Shopify og Fiken: slik får du salget bokført riktig

Hva en Shopify Fiken-integrasjon faktisk gjør

En betalingsløsning registrerer at pengene kom inn, men lager ikke nødvendigvis dokumentasjon av selve salget. Det er et poeng Fiken selv har trukket frem i hjelpeartikkelen om Stripe. En integrasjon løser begge deler: den henter ordren fra Shopify og kobler den til pengene som faktisk havner på kontoen.

Hva som overføres varierer, men de fleste løsningene dekker ordre, kunder, refusjoner og utbetalinger. Noen behandler bare ordrer som er markert som betalt og oppfylt, nettopp for å unngå at halvferdige ordrer påvirker regnskapet. Kunder kan opprettes automatisk i Fiken basert på e-postadressen fra Shopify, slik at du slipper manuelle kundelister.

Gevinsten er todelt. Du slipper å taste, og du får et regnskap der salget, gebyrene og innbetalingen henger sammen. Det siste er ofte det som er vanskeligst å få riktig når du gjør det manuelt.

Tre veier til en kobling

Fiken har en egen integrasjonsside for Shopify der de viser hvordan du setter opp koblingen og bruker den i praksis. Salgene overføres og bokføres automatisk, og Fiken peker på at løsningen passer for nettbutikker av alle størrelser. Dette er det enkleste stedet å begynne hvis du vil gjøre regnskapet selv og ikke trenger spesialtilpasninger.

I Shopify App Store finner du apper som Flett, som synkroniserer ordre, kunder, refusjoner og utbetalinger fra Shopify Payments til Fiken, og som også kan sende faktura direkte fra Shopify til Fiken. Les kompatibilitetskravene nøye før du installerer, fordi enkelte apper bare støtter bestemte butikkoppsett. Appene faktureres typisk løpende, så sjekk vilkårene på leverandørens egen nettside. Prisene kan endres.

Integera, Pairy og iizy er norske integrasjonspartnere som bygger bro mellom Shopify og Fiken, og flere av dem støtter også andre regnskapssystemer. Noen tilbyr produktsynkronisering, varsler ved momsfeil på en ordre, og støtte for Shopify Markets eller butikker klonet per marked. Vurder om du trenger dette, eller om en enklere kobling er nok for deg.

Slik setter du opp koblingen

Før du kobler noe som helst: rydd i Fiken. Sjekk at betalingsmetodene du bruker i butikken finnes som betalingstyper, at mva-oppsettet stemmer for det du selger, og at du vet hvilke kontoer salg og gebyrer skal treffe. Integrasjonen arver oppsettet ditt, den reparerer det ikke.

De fleste løsningene lar deg velge fra og med hvilken dato ordrer skal prosesseres, slik at du kan ta med historikk. Velg en dato du kan avstemme mot, gjerne starten på en måned eller et kvartal du allerede har kontroll på.

Kjør en testordre gjennom butikken, gjerne en du refunderer etterpå, og se hva som lander i Fiken. Sjekk at ordren kommer inn, at gebyret blir en kostnad og ikke en reduksjon av salget, at refusjonen havner riktig, og at utbetalingen treffer bankkontoen. Ta vare på skjermbildene fra testen, de er nyttige neste gang noe ikke stemmer.

Utbetalinger, gebyrer og avstemming

Det vanligste feiltrinnet er å bokføre utbetalingen fra Shopify som omsetning. Utbetalingen er salget minus gebyrer og refusjoner, altså et netto beløp. Bokfører du netto som inntekt, forsvinner gebyrene som kostnad, og omsetningen blir for lav.

Riktig mønster er at salget føres brutto, gebyrene føres som kostnad, og utbetalingen føres mot bank. Tenk deg en ordre der kunden betaler full pris og Shopify trekker et gebyr før pengene sendes videre: regnskapet skal vise hele salget, gebyret som kostnad og bare resten som innbetaling. Da stemmer både omsetning og bank.

Avstemmingen gjør du enklest ved å se på perioden som helhet. Legg sammen utbetalingene for måneden, legg til gebyrene, trekk fra refusjonene, og sammenlign med salget i Shopify. Mange integrasjoner gir en oversikt over hvilke ordrer som er bokført og hvilke som ikke er det, og varsler hvis noe har feilet. Bruk den oversikten før du lukker måneden, ikke etterpå.

Mva, utlandssalg og refusjoner

Selger du til utlandet, blir mva og valuta raskt den delen som skaper mest hodebry. Noen integrasjoner registrerer ordren i ønsket valuta med tilhørende mva og støtter IOSS-ordningen, mens andre holder seg til norske forhold. Sjekk dette før du velger løsning, ikke etter at første kvartal er levert.

Refusjoner må håndteres like nøye som salg. Delvise refusjoner, der kunden beholder én vare og returnerer en annen, er en klassiker som lett blir bokført feil. Spør leverandøren om integrasjonen håndterer delvise refusjoner og hvordan det ser ut i ettertid.

Bruker du Vipps eller andre betalingsmetoder ved siden av Shopify Payments, får du flere strømmer å holde styr på. Avklar hvem som bokfører hva, slik at ikke samme salg føres to ganger. Har du Vipps i butikken, se gjennom oppsettet for Vipps checkout og integrasjon før du kobler regnskapet på.

Slik velger du riktig løsning

Velg etter volum og kompleksitet, ikke etter pris alene. Har du én butikk, ett marked og få betalingsmetoder, holder ofte Fikens egen kobling. Har du mange ordrer, mye refusjoner, utenlandssalg eller flere butikker, er det verdt å betale for en partner som håndterer utbetalinger og moms.

Still de samme spørsmålene til alle leverandører: Hva overføres, hvordan håndteres gebyrer og utbetalinger, kan jeg ta med historikk, hvordan varsles feil, og hva skjer hvis jeg bytter system senere. Få svarene skriftlig. Trenger du hjelp på Shopify-siden i tillegg, finnes det tjenester og support for Shopify, og er du tidlig i fasen, se hva du må ha på plass før du starter nettbutikk.

Nettsaga bygger og drifter nettbutikker på Shopify, og hjelper deg å få regnskapsflyten på plass. Se nettbutikk, eller book en demo.

Vanlige spørsmål

Hva koster en Shopify Fiken-integrasjon?

Det varierer. Noen løsninger faktureres løpende og ofte etter hvor mange ordrer du har i måneden, andre har en fast månedspris. Sjekk prisen på leverandørens egen nettside, og regn med at den kan endres. Den største posten er ofte tiden du sparer.

Kan jeg få bokført ordrer fra før jeg koblet til?

Mange integrasjoner lar deg velge startdato og prosessere ordrer bakover i tid. Hvor langt tilbake det er praktisk, avhenger av hvor ryddig regnskapet er fra før. Avklar dette med leverandøren før du begynner, så slipper du å gjøre jobben to ganger.

Blir kunder og refusjoner med over?

Det varierer fra løsning til løsning. Flere overfører kunder basert på e-postadresse, og håndterer både hele og delvise refusjoner. Sjekk at delvise refusjoner er støttet hvis du selger varer som enkelt kan returneres enkeltvis.

Må jeg bruke Shopify Payments?

Nei, men graden av automatisering påvirkes. Noen løsninger er laget for å registrere utbetalinger og gebyrer fra Shopify Payments spesifikt. Bruker du en annen betalingsløsning, må du avklare hvordan utbetalinger og gebyrer blir ført.

Kan jeg gjøre dette selv uten regnskapsfører?

Ja, Fiken er laget for at du skal kunne gjøre regnskapet selv, og integrasjonen er en del av det. Men mva, utenlandssalg og delvise refusjoner er områder der det er lurt å få en regnskapsfører til å se på oppsettet først.