Slik velger du e-postleverandør for små bedrifter, og hva den koster

E-post med eget domene betyr at adressen ser ut som navn@bedriften.no i stedet for en privat adresse. Adressen eier du gjennom domenet, ikke gjennom e-postleverandøren, og derfor kan du bytte leverandør senere uten å bytte adresse. Det finnes tre praktiske nivåer, og valget handler mest om hva de ansatte faktisk gjør i løpet av arbeidsdagen. En bredere gjennomgang finnes i Domene og e-post for bedrifter: komplett guide.

Dette er de tre nivåene:

• E-post som følger med webhotellet. Du betaler for domene og hosting og får postkasser på kjøpet. Rimeligst, enkel administrasjon, men ofte mindre lagring og et enklere spamfilter.
• Frittstående e-posttjeneste med eget domene. Du får spam- og virusfilter, brukeradministrasjon og ofte norsk support. Norske leverandører oppgir priser fra rundt 30 kroner per måned per konto for slike løsninger, og mange småbedrifter ligger et sted mellom rundt 30 og 90 kroner per måned. Prisene kan endres, så sjekk leverandørens egen side.
• Produktivitetspakke som Google Workspace eller Microsoft 365. Her får du e-post, kalender, lagring og kontorverktøy, og prisen settes per bruker. Nivået avhenger av planen dere velger, og prisene endres jevnlig.

For en liten bedrift uten faste kontorprogrammer er det sjelden selve e-posten som koster mest. Det er antall verktøy, antall brukere og tiden oppsettet tar. Start derfor med behovet, ikke med merkenavnet.

Regnestykket har flere linjer enn abonnementsprisen. Sett opp alle før du sammenligner:

• Antall brukere. En pakke som prises per bruker blir dyrere hver gang dere ansetter noen.
• Domenet. Den årlige avgiften kommer i tillegg, uansett hvilken e-postleverandør du velger.
• Bindingstid. Noen svært lave priser gjelder bare ved flere års binding. Regn ut hva du betaler over hele perioden.
• Migrering. Timene som går med til å flytte e-post, kontakter og kalender, er en reell kostnad.
• Tillegg. Ekstra lagring, arkivering, nyhetsbrevverktøy og andre tjenester kommer ofte utenom.

Et eksempel på hvordan valget slår ut: to bedrifter med like mange ansatte kan ende med svært ulik årskostnad, avhengig av om de trenger kontorprogrammer og felles fillagring eller bare postkasser. Skriv ned hva dere bruker i arbeidshverdagen før dere bestiller. Trenger dere bare e-post og kalender, betaler dere for mye i en full produktivitetspakke.

Gå gjennom denne listen før du bestiller. Den tar noen minutter og sparer ofte både penger og ergrelse.

Dette bør du sjekke:

• Spam- og virusfilter. Spør hva filteret gjør med falske fakturaer og phishing, ikke bare hvor mange søppelmeldinger det stopper.
• Support. Kommer du i kontakt på norsk, og hvor raskt får du svar? Test gjerne med et spørsmål før du kjøper.
• Brukeradministrasjon. Kan du legge til og fjerne brukere selv, og styre hvem som ser hva?
• Sikkerhet. To-trinns pålogging, mulighet for å kreve det av alle, og en rask måte å stenge en konto når noen slutter.
• Lagring. Hvor mye plass får hver postkasse, og hva skjer når den er full?
• Kalender og kontakter. Flyttes de med, eller må de bygges opp på nytt?
• Migrering. Får du hjelp til å flytte gammel e-post, og koster det ekstra?
• Vilkår. Bindingstid, oppsigelsesfrist og hva som skjer med dataene hvis dere avslutter.

Oppsettet er mindre komplisert enn mange tror, men rekkefølgen betyr noe. Slik gjør du det:

1. Sikre at du har tilgang til kontoen hos den du kjøpte domenet av. Uten den får du ikke endret DNS.
2. Opprett kontoene hos e-postleverandøren, med de adressene dere skal bruke.
3. Legg inn leverandørens DNS-poster, inkludert MX, og helst SPF, DKIM og DMARC. De siste tre påvirker i praksis om e-posten havner i innboksen eller i søppelposten.
4. Test før du flytter alt. Send fra en ekstern adresse til hver ny postkasse og svar tilbake.
5. Flytt gammel e-post, kontakter og kalender, og kontroller at mapper og vedlegg kommer med.
6. Sett opp signatur, videresending der dere trenger det, og to-trinns pålogging på alle kontoer.
7. Behold den gamle kontoen aktiv en periode, slik at e-post til gamle adresser ikke forsvinner.

Skal dere bruke Google Workspace, finnes en mer detaljert gjennomgang i Slik setter du opp e-post med eget domene i Google Workspace.

De fleste problemene ved et bytte kommer av at noe blir glemt, ikke av at leverandøren er dårlig. Dette går galt oftest:

• E-post som forsvinner fordi den gamle kontoen slettes før alt er flyttet.
• Manglende SPF og DKIM, som gir dårligere leveringsevne uten at noen skjønner hvorfor.
• Glemte fellesadresser som post@ og faktura@, som ikke blir med i flyttingen.
• Kalender og kontakter som ikke følger med fordi det billige abonnementet ikke dekket dem.
• Ingen som vet hvem som administrerer kontoene etter at personen som satte det opp har sluttet.

En enkel regel: ikke slett noe hos den gamle leverandøren før dere har sendt og mottatt e-post fra alle nye kontoer i noen dager, og fått bekreftet at kontakter og kalender er på plass.

Bruk denne regelen som en første sil, og juster etter behovene dere har skrevet ned.

• Velg e-post som følger med webhotellet hvis dere bare trenger postkasser, har få ansatte og vil holde kostnaden lavest mulig.
• Velg en frittstående e-posttjeneste hvis dere vil ha bedre spamfilter, enkel brukeradministrasjon og support, uten å betale for kontorprogrammer.
• Velg Google Workspace hvis dere jobber mye i nettleseren, deler dokumenter og vil ha kalender og lagring tett integrert.
• Velg Microsoft 365 hvis dere allerede bruker Word, Excel og Teams, eller trenger Office-programmene installert på maskinene.

Er du i tvil mellom de to store pakkene, går Google Workspace vs Office 365: hva bør bedriften velge? gjennom forskjellene som faktisk betyr noe i en liten bedrift.

Mange blander sammen postkasse og e-postmarkedsføring. Det er to ulike verktøy. Postkassen er der kundene svarer deg. Nyhetsbrevverktøyet er der du sender til en liste, og der styres prisen ofte av antall kontakter, ikke av antall ansatte.

Når henvendelsene blir flere enn innboksen håndterer, er neste steg et enkelt kundesystem. Hva det koster, avhenger av antall brukere og funksjoner, og du finner en gjennomgang i Hva koster et CRM-system for en liten bedrift?.

For de fleste små bedrifter er riktig rekkefølge: først eget domene og ordentlig e-post, deretter en fast rutine for oppfølging av henvendelser, og til slutt annonsering og synlighet. Nettsaga samler alt på ett sted: nettside, Google Bedriftsprofil, oppføringer, omtaler, annonser og kundesystem, og et norsk team i Oslo jobber med bedrifter i hele landet. Over 1 200 bedrifter har valgt Nettsaga, og kundene våre fikk 119 000 kundehenvendelser de siste 12 månedene. Vi har 4,6 av 5 stjerner på Google fra 35 omtaler, og første steg er å booke en demo.