Sikker lagring av helseopplysninger for personlige trenere

Helseopplysninger er en særlig kategori av personopplysninger i personvernforordningen. Det betyr at behandlingen krever et klarere grunnlag, og at terskelen for å samle dem inn er høyere enn for navn, telefonnummer og treningsmål. Du er behandlingsansvarlig for opplysningene du samler inn, også når de ligger i et system du leier av en leverandør.

Det er lett å underestimere hva som faktisk er helseopplysninger. Dette regnes typisk som helsedata:

• Skader, diagnoser og medisinbruk
• Vekt, kroppsmål og endringer over tid
• Graviditet, menstruasjon og psykisk helse
• Treningsdagbøker og notater som indirekte avslører sykdom
• Bilder og video av kropp tatt i treningssammenheng

Poenget er ikke å samle mest mulig, men å samle det du trenger for å gjøre jobben. For hver opplysning bør du kunne svare på hvorfor den er nødvendig, hvor den ligger, hvem som ser den og når den skal bort. Det samme gjelder data du bruker i AI-verktøy; se slik bruker du AI på trenings- og helsedata innenfor GDPR. Klarer du ikke det, hører opplysningen ikke hjemme i systemet.

Mange systemer ser fine ut på utsiden, men er ikke laget for sensitive opplysninger. Still kravene skriftlig før du signerer, og få svarene dokumentert, ikke bare muntlig i et møte.

Dette bør du kreve svar på:

• Databehandleravtale som dekker helseopplysninger
• Hvor dataene lagres, og hvilke underleverandører som brukes
• Tofaktorinnlogging og rollebasert tilgang
• Logg over hvem som har åpnet hva
• Mulighet for å eksportere og slette data
• Navngitt kontaktpunkt for personvern

Et vanlig CRM som HubSpot eller Pipedrive er laget for oppfølging av kunder og salg, ikke for helsedata. Det kan være riktig verktøy for henvendelser, avtaler og påminnelser, men treningsjournal og helsenotater hører i et fagsystem med riktig formål. Da slipper du å blande to behov i ett verktøy.

Problemene oppstår sjelden i selve fagsystemet, men i alt rundt det. Dette er typiske feil:

• Treningsskjema i regneark som deles med en lenke
• Notater og bilder på privat telefon
• Skjema sendt som vedlegg på e-post
• Kundeopplysninger i en felles innboks uten tilgangsstyring
• Gamle filer som blir liggende etter at kundeforholdet er avsluttet

Regneark er en gjenganger. En delt lenke kan videresendes, og du har ingen oversikt over hvem som har åpnet filen. Det finnes ingen logg, ingen tilgangsstyring og ingen enkel måte å slette bare én kundes data.

Skjemaet på nettsiden er ofte det første stedet helseopplysninger dukker opp. Behandle det som en del av systemet, og ikke samle mer i skjemaet enn du trenger for å svare på henvendelsen. Mer om hva som bør være med: nettside for personlige trenere.

For helseopplysninger må du ha et tydelig grunnlag, og samtykke skal være frivillig, konkret og mulig å trekke tilbake. I praksis betyr det at kunden skal vite hva som samles inn, hvorfor, hvor det ligger og hvor lenge.

Skriftlig samtykke er enklest å dokumentere. Legg det inn som et eget steg, ikke som en avkrysning gjemt i vilkårene. Hold samtykke til behandling av helseopplysninger atskilt fra samtykke til markedsføring, ellers blir det uklart hva kunden faktisk har sagt ja til.

Mer om hva som gjelder for personvern, informasjon og samtykke på nett: regler for nettsider og netthandel.

Når en leverandør behandler helseopplysninger på dine vegne, skal dere ha en databehandleravtale. Den beskriver hva leverandøren gjør, hvilke underleverandører som brukes, hvor dataene lagres og hvordan sletting skjer.

Spør konkret om underleverandører. Mange systemer bruker dem til drift, lagring, e-postutsending og support. Det er helt normalt, men du skal vite hvem de er og hvilke land dataene kan havne i. Lagring utenfor EØS krever et overføringsgrunnlag, og det er leverandørens jobb å dokumentere det til deg.

Les også vilkårene for hva leverandøren kan gjøre med dataene. Bruk av kundedata til leverandørens egne formål, som produktutvikling eller analyse, bør være avklart, ikke antatt.

Systemet er bare så sikkert som rutinene rundt det:

1. Tilgang: gi bare tilgang til dem som trenger den, og fjern den samme dag noen slutter.
2. Sletting: avtal hva som skjer når kundeforholdet avsluttes, og før en logg over at det er gjort.
3. Sikkerhetskopi: sjekk at dataene kan gjenopprettes, ikke bare at noen sier at det tas backup.
4. Avvik: skriv ned hva som skjedde, når, hvem som ble berørt og hva du gjorde.

Ved brudd på personopplysningssikkerheten, for eksempel en mistet telefon eller en feilsendt e-post, kan det være meldeplikt. Vurder det raskt, og ta kontakt med Datatilsynet eller en rådgiver hvis du er i tvil. Skriv ned det du vet mens det er ferskt.

Har du bare deg selv som ansatt, er du fortsatt behandlingsansvarlig. Da må rutinene være så enkle at du faktisk følger dem. En kort punktliste slår et tykt dokument du aldri åpner.

Kunder sender gjerne helseopplysninger der det er mest praktisk for dem: SMS, Messenger, Instagram eller en kommentar under en profil. Det er din jobb å styre dialogen til en kanal du kontrollerer.

Svar kort på henvendelsen og flytt samtalen til systemet eller en kundeside du selv drifter. Ikke gjenta detaljer i en usikker kanal, og ikke oppbevar skjermbilder av meldinger i kamerarullen. Meldinger med helseopplysninger bør slettes når de er overført. Skal du samtidig holde orden på hvem som har fått svar, se slik velger du CRM-system for håndverkere, salonger og små butikker.

Det samme gjelder offentlige flater. Omtaler og profiltekst er ikke stedet for kundedialog om skader eller diagnose. Google Bedriftsprofil for personlige trenere handler om synlighet, ikke om å behandle helseopplysninger.

Kjør gjennom denne listen før du flytter kundedata inn i et nytt verktøy:

• Databehandleravtale signert
• Lagringssted og underleverandører kjent
• Tofaktor og rollebasert tilgang slått på
• Skjemaet samler ikke mer enn nødvendig
• Samtykketekst som er forståelig og dokumenterbar
• Rutine for sletting og avvik skrevet ned
• Eksport og sletting testet i praksis

En enkel beslutningsregel:

• Velg et fagsystem med databehandleravtale hvis du skal lagre treningsjournal, helsenotater eller bilder av kunder.
• Velg et vanlig CRM hvis du bare skal holde orden på henvendelser, avtaler og oppfølging.
• Velg regneark eller notat-app bare til informasjon som ikke kan knyttes til en persons helse.

Trenger du hjelp til å henge sammen nettside, skjema, kundesystem og personvern, kan du se tjenesten vår. Vi i Nettsaga mener vi er Norges beste webbyrå for små og mellomstore bedrifter, og første steg er å book en demo.