bedriftsvilkår, kreves et abonnement per bruker. Sjekk planene på Googles egne nettsider, de endres over tid.

Kan jeg beholde e-postadressen hvis jeg bytter fra Office 365 til Google Workspace?

Ja. Adressene ligger på domenet ditt, ikke hos leverandøren. Du flytter postkasseinnhold og peker MX-recordene mot den nye leverandøren. Planlegg byttet utenom travle perioder, og sett opp SPF, DKIM og DMARC samtidig.

Fungerer Word- og Excel-filer i Google Workspace?

Du kan åpne og redigere dem, men svært sammensatte dokumenter med avansert formatering, makroer eller koblede regneark kan oppføre seg annerledes. Test de viktigste filene deres før dere bestemmer dere.

Hvilken løsning er enklest for ansatte uten teknisk bakgrunn?

Google Workspace oppleves ofte som enklere å komme i gang med, fordi alt skjer i nettleseren og deling er få klikk. Microsoft 365 har flere innstillinger og verktøy, noe som gir mer kontroll, men også mer opplæring.

Hva bør jeg sjekke før jeg velger mellom Google Workspace og Microsoft 365?

Ta utgangspunkt i filene dere bruker daglig, om noen må ha programmer installert, hvor mange postkasser som skal administreres, og hvem som deler filer med kunder. Deretter tester du med noen få ansatte før hele teamet flyttes.