Slik finner du hjelp og leverandør til CRM og bookingsystem

Den første er en lokal konsulent eller liten IT-bedrift. De kan komme innom, kjenner hverdagen din og fakturerer ofte per time eller per oppdrag. Fordelen er nærhet og at de ser hele arbeidsflyten din. Ulempen er at de er få personer, og kapasiteten kan være begrenset i travle perioder.

Den andre er systemleverandøren selv. De kjenner produktet best og har standard oppsett og opplæring. Det gir fart og presisjon på selve verktøyet. Ulempen er at de sjelden hjelper med det som ligger rundt, som e-post, nettside eller hvordan henvendelser kommer inn.

Den tredje er et byrå som setter opp nettside, skjema, booking, e-post og kundesystem samlet. Du får færre grensesnitt å forholde seg til, men må sjekke at de faktisk kan systemet de selger. Start gjerne med en praktisk gjennomgang av CRM og kundeoppfølging før du ber om tilbud.

Leverandører og konsulenter gir bedre svar når du beskriver situasjonen din konkret. Skriv ned dette før første samtale:

Ta med et par eksempler fra en vanlig uke, for eksempel en kunde som ringer to ganger samme dag, eller en booking som må flyttes. Konkrete eksempler avdekker raskere om et system passer, enn en generell kravliste. Det gjør det også lettere å sammenligne to tilbud som ellers ser like ut. Les også slik velger du CRM som passer bransjen din.

Still disse spørsmålene, og be om skriftlige svar der det er mulig:

Be om en kort demonstrasjon med ditt eget scenario, ikke bare en standardvisning. En vanlig fallgruve er å kjøpe et system som er kraftigere enn nødvendig, fordi det så bra ut i demoen. En annen er å glemme å avtale hvem som svarer når noe ikke virker i åpningstiden.

Klinikkdrift stiller strengere krav enn vanlig kundebehandling. Helseopplysninger krever tilgangsstyring, logging og en databehandleravtale som er gjennomgått, og journalføring er regulert særskilt. Spør leverandøren om hvor data lagres, hvem som har tilgang og hvordan opplysninger slettes når en pasient ber om det.

Skill mellom pasientjournal og pasient-CRM. Journalen skal ligge i et fagsystem som er laget for formålet. Booking, påminnelser, venteliste og oppfølging av tidligere pasienter er en annen oppgave, og der kan et enklere system gjøre jobben. Mange små klinikker blander disse to og ender med et system ingen bruker.

Skal du ha hjelp i Trondheimsområdet, se etter leverandører som allerede jobber mot klinikker. Spør om de har referanseklinikker du kan ringe, om opplæring er inkludert, og hvem som tar telefonen en travel tirsdag. Vurderer du annonsering i tillegg, se hvordan Google Ads for veterinærer påvirker hvilke henvendelser du faktisk får inn i systemet.

Søk etter behovet, ikke etter produktet. Formuler søket som kunden din ville gjort: det du trenger pluss sted, for eksempel bookingsystem for klinikk i Trondheim eller CRM oppsett for håndverker i Oslo. Se etter treff med lokal adresse, telefonnummer og referanser, ikke bare innholdssider som selger et abonnement.

Sjekk kilden før du ringer:

De fleste små bedrifter får sine beste anbefalinger fra noen som har vært i samme situasjon. Spør regnskapsføreren, bransjeforeningen og en kollega i samme næring. Vurderingen ligner den du gjør når du skal ha hjelp med søk: byrå, konsulent eller deg selv handler om hvor mye du vil gjøre internt og hvor mye du vil kjøpe. Henvendelsene du skal følge opp, kommer ofte fra lokale søk, så sørg for at oppføringene dine er komplette, se Bing Places og Apple Business Connect.

Prisen på oppsett og hjelp avhenger av fem forhold:

Standard løsning med leverandørens oppsett er det rimeligste du kan få som fortsatt fungerer i drift. Tilpasning og migrering driver prisen opp, og det samme gjør krav til logging og tilgangsstyring. Skal oppsettet kombineres med ny nettside, ligger nettsidepris ofte et sted mellom rundt 10 000 og 250 000 kroner avhengig av omfang, mens CRM-delen styres av punktene over.

En enkel beslutningsregel:

• Velg leverandørens oppsett og opplæring hvis behovet er standard og du vil i gang raskt.
• Velg en lokal konsulent hvis du trenger hjelp på plass, og har noen internt som kan ta ansvar etterpå.
• Velg et byrå hvis nettside, skjema, booking og kundesystem skal henge sammen.
• Behold regnearket hvis henvendelsene er få og én person håndterer alle. Vurder om det er verdt å betale for CRM, eller om Excel holder.

Systemet blir bare nyttig hvis det er en rutine og ikke et prosjekt. Avtal dette før oppstart:

Den vanligste feilen er for mange felt og for mange kategorier. Begynn med det du trenger for å svare kunden, og utvid når rutinen sitter. En annen vanlig feil er å kjøpe system uten å avtale hvem som svarer når noe ikke virker.

Nettsaga setter opp nettsider, nettbutikker og kundesystem for små og mellomstore bedrifter, og vi mener vi er Norges beste webbyrå for små og mellomstore bedrifter. Vil du se hvordan et slikt oppsett ser ut i praksis, kan du lese om tjenesten vår eller booke en demo.