WooCommerce og Tripletex: slik kobler du butikk og regnskap

Hva integrasjonen faktisk overfører

En typisk løsning overfører kunder, produkter, ordrer og fakturaer mellom WooCommerce og Tripletex. Ordre som kommer inn i butikken, sendes til regnskapet og bokføres automatisk, enten per ordre som eget bilag eller samlet. Mange leverandører lager også faktura i Tripletex for betalte ordrer, og registrerer betalingen mot riktig betalingstype i stedet for en fast konto.

Retningen går begge veier. Salg, kunder og refunderinger går fra butikken til regnskapet, mens produktdata, priser og lagerbeholdning kan gå fra Tripletex til WooCommerce. Lagerstyringen i regnskapet blir dermed styrende for hva kundene ser som tilgjengelig i butikken.

Hvor ofte data flyttes, varierer mellom leverandørene. Noen beskriver nattlige overføringer, andre sanntid eller intervaller du selv velger. Det har praktisk betydning hvis du selger varer med lav beholdning eller har mange ordrer per dag, for da er det forskjell på nattlig og løpende oppdatering.

De fleste løsningene lar deg angi en startdato og hente ordrer bakover i tid. Det er nyttig når du kobler til en butikk som allerede har vært i drift, men det bør testes på et lite utvalg ordrer før du slipper hele historikken gjennom.

Hvis du ikke har startet butikken ennå, kan det være lurt å lese nettbutikkguiden først, slik at oppsettet av produkter, frakt og betaling er på plass før regnskapet kobles på.

Du kjøper integrasjonen fra en tredjepart, ikke fra Tripletex

Tripletex har en egen side for WooCommerce-integrasjoner. Der anbefaler de en løsning levert av Maksimer, og viser samtidig til flere andre leverandører, blant annet Kreatif, Integrera og Skann199. Alle bygger på samme grunnprinsipp: en kobling via API-nøkler mellom butikken og regnskapet.

Tripletex skriver selv at de ikke er ansvarlige for funksjonalitet eller eventuelle feil i den enkelte integrasjonen. Det betyr at support, vedlikehold og feilretting ligger hos leverandøren du velger. Spør derfor hvem som svarer når noe stopper, og om de kjenner WooCommerce godt nok til å håndtere nettopp dine unntak.

Noen spørsmål er verdt å stille før du bestiller: Hvordan håndteres refunderinger og kansellerte ordrer? Hvordan mappes frakt, merverdiavgift og betalingsmetoder? Får du innsyn i logg over overføringene? Hvordan behandles delvis levering? Og hvordan tilpasses løsningen hvis du senere bytter plattform? Svarene sier mer enn en funksjonsliste.

Bruker du Shopify i stedet for WooCommerce, er fremgangsmåten en annen. Den er beskrevet i slik setter du opp Shopify og Tripletex.

Forberedelser som sparer deg for opprydding

Rydd produktkatalogen først. Hver vare bør ha en unik varekode eller SKU, en tydelig variantstruktur og riktig avgiftssats. Er katalogen full av dubletter og varer uten kode, blir mappingen mot regnskapet unødvendig komplisert, og du får feil som er vanskelige å spore opp senere.

Sjekk betalingsmetodene. Hver betalingsmåte du tilbyr i butikken, bør ha en tilsvarende betalingstype i Tripletex. Mangler koblingen der, havner innbetalingene på feil konto, og avstemmingen blir manuelt arbeid hver måned.

Ta stilling til kundedataene. De fleste integrasjoner oppretter kunder i Tripletex basert på e-postadresse fra WooCommerce. Gjestekjøp, kunder som handler med to adresser og ulik skrivemåte på e-post gir dubletter. Bli enige med regnskapsføreren om én regel, for eksempel at e-post alltid er nøkkelen, og hvem som rydder dubletter.

Avklar bokføringsprinsippet med regnskapsføreren din: skal hver ordre bli ett bilag, eller skal salg bokføres samlet per periode? Bestem også hvordan frakt, gebyrer og rabatter skal føres, og sett en startdato dere er enige om. Dette er beslutninger som er lette å ta før oppkobling og dyre å rette etterpå.

Steg for steg ved oppkobling

Første steg er tilgang. Du oppretter API-nøkler i WooCommerce og i Tripletex, med det tilgangsnivået leverandøren ber om, og sender dem videre. Les dokumentasjonen til begge systemene før du deler nøklene, slik at du vet hva du faktisk gir tilgang til.

Neste steg er mappingen, der du bestemmer hvordan avgift, frakt, rabatter og betalingsmetoder oversettes mellom systemene. Ta med en ordre med rabattkode og en med blandet avgift i testen. En enkel testordre med én vare avdekker sjelden problemene.

Test med en reell ordre og kontroller bilaget i Tripletex manuelt. Stemmer beløp, avgift, kunde og betalingstype? Først når det stemmer, slår du på overføring for hele butikken. Deretter henter du eventuell historikk bakover, i et kontrollert omfang.

Etter oppstart bør du følge med daglig i den første perioden. Sammenlign antall ordrer i butikken med antall bilag i regnskapet, og sjekk at ingen kunder er opprettet to ganger. Når grunnflyten er stabil, er det verdt å se på WooCommerce-tipsene for å få mer ut av butikken uten å gjøre regnskapsflyten mer komplisert.

Vanlige feil, og hvordan du unngår dem

Dubletter av kunder er den vanligste feilen. Den oppstår gjerne når samme person handler både som gjest og med konto, eller når e-postadressen skrives ulikt. En fast regel for hvordan kunder identifiseres, og en rutine for å slå sammen dubletter, løser det meste.

Avgift er den nest vanligste. Varer og tjenester i samme ordre, frakt og gebyrer, og rabatter som trekkes fra feil grunnlag, gir feil i bilaget. Sjekk hvordan integrasjonen håndterer avgiftsfrie varer og varer med ulik sats, og ta det med i testen før oppstart.

Refunderinger og kansellerte ordrer håndteres ulikt fra leverandør til leverandør. Noen overfører refunderinger automatisk, andre ikke. Avklar dette på forhånd, og lag en fast rutine for kreditnota dersom den må føres manuelt.

Den siste fellen er dobbeltføring. Fortsetter du å bokføre ordrer manuelt parallelt med integrasjonen, blir tallene feil. Sett en tydelig dato for når den manuelle føringen stopper. Selger du også utenom nettbutikken, må det registreres i Tripletex, ellers stemmer ikke lagerbeholdningen som sendes til butikken.

Videre arbeid når koblingen er i drift

Når grunnflyten fungerer, kommer gjerne neste behov: gjentakende salg, timebaserte tjenester eller et større sortiment. Skal du selge abonnementer, må du avklare med leverandøren hvordan fornyelser og periodisering skal bokføres, siden dette ikke er ordinære engangsordrer. Fremgangsmåten er beskrevet i abonnement i WooCommerce.

Det samme gjelder hvis du legger til tjenester med booking. Da får du ordrer uten fysisk lager, men med dato og avbestillingsregler, og det må regnskapsflyten tåle.

Vi i Nettsaga bygger WooCommerce-butikker og setter dem opp sammen med regnskapet. Vil du se hva vi gjør for nettbutikker, kan du se nettbutikksiden eller book en demo for en gjennomgang av din situasjon.

Vanlige spørsmål

Hva koster en WooCommerce Tripletex-integrasjon?

Prisen settes av leverandøren du velger, og varierer mellom løsninger med engangsbeløp og løsninger med månedlige kostnader. Sjekk leverandørens egen nettside for gjeldende priser, og merk at de kan endres.

Blir ordrene bokført automatisk i Tripletex?

Ja, når integrasjonen er satt opp riktig. Ordre fra WooCommerce overføres til Tripletex og bokføres automatisk, enten per ordre eller samlet, avhengig av hvordan dere har avtalt at bokføringen skal skje.

Kan jeg overføre ordrer bakover i tid?

De fleste leverandørene lar deg velge en startdato og hente historikk. Test med et lite utvalg først, slik at du ser at avgift, kunder og betalingstype blir riktig før hele perioden overføres.

Hva skjer med lagerbeholdningen?

Lager og produktdata kan overføres fra Tripletex til WooCommerce, slik at regnskapet blir styrende for hva som vises som tilgjengelig i butikken. Retningen bør avklares med leverandøren, siden den påvirker hvordan du registrerer salg utenom nettbutikken.

Hvem har ansvaret hvis integrasjonen feiler?

Tripletex oppgir selv at de ikke er ansvarlige for funksjonalitet eller feil i den enkelte integrasjonen. Support og feilretting ligger hos leverandøren du har valgt, så sjekk hvilken support og hvilket vedlikehold som følger med.